Boundaryless Work An Explorative Case Study on the Nature of Boundaries and Boundary Crossings in Rapidly Changing Research & Development Work

Abstract

Viimeaikaiset työelämän ilmiöt ja työn muuttunut luonne ovat herättäneet vilkasta keskustelua. Globaaleissa tietotyöhön painottuneissa organisaatioissa korostuvat ketteryys, joustavuus, nopea reagointi, itseohjautuvuus, verkostot ja virtuaalinen toimintatapa. Viimeisen vuosikymmenen aikana on myös yhä enemmän kiinnitetty huomiota työssä esiintyviin rajoihin ja rajattomuuteen. Nämä ovat tulleet tutkimukseen, konsultointiin ja yleiseen kieleen työelämän muutoksia kuvaaviksi käsitteiksi. Puhutaan rajattomista organisaatioista ja rajattomista työurista. Yhtäältä organisaatiorajojen ja työroolirajojen sanotaan tulleen häilyvimmiksi ja epäselvemmiksi. Samoin globaaleissa organisaatioissa erilaisten rajojen määrä tuntuu kasvaneen ja monimutkaistuneen. Toisaalta monet rajat tuntuvat helpommin ylitettäviltä kuin aikaisemmin. Rajojen, niiden luonteen ja dynamiikan ymmärtäminen on sekä organisaatioiden että yksilöiden kannalta entistä tärkeämpää.

Tutkimuksessa ehdotetaan, että rajattoman työn käsitteellä voitaisiin kuvata globaaleihin tietotyöorganisaatioihin syntynyttä uudenlaista työtyyppiä. Rajattoman työn nähdään sijoittuvan sellaisiin konteksteihin, joissa tehokas ja erilaisilla rajapinnoilla toteutuva työskentely mahdollistetaan erilaisin työkaluin, keinoin sekä työtavoin. Rajattomassakin työssä on kuitenkin tunnistettavissa rajoja. Merkittävää on se, miten näillä rajoilla ja niitä ylittävillä rajapinnoilla osataan työskennellä, ja miten rajoista osataan neuvotella. Tutkimuksen tarkoituksena on analysoida työssä esiintyviä rajoja ja niiden luonnetta yhdessä globaalissa organisaatiossa. Tavoitteena on lisäksi kartoittaa työroolien, työurien ja asiantuntijuuden rajojen luonnetta. Tarkoituksena on kuvata paikallisesti esiin nousevia ilmiöitä lähinnä haastatteluaineiston kautta. Tarkastelun painopiste on yksittäisten työntekijöiden näkemyksissä ja käsityksissä.

Rajat voidaan määritellä näkyviksi tai näkymättömiksi eroavuuksiksi tai erilaisuuksiksi, jotka muokkaavat ihmisten jokapäivästä työtä. Ihmiset kohtaavat rajoilla eroavuuksia ja erilaisuutta ja joutuvat monin eri tavoin selviytymään niistä. Työssä esiintyviä rajoja voivat olla esimerkiksi ammattirajat, hierarkiat, maantieteelliset rajat, tilarajat, ajalliset rajat (aikavyöhykkeet, aikataulut), sosiaaliset, kulttuuriset, historialliset tai tekniset rajat. Organisaatioissa voi olla rajoja eri funktioiden välillä ja rajoja esim. asiakkaiden, alihankkijoiden tai partnerien suuntaan. Näkymättömiä rajoja voivat olla esimerkiksi auktoriteettiraja (kuka on vastuussa mistä?), tehtäväraja (kuka tekee mitä?), poliittinen raja tai identiteettiraja (kuka on me ja kuka ei?). Rajoja voidaan myös tunnistaa erilaisten toimintajärjestelmien välillä kuten johtamisen ja toteutuksen tai käytön ja sunnittelun välillä. Rajan ylityksiä tapahtuu kun yksilöt tai yhteisöt pystyvät asianmukaisella tavalla luovimaan kyseisiä rajoja työssään.

Tulosten perusteella tapausorganisaation ihmisiin, aikaan ja tilaan sekä horisontaalisiin rakenteisiin liittyvien rajojen koettiin tulleen helpommin ylitettäviksi. Organisaation vertikaalisiin rakenteisiin (hierarkiat) liittyvien rajojen ja ulkoisten rajojen koettiin puolestaan tulleen heikommin läpäistäviksi; informanttien näkökulmasta nämä rajat olivat vahvistuneet. Haastateltavien mukaan tiheät organisaatiomuutokset liikuttivat ja sekoittivat rajoja monella tapaa. Ne mm. mahdollistivat joustavan liikkumisen sekä rajojen ylitykset työtehtävien välillä ja ihmisten työurilla organisaation sisällä.

Aineistosta oli tunnistettavissa useita rajoja ylittäviä linkkejä. Nämä olivat keinoja, joilla varmistettiin organisaation yhteinen suunta jatkuvassa liikkeessä olevien rajojen yli. Jotkut näistä linkeistä olivat systemaattisia kuten prosessit, tuotekehityksen yhteinen bonussysteemi tai osaamisen siirtokäytäntö. Jotkut keinot taas olivat tilapäisiä ja ilmenivät tilateen niin vaatiessa kuten esimerkiksi roolinvaihto yhteistyötilanteissa tai rajat ylittävä joustavasti muodostuva parityö.

Tulosten perusteella näytti siltä, että raja tietyssä työroolissa tapahtuvien muutosten ja varsinaisen työroolimuutoksen välillä oli häilyvä; yksilö voi joustavasti ottaa tai saada tehtäviä myös oman roolinsa ulkopuolelta. Työtehtävien rajat näyttivät siis tulleen läpäisevämmiksi. Urapoluissa havaittiin sekä rajattomia että rajallisia piirteitä. Yhtäältä lähtökohdat rajattomille urille ovat kohdallaan ja erilaisia uramahdollisuuksia oli hyvin tarjolla. Toisaalta jotkut kaipasivat enemmän ohjattua työkiertoa . Radikaalit urarajanylitykset ja organisaatiorajojen ylitykset uralla näyttivät olevan harvinaisia. Asiantuntijuuden ympärillä oleva raja näyttäytyi häilyvänä ja jatkuva tarve laajentaa omaa asiantuntijuuttaan eri suuntiin oli ilmeistä. Ennakoivaan oppimiseen ja tulevaisuuden asioiden opiskeluun käytettävän ajan koettiin vähentyneen.

Työhön liittyvien rajojen laatu, määrä sekä niiden luonne vaihtelevat eri aikoina, eri organisaatioissa, konteksteissa ja eri yksilöiden näkökulmasta. Olennaista on ymmärtää ja tiedostaa työhön liittyvien rajojen ja niiden dynamiikan merkitys sekä yksilön että organisaation näkökulmasta. Olennaista on myös oppia toimimaan älykkäästi rajoilla ja rajojen kanssa. Työn luonnetta uudenlaisissa globaaleissa organisaatioissa voidaan luonnehtia tässä työssä ehdotetulla rajaton työ -käsitteellä. Tällaisessa työssä kuormittavuustekijät ovat aivan erilaisia kuin aikaisemmissa työtyypeissä. Työn kuormittavuus sekä vakaus ja pysyvyys ovat paradoksaalisella tavalla yhteydessä toisiinsa. Työn organisointia tämäntyyppisissä konteksteissa on kuitenkin tutkittu vasta vähän, joten työn muutoksen ymmärtäminen ja työn organisoiminen uusimmissa työn konteksteissa edellyttävät lisää tutkimustietoa. Työn rajoihin ja rajattomuuteen sekä oikeanlaisiin rajoihin ja rajojen asettamiseen liittyvät kysymykset ovat olennaisia lisätutkimusta edellyttäviä tutkimusteemoja.

This study focuses on boundaries and the nature and dynamics of boundaries in rapidly changing R & D / product development work. The purpose of the study is to find out more about the nature and dynamics of boundaries in one global case company. Further, the objective is to find out more about the nature and dynamics of boundaries related to job roles, careers and expert work. During the past decade boundaries and boundarylessness have entered the research literature, the consultant language and also the common discourse as one of the trends describing the most recent developments in the working life.

In this study, boundaryless work is defined as something that takes place in work contexts, where efficient boundary work is enabled via various tools and practices. It does not mean that boundaries are non-existent in such contexts. The question is rather about knowing how to navigate and negotiate the existing boundaries. There are no established theoretical frameworks to study boundaries at work. Therefore I have selected to use several theoretical frameworks to approach the phenomenon under study: first an activity theoretical framework and secondly self-organising (systems). The third approach, network ties and social capital, is to study how people integrate over boundaries. These frameworks are loosely used to describe the context and in data analysis. The study used data gathering and data analysis methods appropriate to an explorative qualitative case study. Thus, several data gathering methods were used: predominantly interviews and in addition, survey, observation and field notes and some official documents. The dominant mode of analysis with the main data, interviews, was data-driven, interpretive and qualitative. The intention was to bring forward and describe the local and emergent in the case organisation as described by the informants. The focus and perspective is on individual actors and what can be induced and generalised from their views, conceptions and insights.

As a result, a set of parameters that can be used to describe boundaries and their dynamics and nature were obtained. Boundary dynamics were described by their permeability or impermeability. In the case company it seemed that people, horizontal, time and space boundaries had become more permeable. Vertical boundaries (hierarchies) and external boundaries seemed to have become more impermeable from the informants perspective. Regarding technological boundaries, conflicting forces were identified. Organisational change manifested as a catalyst that reconfigures boundaries. In addition, organisational changes enable a flux of job role and career boundary crossings in the organisation.

With integrating over boundaries I focused on boundaries around knots and meetings as well as on the boundary between collaborative and individual work. In the case company, a varying set of meetings and knots seemed to be used dynamically for different purposes. The boundaries of meetings and knots are blurry. The optimal representation of people in meetings and knots is continuously negotiated. The knowledge created in them is dynamically cascaded over the boundaries to the participants networks and interest groups, in some cases even on-line through electronic tools. Overall, people constantly navigate over the boundaries between collaborative work, hybrid mode and individual work.

There are various dynamic links over the borders built into the organisation to ensure the alignment and synchronization of the whole system across volatile boundaries. Some of the links over the borders are explicit and systematic like processes, the R & D incentive/bonus system or systematic means to transfer an object of activity or related knowledge to another activity system (e.g. competence transfer practice). Some are implicit or ad hoc, like for example role switching in collaborative situations or dynamically forming duo working over a boundary. Implicit and ad hoc links over the borders are features of self-organising in the case organisation.

Job roles were investigated in terms of the boundaries around job roles (more bounded roles and more unbounded roles) and the overall job role structure. In the case company boundaries between a change in one job role and a proper job role change are blurry. This is due to frequent changes and several features of self-organising in the case organisation; for example, an individual can flexibly take or be assigned tasks outside of his/her present role. Task boundaries ( who does what seemed to have developed to a more permeable direction. Job role changes are based on both active elements (people s activity) and passive elements. Passive elements were manifested as a drift theory or filling jobs based on availability . A combination of more unbounded job roles (managers, projects managers, horizontal specialists and R & D boundary roles) and more bounded job roles (designers/engineers and vertical specialists) forms a reconfigurable structure of job roles in the organisation. Authority based on line management role/relations seemed to have shifted towards authority over content based technology, project and product knowledge.

Parameters I used to describe career boundary crossings were driver of career boundary crossing, its nature regarding learning, direction in the organisational structures and the boundary crossing experience. In the case company the driver and the nature of career boundary crossings did not clearly anticipate how they were subsequently experienced. Active radical career boundary crossings (for example to a completely different competence area) with a great deal of learning were often experienced as highly rewarding.

As a phenomenon career was investigated in terms of bounded or boundaryless features. Based on the results career paths in the case organisation evinced both bounded and unbounded features. On the one hand, the opportunities and premises for boundaryless career paths seemed to be well in place. Some people s careers were less standardized and less predictable. Overall, the myriad of people s individual career experiences seemed enormous. On the other hand, some people called for more job rotation (a term that in this study is considered to belong to the previous era of mechanistic tools to organise work). Radical career boundary crossings and inter-organisational boundary crossings seemed to be rare. Many had evolutionary careers within R & D/product development, which in any case contained a great deal of personal learning and development.

The expert work and expertise were investigated in terms of how much extending the boundaries of one s expertise is needed and how this happens. The boundary around one s expertise seemed blurry and there was a constant need to extend one s expertise in various directions (current moment, past and future.) The interviewees described detective work as a significant means to search for knowledge and to develop one s expertise. Detective work is about unravelling urgent issues at hand by searching cues about it through contacting people who possibly might know something, going from one counter to another . There is a continuous tension between reactive and proactive mode of expert work; the interviewees felt that too often their expertise is stretched in a reactive mode through tasks they encounter. They felt that the time for proactive learning outside one s own area or about future things had reduced.

The quality, quantity, nature and dynamics of work related boundaries vary over time and in different organisations, contexts and from different individuals perspectives. The ultimate goal should not be reducing all boundaries and to make them disappear wherever possible. The goal is rather to understand the nature and dynamics of boundaries and to make them permeable wherever needed in an intelligent manner. The essential is to understand and acknowledge the significance of work related boundaries and their dynamics. From the perspective of both individuals and organisations it is essential to learn to act intelligently on the boundaries and with the boundaries. From individual actors perspective ultimately the question is about knowing how to navigate, negotiate and cross the existing boundaries and even to transform them.