Varaosaprosessin kuvaus prosessijohtamisen ja päätöksenteon näkökulmasta

Abstract

Suurilla yrityksillä on usein 5-15 avainprosessia, joista voidaan rakentaa prosessikuvaus. Prosessien kuvaaminen on tärkeää, koska prosessit kuuluvat yritysten liiketoiminnan ytimeen. Varaosaliiketoiminta kuuluu jälkihuoltopalveluihin, jotka ovat muodostuneet yhä tärkeämmäksi useilla toimialoilla, sillä niiden kannattavuus perustuu pitkälti tuotteen jälkihuoltopalveluihin. Varaosaprosessiin liittyvät päätökset ovat monimutkaisia ja vaikeasti hallittavissa. Päätöksenteon johtaminen edellyttää useiden henkilöiden asiantuntijuutta. Tutkimuksen tavoitteena oli kuvata kovan kiven maanalaisten porauslaitteiden varaosaprosessin nykytila kohdeyrityksessä. Lisäksi selvitettiin millä kriteereillä tuoterakenteeseen kuuluvia osia määritellään varaosiksi sekä missä vaiheessa eri henkilöt osallistuvat varaosaprosessiin liittyvään päätöksentekoon ja millaisia päätöksiä he tekevät. Tutkimus rajattiin koskemaan pääosin uusituotelaitesuunnittelua.

Tutkimuksen teoriaosassa kuvataan prosessijohtamista, prosessin kuvaamisen periaatteita, varaosia ja niiden luokittelua, varaosaprosessia sekä päätöksentekoa. Tutkimus oli tapaustutkimus ja tutkimusaineisto kerättiin tutkimuksen aikana tehdyillä teemahaastatteluilla. Haastateltaviksi valittiin 11 kohdeyrityksessä toimivaa henkilöä. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisesti aineistosta nousevien teemojen mukaan teoriataustaa hyödyntäen.

Tutkimuksen tuloksena laadittiin prosessikaavio, jossa kuvattiin varaosaprosessin pääprosessit, jotka olivat Product Line, R&D, Technical Support Desk, Planning & Control, Supply & Sourcing, Distribution, Pricing Team ja Documentation. Prosessikaaviossa kuvattiin pääprosessien keskeiset vuorovaikutussuhteet ja päätöksentekoa ohjaavat tekijät. Tuoterakenteeseen kuuluvia osia määriteltiin varaosiksi nimikkeen perustamisen yhteydessä PDM-järjestelmässä kriteereitä Item Level, Criticality Class, Spare Part ja Spare Part Document hyödyntäen. Uusituotelaiteprojektissa varaosien päätökset oli tavoitteena määritellä kohdeyrityksen projektimallin alkuvaiheessa (Gate 2–Gate 3), mutta päätöksentekoa toteutettiin usein projektin loppuvaiheeseen saakka (Gate 4 – Gate 5).

Päätöksentekoa analysoitiin RASCI-mallin avulla. Johtopäätöksenä päätöksenteon analysoinnin perusteella esitetään, että kohdeyrityksessä tarvittaisiin varaosien päätöksenteon roolien ja tehtävien selkeyttämistä uusituotelaitesuunnittelun yhteydessä. Suositukset kohdeyritykselle ovat: 1) varaosasuunnittelijan nimeäminen, 2) varaosakoulutuksen järjestäminen suunnittelijoille, 3) säännölliset projektikokoukset, joissa henkilöiden roolit, vastuut, oikeudet ja velvollisuudet määritellään RASCI-mallin avulla, ja 4) RAMS-ohjelmistotyökalun hankinta. Kohdeyritys voi hyödyntää tutkimuksen tuloksia varaosaprosessin, johtamisen ja päätöksenteon kehittämisessä. /Kir10