Dokumentinhallintajärjestelmän käyttäjäkeskeinen suunnittelu

Abstract

Yrityksen dokumentinhallintaan käytetään erilaisia järjestelmiä yksinkertaisista jaetuista verkkolevyistä globaalisti hajautettuihin tietokantapohjaisiin järjestelmiin. Dokumentinhallintajärjestelmää ei vaihdeta usein, mutta ajan kuluessa muuttuvat ja lisääntyvät dokumenttien hallintavaatimukset voivat pakottaa yrityksen järjestelmän uusimiseen.

Dokumentinhallintajärjestelmän uusimisprojektissa toteutettavan ratkaisun helppokäyttöisyys korostuu, koska tyypillisesti järjestelmillä on huomattavan laaja ja heterogeeninen käyttäjäkunta. Käyttäjäkeskeisten menetelmien tiedetään auttavan helppokäyttöisen järjestelmän suunnittelussa, mutta useissa projekteissa niitä pidetään aikataulua venyttävänä ja kustannuksia kohottavana ”ylimääräisenä” työnä, minkä vuoksi niiden käyttö on vähäistä.

Tässä diplomityössä tutkitaan käyttäjäkeskeisten suunnittelumenetelmien käyttöä osana perinteistä vesiputousmallia seuraavaa ohjelmistoprojektia. Heuristisen arvioinnin ja ryhmähaastatteluiden (focus group) avulla etsittiin ja analysoitiin yhden yrityksen dokumentinhallintajärjestelmän ongelmat ja saatuja tuloksia käytettiin pohjana uuden, nykyistä käyttäjäystävällisemmän järjestelmän suunnittelussa.

Suunnitteluprojektin etenemistä ja tuloksia tarkastellaan työssä vaiheittain. Lopputuotteiden kattavuuden ja laadukkuuden lisäksi arvioidaan käyttäjäkeskeisten menetelmien soveltuvuutta ja vaikutusta suunnitteluprojektiin sekä muihin vastaaviin projekteihin.

Käyttäjäkeskeisten suunnittelumenetelmien todettiin sopivan hyvin tämänkaltaisiin projekteihin. Menetelmien avulla löydettiin monia ongelmia, joiden havaitseminen perinteisen ohjelmistosuunnittelun keinoin olisi ollut epätodennäköistä. Vastoin alalla yleisesti vallitsevaa käsitystä menetelmien todettiin myös helpottavan aikataulussa pysymistä; auttamalla toimintatapojen ja erityisesti niihin liittyvien ongelmien havaitsemista ja siten parantamalla yhteisymmärrystä asiakkaan ja toimittajan välillä menetelmien käyttäminen johtaa tavanomaista pienempään määrittelydokumentaation muutos- ja korjaustarpeeseen. /Kir10