Sähköisen vaaratilanneraportoinnin käyttöönotto kuntaorganisaatiossa

Abstract

Helsingin kaupungin työtapaturmien määrä on noussut vuodesta 1999 vuoteen 2008 19 prosenttiyksikköä. Työtapaturmien vähentämiseksi Helsingin kaupungin vaaratilanneraportointia halutaan tehostaa. Vaaratilanneraportoinnin tehostamiseksi vanhoista paperisista ilmoituslomakkeista pyritään luopumaan, ja vaaratilanteista ilmoittaminen ja ilmoitusten käsittely halutaan toteuttaa sähköisesti. Sähköinen vaaratilanneraportointi on tarkoitus toteuttaa kehittämällä käytössä olevaa Työsuojelun tietojen hallinta ohjelmaa. Tässä tutkimuksessa selvitetään, mitä sähköisen vaaratilanneraportoinnin käyttöönotto kuntaorganisaatiossa vaatii. Vaatimukset on jaettu kahteen eri osa-alueeseen, jotka ovat vaaratilanneraportointiprosessin vaatimukset ja sähköisen järjestelmän vaatimukset. Tutkimuksen teoriaosuudessa tarkastellaan vaaratilanneraportointiprosessia sekä sen toteuttamiseen liittyviä menestystekijöitä. Tämän lisäksi teoriaosuudessa tarkastellaan sähköisen järjestelmän käyttäjäkeskeistä suunnittelua, käytettävyyttä sekä järjestelmän käyttöönoton menestystekijöitä. Tutkimusmenetelmät ja aineisto osuudessa esitetään tutkimuksen eteneminen ja tutkimusmenetelmät. Tutkimusmenetelminä käytettiin kyselyä ja haastatteluja, jotka tukivat toinen toisiaan. Tutkimus aloitettiin valitsemalla kyselyn kohderyhmä ja laatimalla kyselylomake. Kysely toteutettiin sähköisessä muodossa, ja lomake sisälsi sekä monivalintakysymyksiä että avoimia kysymyksiä. Kyselyn jälkeen suoritettiin haastattelut, joiden toteutustavaksi valittiin puolistrukturoitu haastattelu. Kyselyn ja haastattelujen jälkeen luotiin Helsingin kaupungin vaaratilanneraportoinnille prosessikuvaus ja ryhdyttiin suunnittelemaan sähköisen järjestelmän kehittämistä. Tulokset osuudessa esitetään ensimmäisenä kyselyn ja haastattelujen tulokset, jotka on jaettu vaaratilanneraportointiprosessiin sekä sähköisen järjestelmän käytettävyyteen ja käyttöönottoon liittyviin teemoihin. Seuraavana esitetään Helsingin kaupungin käyttöön tarkoitettu yksinkertainen vaaratilanneraportointiprosessi, jonka suunnittelussa on käytetty apuna kyselyn ja haastattelujen tuloksia. Tuloksien viimeisenä kohtana esitellään Työsuojelun tietojen hallinta ohjelman tuleva kehittäminen. Kehittämisideat on jaettu uusiin toiminnallisuuksiin ja käytettävyyden kehittämiseen. Tulosten perusteella vaaratilanneraportoinnin käyttöönoton vaatimukset ovat selkeä prosessikuvaus, vastuiden määrittäminen, palautteen antaminen ja työntekijöiden motivointi. Sähköisen järjestelmän käyttöönottoon liittyvät vaatimukset ovat hyvä käytettävyys, kunnollinen ohjeistus, riittävä koulutus, työntekijöiden sitouttaminen, tiedottaminen ja kaikkien työntekijöiden huomioon ottaminen. Tuloksia voidaan hyödyntää jatkossa suunniteltaessa uuden sähköisen vaaratilanneraportoinnin käyttöönottoa. /Kir10