Sähköiset rahtitiedot toimitusketjussa

Abstract

Rahtitiedot ovat keskeinen osa toimitusketjuissa ja rahdin kuljettamisessa. Rahtitiedoiksi perinteisesti mielletään ne tiedot, joita on kirjattu rahtikirjoille. Rahtikirja on todisteena kuljetussopimuksen ehdoista, ja sen avulla rahdin kuljettaja osaa toimittaa rahdin oikean paikkaan. Myös lähettäjä ja vastaanottaja voivat tarkistaa kuljetuksen toteutumisen rahtikirjan avulla. Järjestelmien kehittyminen ja laajemmin digitalisaatio ovat mahdollistaneet uusia tapoja toimia. Tätä kautta myös vaatimukset toimitusketjussa siirrettäville tiedoille ovat kasvaneet. Näin on käynyt myös rahtitiedoille niiden sähköistymisen ansiosta.

Tässä työssä selvitettiin, millainen rooli sähköisillä rahtitiedoilla on toimitusketjussa, onko jokin tieto erityisen merkityksellinen toimitusketjussa, ja tarvitaanko jotain uutta tietoa ja mistä syystä. Selvitystä tehtiin teoriatietoja hyödyntäen sekä haastattelemalla tiiviisti toimitusketjujen parissa työskenteleviä ja rahtitietoja hyödyntäviä henkilöitä. Lisäksi työssä haluttiin löytää ideoita sähköisten rahtitietojen ja logistiikan tietovirtojen kehittämiseen, jossa IT-yritykset, kuten CGI voisi olla osaltaan mukana. Tästä syystä tiedon tarpeita kartoitettiin segmentoimalla toimitusketjun toimijat CGI:n näkökulmasta.

Sähköiset rahtitiedot ovat hämärtäneet perinteisesti rahtikirjalla olevien rahtitietojen ja muuten rahdin yhteydessä toimitettavien tietojen, kuten läheteluettelon rajaa. Nykyään rahdin yhteydessä halutaan saada tarkemmin tietoa esimerkiksi lähetysten sisällöstä, kollit yksilöivästä tiedosta, kuljetuksen statuksesta ja toimitusajasta. Tärkeää on myös välittää rahtitietojen yhteydessä aiempaa selkeämmin tietoa mahdollisista lisäpalveluista ja rahditusperusteista.

Sähköisten rahtitietojen etu ei ole ainoastaan se, että tietosisältö voi olla laajempi, vaan myös se, että tietoa voidaan toimittaa aiempaa nopeammin kuljetuksen kaikille osapuolille. Nopeampi tiedon siirto ja parantunut tietosisältö mahdollistavat kuljetuksen proaktiivisen suunnittelun, toiminnan tehostamisen ja tätä kautta kustannussäästöjä. Tämän lisäksi uusi tieto mahdollistaa aivan uusien palveluiden tarjoamisen asiakkaille.

Tietoa keräävät ja jakavat portaalit, kuljetuksia yhdistelevät palvelut ja tarkkaa sijaintietoa hyödyntävät kuljetukset ovat hyviä esimerkkejä ratkaisuista, joiden kautta haetaan aivan uudenlaista liiketoimintaa. Uusien toimintamallien taustalla on usein aiempaa laajempi tiedon hyödyntäminen. Tämä tarkoittaa sitä, että IT-yrityksillä on merkittävä rooli olla tukemassa ja kehittämässä tulevaisuuden logistisia ratkaisuja yhdessä muiden logistiikka-alan toimijoiden kanssa.

Pelkkä digitaaliseen muotoon viety tieto ei mahdollista uusien liiketoimintamallien syntymistä, vaan menestyäkseen yritysten on muutettava toimintamallejaan. Tietoa on jaettava toimitusketjussa laajasti ja vanhoja rutiineja on tarkasteltava kriittisesti. Etenkin tiedon jakaminen hyödyttää kaikkia toimijoita ja mahdollistaa lisäarvon tuottamisen myös lopulliselle asiakkaalle.