Information flow and tacit knowledge management in product planning process

Abstract

This thesis focuses on the new product process, information that is created in it and its flow. The process owner is product planning organization in a steel company. Four years ago a lot of valuable information was lost in the personnel reductions after a merge. The literature review studies organizational learning and forgetting, tacit knowledge management and process models. Research strategy is case study. Using literature review, company’s internal documents and arranged workshops the current state of the new product process is described and a data flow diagram is drawn. Based on the data flow diagram and literature review development suggestions are given to be able to develop the process by the principles of learning organization and tacit knowledge management. As a result there is information on the new information that is created during the new product process, what IT systems are used to transfer the information and which organizations are taking part in the process. In addition a result is knowledge how the tacit information could be transferred into explicit and saved and especially how a process model can be utilised in it.

Tutkimus tarkastelee uuden tuotteen prosessia, siinä syntyvää tietoa ja sen virtausta teräsyhtiön tuotesuunnittelussa. Yrityskaupan jälkeisissä henkilöstövähennyksissä neljä vuotta sitten organisaatiosta menetettiin arvokasta hiljaista tietoa ja vastaava tilanne haluttaisiin välttää tulevaisuudessa. Kirjallisuuskatsaus tarkastelee organisaation oppimista ja unohtamista, hiljaisen tiedon johtamista sekä prosessimalleja. Prosessimalleista tutkitaan erityisesti virtausmalleja. Tutkimusstrategiana käytetään tapaustutkimusta. Kirjallisuustutkimuksen, yhtiön sisäisten dokumenttien ja työpajojen avulla kuvataan prosessin nykytila ja piirretään tietovirtakaavio. Kirjallisuustutkimuksen ja tietovirtakaavion pohjalta annetaan prosessille kehitysehdotuksia, jotta prosessia voitaisiin kehittää oppivan organisaation ja hiljaisen tiedon hallinnan suuntaan. Työn tuloksena on, mitä tietoa uuden tuotteen prosessin eri vaiheissa syntyy sekä mitkä organisaatiot ovat osana prosessia ja mitä IT-järjestelmiä tiedon siirtämiseen käytetään. Lisäksi tuloksena on tietoa, kuinka prosessissa syntyvää hiljaista tietoa voidaan muuttaa näkyväksi ja tallentaa, miten prosessimallia voidaan hyödyntää hiljaisen tiedon tallentamisessa.