Raportointijärjestelmän kehittäminen sähköyhtiössä

Abstract

Teknologisen kehityksen seurauksena yrityksiin virtaa jatkuvasti valtavasti tietoa. Tiedolla on eri tasoja riippuen sen jalostusarvosta. Yritysjohdon päätöksenteossa käyttämän tiedon tulee olla ajantasaista ja luotettavaa, minkä takia yrityksen liiketoimintatiedonhallintaprosessin tulee olla luotettava toimivan päätöksenteon takaamiseksi. Yrityksen menneisyyttä ja nykytilaa seuraamalla sekä tulevaisuutta ennustamalla tiedon avulla se voi saavuttaa kilpailuedun. Tässä apuna toimii raportointi, jonka avulla yrityksessä oleva informaatio saatetaan sitä tarvitseville päätöksentekijöille. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli sähköyhtiön raportointijärjestelmän kehittäminen. Tutkimuksen teoreettisen viitekehyksen avulla luotiin teoreettinen pohja itse tutkimukselle. Teoriaosuuden alussa käsiteltiin tiedon käsitettä, sen tasoja, lajeja ja ulottuvuuksia. Sen jälkeen tarkasteltiin organisaation tiedonhallinnan teoriaa ja liiketoimintatiedon hallintaa. Kirjallisuuteen pohjautuvan teoreettisen viitekehyksen toinen kappale käsitteli organisaation keinoja johtaa raportoinnin ja mittaamisen avulla. Käsiteltyjä teemoja olivat suorituskyvyn mittaaminen ja sillä johtaminen, raportointijärjestelmät ja tietolähteet sekä tunnusluvut ja mittarit. Tutkimuksen toisen osan tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa raportointijärjestelmä. Tutkimuksen toisen eli empiirisen osuuden alussa kartoitettiin yrityksen tiedonhallinnan nykytilaa sekä määriteltiin ominaisuuksia, joita raportointijärjestelmälle haluttiin. Tämän jälkeen haastateltiin yrityksen osastopäälliköitä, minkä pohjalta luotiin ensimmäinen versio raportointijärjestelmästä. Järjestelmän kehitystä iteroitiin ja testattiin vuorovaikutteisesti niin kauan, että se tyydytti loppukäyttäjiä. Tutkimuksen tuloksena kohdeyritykselle saatiin luotua Excel-pohjainen raportointijärjestelmä sen käyttämään Sharepoint-pohjaiseen intranetiin. Sen avulla käyttäjä voi nopealla vilkaisulla saada kattavan kokonaiskuvan yrityksen toiminnan tilasta. Sen avulla lisätään myös päätöksenteon varmuutta ja nopeutta, koska tietoa on nopeasti saatavilla. Työn ohessa kehitettiin kohdeyrityksen raportointitapaa ja -prosessia raportointijärjestelmään liittyen. Samalla pyrittiin lisäämään raportoinnin suunnitelmallisuutta, jonka toivotaan auttavan resurssien kuten ajan ja rahan säästämisessä, koska informaatio on nopeasti löydettävissä halutussa paikassa. Raportointijärjestelmä koostuu pienistä osaraporteista, jotka on hajautettu yrityksen eri osastojen mukaan. Työn lopputuloksena huomattiin myös kehityskohteita. Niitä olivat muun muassa järjestelmien välisten rajapintojen aiheuttamat ongelmat, intranetin hyödynnettävyys ja ohjelmistojen kannattavuus.