Pienen rakennesuunnittelutoimiston tarjous- ja sopimuskäytäntöjen kehittäminen

Abstract

Tämän diplomityön tutkimusongelmana on Insinööritoimisto Jonecon Oy:n tarjous- ja sopimuskäytännöt, jotka on yrityksen ylimmän johdon taholta todettu puutteelliseksi aiheuttaen riskejä yrityksen liiketoiminnalle. Tutkimuksen tarkoituksena on tarkastella kyseisiä tarjous- ja sopimuskäytäntöjä ongelmakohtien selvittämiseksi. Päätavoitteeksi on asetettu selkeiden ohjeiden laatiminen tarjousten ja sopimusten tekemiseen, jotta tarjoukset johtaisivat varmemmin tilauksiin sekä sopimukset olisivat kohdeyritykselle mahdollisimman aukottomat ja riskittömät.

Tutkimusmenetelmiksi valittiin havainnointi ja kysely. Havainnointiaineisto koostui kohdeyrityksen todellisissa hankkeissa annetuista tarjouksista ja tehdyistä sopimuksista. Tarjouksista pyrittiin löytämään syitä siihen, miksi tarjous ei johtanut toivottuun lopputulokseen tai miksi se johti siihen. Tarjouksista ja sopimuksista pyrittiin löytämään riskitekijöitä, jotka toteutuessaan olisivat voineet aiheuttaa yritykselle ylimääräisiä kustannuksia. Sopimuksia pyrittiin vertailemaan ja arvioimaan siten, että ymmärrettäisiin, mitkä tiedot sopimuksissa ovat välttämättömiä, jotta sopimuksen sisältämät riskit tulisi minimoitua ja vältettäisiin ristiriitaiset tulkinnat osapuolten kesken. Tutkimuksessa havaittiin puutteita ja riskitekijöitä annetuissa tarjouksissa ja tehdyissä sopimuksissa sekä saatiin tärkeää tietoa asiakastahojen antamien laatupisteiden muodostumisesta. Puutteita havaittiin myös kohdeyrityksen laatujärjestelmästä, missä ei ollut riittävästi työkaluja hyvien tarjous- ja sopimuskäytäntöjen toteuttamiseen. Lisäksi tarjousten ja sopimusten dokumentoinnista ei ollut ohjeistusta.

Tutkimuksen tuloksena kehitettiin laatujärjestelmän sopimustiedot-osiota siten, että sieltä löytyvät muistilistat tarjousten ja sopimusten luomiseen, niiden tarkastamiseen ja dokumentointiin sekä tarjous- ja sopimusmallit yrityksen itse koostamiin tarjouksiin ja sopimuksiin.