Tehokas tietotyöhön perehdyttäminen
Rekola, Tuulia (2017)
Rekola, Tuulia
2017
Konetekniikka
Teknisten tieteiden tiedekunta - Faculty of Engineering Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2017-06-07
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201705241499
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201705241499
Tiivistelmä
Tietotyö on yrityksissä yhä merkittävämmässä roolissa, ja siten myös siihen perehdyttämisen merkitys on kasvanut. Tietotyö on usein luonteeltaan strukturoimatonta ja ennalta-arvaamatonta, eivätkä työskentely ja työn tulokset aina ole selkeästi nähtävissä. Nämä tietotyön piirteet vaikuttavat myös perehdyttämiseen. Perehdyttäminen on tärkeää sekä työntekijälle että työnantajalle. Tässä diplomityössä keskitytään tarkastelemaan uuden työntekijän perehdyttämistä tietotyöhön ja erityisesti työtehtäviin. Perehdyttämisellä tarkoitetaan tässä tutkimuksessa prosessia, jonka avulla työntekijä oppii omat työtehtävänsä ja hänestä tulee organisaation jäsen.
Diplomityön tavoitteena on tuottaa tietoa kohdeyrityksen perehdytyksen nykytilasta, muodostaa viitekehys tehokkaalle tietotyöhön perehdyttämiselle ja tuottaa kohdeyritykselle kehitysehdotus. Tutkimus toteutettiin monimetodisena tapaustutkimuksena, jonka tärkeimmät aineistonkeruumenetelmät olivat osallistuva havainnointi, haastattelut ja kyselyt. Aineistoa analysoitiin manuaalisesti vertailemalla eri aineistonkeruumenetelmillä saatuja ja eri ryhmiltä kerättyjä aineistoja.
Empiirisen tutkimuksen ja tarkastellun kirjallisuuden perusteella luotiin viitekehys tehokkaalle tietotyöhön perehdyttämiselle. Sekä empiiristen tulosten että perehdytyskirjallisuuden mukaan perehdytysprosessin tulee muodostua tarpeiden analysoinnista, perehdytyksen suunnittelusta ja toteutuksesta sekä sen onnistumisen arvioinnista. Perehdytyksen suunnittelussa tulee kiinnittää huomiota aikatauluun, perehdytysmateriaaleihin ja -menetelmiin, käytössä oleviin resursseihin ja vastuunjakoon. Perehdytysmateriaalien on oltava tarkoitukseen sopivia ja käytettävissä myös myöhemmin muistin tukena. Perehdytyksen aikana on huolehdittava perehdytyksen kattavuudesta, kertaamisesta, oppimisen varmistamisesta ja työntekijän ryhmäytymisestä.
Luodun viitekehyksen pohjalta muodostettiin kehitysehdotuksia perehdytyksen parantamiseksi kohdeyrityksessä. Tutkimuksessa nostettiin esille perehdytyksen onnistumisen kannalta tärkeimmät kehitysehdotukset, joita olivat muun muassa tarvittavien pohjatietojen varmistaminen, riittävien resurssien varaaminen, vastuunjaon selkiyttäminen ja kertaamisen lisääminen. Jo tutkimuksen aikana kohdeyrityksen perehdytys kehittyi selkeästi.
Jatkotutkimuksessa voitaisiin arvioida perehdytysmenetelmien soveltuvuutta ja tehokkuutta tietotyön työtehtäviin perehdytyksessä sekä tarkastella hyvällä perehdytyksellä saatuja etuja tietotyössä. Mielekästä olisi myös testata ja jatkokehittää muodostettua viitekehystä laajemmalla otannalla ja erityyppisissä tietotöissä. Tällöin viitekehyksen luotettavuus ja soveltuvuus erilaisiin tietotyön muotoihin paranisi. Knowledge work has a growing role in companies, and for that reason the induction to knowledge work has grown more important. Knowledge work is often unstructured and unpredictable, and the tasks and results are not always clearly visible. These special fea-tures of knowledge work also affect the induction to it. Induction is important for both the employer and the employee. This thesis concentrates on new employee induction to knowledge work and especially on induction to work tasks. In this thesis induction means a process that teaches the employee the needed work tasks and helps the employ-ee to become a member of the organization.
The target of this thesis is to produce information of the current state of the induction process in the case company, to create a framework for efficient induction to knowledge work and to produce an improvement proposal for the case company. The research was executed as a mixed methods case study. The most important methods for collecting research data were participating observation, interviews and surveys. Research data was analyzed manually by comparing the data collected with different methods and from different groups.
The framework for efficient induction to knowledge work was created with the findings of the empirical study and the examined literature. Based on these the induction process should include a definition of needs, planning and execution of induction and evaluat-ing the success of the induction. Schedule, induction materials and methods, available resources and distribution of responsibilities should be considered when planning the induction. The induction materials should be fit for purpose and available later on to help memorization. During the induction process it is important to consider the scope, the opportunity for review, verification of learning and the grouping of the employee.
Proposals for improvement of the induction processes in the case company were made based on the created framework. The most important proposals for improvement were ensuring the needed base information, reserving enough resources, clear allocation of responsibilities and increasing repetition. During the research the induction in the case company was clearly improved.
In a follow-up research the suitability and effectiveness of induction methods for knowledge work induction could be evaluated. Also the benefits of good induction in knowledge work could be examined. The framework created in this study could also be further improved with wider sampling and in different kinds of knowledge work. This would make the framework more trustworthy and improve its suitability for different kinds of knowledge work.
Diplomityön tavoitteena on tuottaa tietoa kohdeyrityksen perehdytyksen nykytilasta, muodostaa viitekehys tehokkaalle tietotyöhön perehdyttämiselle ja tuottaa kohdeyritykselle kehitysehdotus. Tutkimus toteutettiin monimetodisena tapaustutkimuksena, jonka tärkeimmät aineistonkeruumenetelmät olivat osallistuva havainnointi, haastattelut ja kyselyt. Aineistoa analysoitiin manuaalisesti vertailemalla eri aineistonkeruumenetelmillä saatuja ja eri ryhmiltä kerättyjä aineistoja.
Empiirisen tutkimuksen ja tarkastellun kirjallisuuden perusteella luotiin viitekehys tehokkaalle tietotyöhön perehdyttämiselle. Sekä empiiristen tulosten että perehdytyskirjallisuuden mukaan perehdytysprosessin tulee muodostua tarpeiden analysoinnista, perehdytyksen suunnittelusta ja toteutuksesta sekä sen onnistumisen arvioinnista. Perehdytyksen suunnittelussa tulee kiinnittää huomiota aikatauluun, perehdytysmateriaaleihin ja -menetelmiin, käytössä oleviin resursseihin ja vastuunjakoon. Perehdytysmateriaalien on oltava tarkoitukseen sopivia ja käytettävissä myös myöhemmin muistin tukena. Perehdytyksen aikana on huolehdittava perehdytyksen kattavuudesta, kertaamisesta, oppimisen varmistamisesta ja työntekijän ryhmäytymisestä.
Luodun viitekehyksen pohjalta muodostettiin kehitysehdotuksia perehdytyksen parantamiseksi kohdeyrityksessä. Tutkimuksessa nostettiin esille perehdytyksen onnistumisen kannalta tärkeimmät kehitysehdotukset, joita olivat muun muassa tarvittavien pohjatietojen varmistaminen, riittävien resurssien varaaminen, vastuunjaon selkiyttäminen ja kertaamisen lisääminen. Jo tutkimuksen aikana kohdeyrityksen perehdytys kehittyi selkeästi.
Jatkotutkimuksessa voitaisiin arvioida perehdytysmenetelmien soveltuvuutta ja tehokkuutta tietotyön työtehtäviin perehdytyksessä sekä tarkastella hyvällä perehdytyksellä saatuja etuja tietotyössä. Mielekästä olisi myös testata ja jatkokehittää muodostettua viitekehystä laajemmalla otannalla ja erityyppisissä tietotöissä. Tällöin viitekehyksen luotettavuus ja soveltuvuus erilaisiin tietotyön muotoihin paranisi.
The target of this thesis is to produce information of the current state of the induction process in the case company, to create a framework for efficient induction to knowledge work and to produce an improvement proposal for the case company. The research was executed as a mixed methods case study. The most important methods for collecting research data were participating observation, interviews and surveys. Research data was analyzed manually by comparing the data collected with different methods and from different groups.
The framework for efficient induction to knowledge work was created with the findings of the empirical study and the examined literature. Based on these the induction process should include a definition of needs, planning and execution of induction and evaluat-ing the success of the induction. Schedule, induction materials and methods, available resources and distribution of responsibilities should be considered when planning the induction. The induction materials should be fit for purpose and available later on to help memorization. During the induction process it is important to consider the scope, the opportunity for review, verification of learning and the grouping of the employee.
Proposals for improvement of the induction processes in the case company were made based on the created framework. The most important proposals for improvement were ensuring the needed base information, reserving enough resources, clear allocation of responsibilities and increasing repetition. During the research the induction in the case company was clearly improved.
In a follow-up research the suitability and effectiveness of induction methods for knowledge work induction could be evaluated. Also the benefits of good induction in knowledge work could be examined. The framework created in this study could also be further improved with wider sampling and in different kinds of knowledge work. This would make the framework more trustworthy and improve its suitability for different kinds of knowledge work.