Development of the Order-to-Delivery Process from a Transportation Perspective

Abstract

An efficient order-to-delivery process is an important competitive factor for a company's operations. In this thesis, the focus is on the transportation-related challenges and development targets of the six units of Metso Minerals. As transportation is related with several sub processes in the order-to-delivery process, virtually the whole process was considered in the thesis. The main objective was to find out how the order-to-delivery process could be developed to become more transparent and cost-effective, and enable Metso Minerals to offer better service to customers and ensure quality. This work serves as a basis for future development projects of the order-to-delivery process at Metso Minerals.

The theoretical part discussed the order-to-delivery process and supply chain management. In addition, logistics as a vital part of business, as well as logistics-related issues, such as characteristics of transportation, modes of transportation and warehouse operations were discussed. As Metso does not operate transportation and a few warehouses have been outsourced, outsourcing functions were considered as well. Furthermore, since information technology forms a significant part of daily functions of companies, the theory section concentrated on the systems used in the order-to-delivery process.

An analysis of the current state of the order-to-delivery process for selected units of Metso Minerals has been carried out in this thesis. Their differences and similarities as well as problems and development targets of the processes were examined. Observation of working of the various actors involved in the order-to-delivery process combined with interviews of the personnel provided information about the current state and generated ideas for the development. It was noted during the study that Metso Minerals’ order-to-delivery process is similar to that reported in the literature.

Automation and harmonization of the processes between Metso Minerals locations were identified as the major development initiatives based on the identified challenges, and they can be applied to nearly all of the stages of the order-to-delivery process. More detailed development targets included improving the quality of master data in SAP, the increased use of MTG when sending transportation orders to freight forwarders, and integration of P4T and MTG. In addition, DCs should have a shared order office to which the customers could contact regarding their orders. Furthermore, MTG could be developed in several ways. A significant suggestion was that the mode of transportation and service provider would not be defined in the ordering phase. Rather, MTG would make decisions based on pre-defined terms. Finally, the transportation pricing policy in the different units should be unified.

Tehokas tilaus-toimitusprosessi on tärkeä kilpailutekijä yrityksen toiminnalle. Tässä työssä keskityttiin kuljetuksiin liittyviin haasteisiin ja kehityskohteisiin Metso Mineralsin kuudessa yksikössä. Koska kuljetus on yhteydessä moniin tilaus-toimitusprosessin aliprosesseihin, lähes koko prosessi otettiin tutkimuksessa huomioon. Päätavoitteena oli selvittää, miten tilaus-toimitusprosessia voidaan kehittää selkeämmäksi ja kustannustehokkaammaksi siten, että Metso Minerals voisi tarjota asiakkailleen entistä parempaa palvelua ja laatua. Tämä työ toimii pohjana tuleville tilaus-toimitusprosessin kehitysprojekteille Metso Mineralsissa.

Teoriaosuudessa käsiteltiin tilaus-toimitusprosessia ja toimitusketjun hallintaa. Myös logistiikka liiketoiminnan tärkeänä osana sekä siihen liittyvät asiat, kuten kuljetusten ja kuljetusmuotojen ominaisuuksia sekä varastotoimintoja esiteltiin. Koska Metso ei suorita itse kuljetuksia ja osa varastoista on ulkoistettu, myös toimintojen ulkoistamista käsiteltiin. Tietotekniikka on suuressa osassa yritysten päivittäisiä toimintoja, joten teoriaosuus otti kantaa myös tilaus-toimitusprosessissa käytettäviin järjestelmiin.

Tässä diplomityössä tehtiin nykytila-analyysi Metso Mineralsin tähän työhön valittujen yksiköiden tilaus-toimitusprosesseista. Niiden eroja ja yhtäläisyyksiä pyrittiin löytämään sekä huomaamaan prosessien ongelmat ja kehityskohteet. Nykytilaa kartoitettiin sekä kehitysideoita löydettiin havainnoimalla tilaus-toimitusprosessin eri toimijoiden työskentelyä sekä haastattelemalla heitä. Tutkimuksessa huomattiin, että tilaus-toimitusprosessi Metso Mineralsissa on samankaltainen kuin kirjallisuudessa esitetty.

Tilaus-toimitusprosessissa havaittujen haasteiden perusteella tärkeimmät kehitettävät kokonaisuudet olivat Metso Mineralsin yksiköiden prosessien yhdenmukaistaminen ja automatisointi. Näitä voidaan soveltaa lähes jokaiseen tilaus-toimitusprosessin vaiheeseen. Yksityiskohtaisempia kehityskohteita olivat SAP:ssa olevan master datan laadun parantaminen, MTG:n käytön lisääminen lähetettäessä kuljetustilauksia huolitsijoille sekä P4T:n ja MTG:n integraatio. Lisäksi DC:illä tulisi olla yksi yhteinen tilaustoimisto, johon asiakkaat ottaisivat yhteyttä tilauksiin liittyvissä asioissa. Myös MTG:tä voitaisiin kehittää usealla tavalla. Yksi merkittävä ehdotus oli, että tilausvaiheessa ei päätettäisi kuljetusmuotoa ja palveluntarjoajaa, vaan päätöksenteko annettaisiin MTG:lle tarkasti määriteltyjen ehtojen mukaan. Lisäksi kuljetusten hinnoittelupolitiikka tulisi olla yhtenäinen eri yksiköiden kesken.