Tiedonhallinnan osittainen uudelleen järjestäminen projektitoimituksiin keskittyvässä yrityksessä
Moisala, Jukka (2016)
2016
Konetekniikan koulutusohjelma
Teknisten tieteiden tiedekunta - Faculty of Engineering Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2016-12-07
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201611214722
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201611214722
Tiivistelmä
Kiristyvä kilpailu pakottaa yritykset etsimään tapoja tehostaa toimintaansa. Projektitoimituksiin keskittyvissä yrityksissä tiedon uudelleen käyttö mahdollistaa tehokkaan suunnittelutyön ja kustannussäästöt. Yksi tehokas tapa parantaa suunnittelutyön tehokkuutta on tiedonhallinnan optimointi. Tämän työn kohdeyritys on projektitoimituksiin keskittyvä konepajateollisuudessa toimiva yritys, joka on osa isompaa kansainvälistä konsernia.
Tavoitteena on saada suunnittelutyötä tukeva tieto paremmin organisoitua ja luoda toimivat käytännöt tiedonhallinnalle käyttäen verkkolevyä. Yrityksessä on pyrkimys digitaaliseen työympäristöön. Vanhat paperiset dokumentit muutetaan digitaaliseen muotoon ja niille määritetään uusi sijainti. Ratkaisuna käytettiin verkkolevyä. Toinen tavoite on tutkia mahdollisuuksia korvata verkkolevyt tiedonhallintaohjelmalla. Tutkittaviksi ohjelmistoiksi valittiin PLM (Product Lifecycle Management) -järjestelmä Teamcenteriin, Microsoftin Sharepoint sekä M-Files. Yleisempänä tavoitteena työlle on tutkia tapoja parantaa tietämyksenhallintaa projektitoimitusympäristössä. Lisäksi tutkittaan, miten Lean-ajattelua voidaan hyödyntää tiedonhallinnassa sekä miten suunnittelun käyttämä taustatieto kuten laskelmat ja datalomakkeet kannattaisi hallinnoida PLM-ajattelun mukaisesti.
Lähtötilanne kartoitettiin kattavalla haastattelukierroksella yrityksen suunnitteluosaston ja samaa tietoa käyttävien työntekijöiden osalta. Haastattelujen perusteella hahmoteltiin erilaisia vaihtoehtoja järjestää tieto verkkolevyllä. Tämän jälkeen määriteltiin kuvaukset tietosisällöstä kansioissa, määriteltiin omistajat, luotiin nimeämiskäytäntöjä ja tehtiin ohjeistus rakenteen käytöstä. Toisessa osiossa tehtiin kaksi benchmarkkia konepajateollisuutta harjoittaviin projektitoimitusyrityksiin, jotta saatiin parempi kuva muiden vastaavaa teollisuutta harjoittavien yritysten tavoista toteuttaa tiedonhallintaa. Lisäksi yritykseen kutsuttiin ohjelmistotoimittaja esittelemään M-Files ohjelmistoa ja vierailtiin Team-center-toimittajan luona. Sharepointia tutkittiin kirjallisuuden ja yrityksen sisäisin voimin.
Työn tuloksena luotiin uusi verkkolevyrakenne tuotehallinnalle, joka on loogisempi, paremmin järjestelty, määritelty ja käyttö ohjatumpaa kuin aikaisempi rakenne. Työssä ei siis luotu vain uutta rakennetta vaan uudet tiedonhallintakäytännöt. Lisäksi tutkittiin verkkolevyt korvaavia ohjelmistoja. Tässä päädyttiin suosittelemaan ensisijaisesti Teamcenterin mahdollisimman laajaa käyttöä. Sharepointia suositellaan käytettäväksi tukityökaluna Teamcenterille ja mahdollisesti korvaamaan verkkolevyratkaisut niiltä osin, mitä ei viedä Teamcenteriin.
Tavoitteena on saada suunnittelutyötä tukeva tieto paremmin organisoitua ja luoda toimivat käytännöt tiedonhallinnalle käyttäen verkkolevyä. Yrityksessä on pyrkimys digitaaliseen työympäristöön. Vanhat paperiset dokumentit muutetaan digitaaliseen muotoon ja niille määritetään uusi sijainti. Ratkaisuna käytettiin verkkolevyä. Toinen tavoite on tutkia mahdollisuuksia korvata verkkolevyt tiedonhallintaohjelmalla. Tutkittaviksi ohjelmistoiksi valittiin PLM (Product Lifecycle Management) -järjestelmä Teamcenteriin, Microsoftin Sharepoint sekä M-Files. Yleisempänä tavoitteena työlle on tutkia tapoja parantaa tietämyksenhallintaa projektitoimitusympäristössä. Lisäksi tutkittaan, miten Lean-ajattelua voidaan hyödyntää tiedonhallinnassa sekä miten suunnittelun käyttämä taustatieto kuten laskelmat ja datalomakkeet kannattaisi hallinnoida PLM-ajattelun mukaisesti.
Lähtötilanne kartoitettiin kattavalla haastattelukierroksella yrityksen suunnitteluosaston ja samaa tietoa käyttävien työntekijöiden osalta. Haastattelujen perusteella hahmoteltiin erilaisia vaihtoehtoja järjestää tieto verkkolevyllä. Tämän jälkeen määriteltiin kuvaukset tietosisällöstä kansioissa, määriteltiin omistajat, luotiin nimeämiskäytäntöjä ja tehtiin ohjeistus rakenteen käytöstä. Toisessa osiossa tehtiin kaksi benchmarkkia konepajateollisuutta harjoittaviin projektitoimitusyrityksiin, jotta saatiin parempi kuva muiden vastaavaa teollisuutta harjoittavien yritysten tavoista toteuttaa tiedonhallintaa. Lisäksi yritykseen kutsuttiin ohjelmistotoimittaja esittelemään M-Files ohjelmistoa ja vierailtiin Team-center-toimittajan luona. Sharepointia tutkittiin kirjallisuuden ja yrityksen sisäisin voimin.
Työn tuloksena luotiin uusi verkkolevyrakenne tuotehallinnalle, joka on loogisempi, paremmin järjestelty, määritelty ja käyttö ohjatumpaa kuin aikaisempi rakenne. Työssä ei siis luotu vain uutta rakennetta vaan uudet tiedonhallintakäytännöt. Lisäksi tutkittiin verkkolevyt korvaavia ohjelmistoja. Tässä päädyttiin suosittelemaan ensisijaisesti Teamcenterin mahdollisimman laajaa käyttöä. Sharepointia suositellaan käytettäväksi tukityökaluna Teamcenterille ja mahdollisesti korvaamaan verkkolevyratkaisut niiltä osin, mitä ei viedä Teamcenteriin.