ERP Ja BI –järjestelmäimplementoinnin haasteita ja hyötyjä case organisaatiossa
Viitamäki, Joosua (2016)
2016
Tietojohtamisen koulutusohjelma
Talouden ja rakentamisen tiedekunta - Faculty of Business and Built Environment
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2016-06-08
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201605254114
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201605254114
Tiivistelmä
Tämä työ kuvaa ERP- ja BI- järjestelmäimplementoinneissa sekä ERP ja BI –järjestelmien hyötyjen saavuttamisessa case organisaatiossa. Tarkastelussa käytetään pohjana DeLonen ja McLeanin mallia tietojärjestelmien hyötyjen saavuttamisesta ja hyötyjen saavuttamisen esteistä. Case organisaatio koostuu useammasta tytäryhtiöstä sekä emoyhtiöstä, joita käsitellään tutkimuksessa yhtenä kokonaisuutena. Tiedon keruu suoritettiin tekemällä havaintoja ja analysoimalla dokumentaatioita vuosien 2010 ja 2015 välillä.
Case organisaatiossa aloitettiin ERP –järjestelmän implementointi vuonna 2005. Alkuvaiheen tärkeitä positiivisia tekijöitä olivat käyttäjäkoulutus, keskitetty projektin vetäjä sekä johdon tuki. Lisäksi ERP -järjestelmään tehtiin räätälöintejä sen yhteensovittamiseksi case organisaation toimintaan. Alun jälkeen projektin vetäjä jäi pois eikä jatkokoulutusta ja käyttäjätukea ollut riittävästi. Toimintaa ei yhteen sovitettu riittävästi järjestelmään ja räätälöinnit kiellettiin kustannusten säätämiseksi. Tietoja ei saatu järjestelmästä halutussa muodossa. Lisäksi järjestelmään alkoi kasautua virheitä ja järjestelmää kierrettiin eri tavoin. Osassa toimintoja kuten palkanlaskennassa saavutettiin selkeitä hyötyjä noin 18 kuukauden kuluttua implementoinnissa. ERP –järjestelmän implementoinnin ongelmat olivat pitkälti teoreettisen viitekehyksen mukaisia.
BI –implementoinnissa tuottivat ongelmia tiedon laatu sekä eriävät tavat käyttää ERP –järjestelmää eri yhtiöissä. Muita haasteita olivat helppokäyttöisyyden aikaansaaminen, tekniset vaatimukset, perinteisestä poikkeava rakenne sekä alkuvaiheen muutosvastarinta. BI –järjestelmän avulla saatiin näytettyä ERP –järjestelmän tiedot halutuilla tavoilla ja löydettiin ERP -järjestelmän käyttöä hankaloittavat virheet. Ennen BI –järjestelmän implementointia järjestelmän tiedon jalostaminen datasta informaation kautta tietämykseksi ja ymmärrykseksi oli työlästä, mistä johtuen päätöksen teko pohjautui pääasiassa intuitioon ja osaamiseen. Kun ERP –järjestelmän tiedot oli saatu korjattua, alkoivat työntekijät hyväksyä ERP –järjestelmän ja hyödyntää sitä päätöksen teon tukena. BI -implementoinnin jälkeen data saatiin jalostettua informaation sekä tietämyksen kautta ymmärrykseksi ja toimintaa saatiin parannettua tiedon avulla.
Case organisaatiossa aloitettiin ERP –järjestelmän implementointi vuonna 2005. Alkuvaiheen tärkeitä positiivisia tekijöitä olivat käyttäjäkoulutus, keskitetty projektin vetäjä sekä johdon tuki. Lisäksi ERP -järjestelmään tehtiin räätälöintejä sen yhteensovittamiseksi case organisaation toimintaan. Alun jälkeen projektin vetäjä jäi pois eikä jatkokoulutusta ja käyttäjätukea ollut riittävästi. Toimintaa ei yhteen sovitettu riittävästi järjestelmään ja räätälöinnit kiellettiin kustannusten säätämiseksi. Tietoja ei saatu järjestelmästä halutussa muodossa. Lisäksi järjestelmään alkoi kasautua virheitä ja järjestelmää kierrettiin eri tavoin. Osassa toimintoja kuten palkanlaskennassa saavutettiin selkeitä hyötyjä noin 18 kuukauden kuluttua implementoinnissa. ERP –järjestelmän implementoinnin ongelmat olivat pitkälti teoreettisen viitekehyksen mukaisia.
BI –implementoinnissa tuottivat ongelmia tiedon laatu sekä eriävät tavat käyttää ERP –järjestelmää eri yhtiöissä. Muita haasteita olivat helppokäyttöisyyden aikaansaaminen, tekniset vaatimukset, perinteisestä poikkeava rakenne sekä alkuvaiheen muutosvastarinta. BI –järjestelmän avulla saatiin näytettyä ERP –järjestelmän tiedot halutuilla tavoilla ja löydettiin ERP -järjestelmän käyttöä hankaloittavat virheet. Ennen BI –järjestelmän implementointia järjestelmän tiedon jalostaminen datasta informaation kautta tietämykseksi ja ymmärrykseksi oli työlästä, mistä johtuen päätöksen teko pohjautui pääasiassa intuitioon ja osaamiseen. Kun ERP –järjestelmän tiedot oli saatu korjattua, alkoivat työntekijät hyväksyä ERP –järjestelmän ja hyödyntää sitä päätöksen teon tukena. BI -implementoinnin jälkeen data saatiin jalostettua informaation sekä tietämyksen kautta ymmärrykseksi ja toimintaa saatiin parannettua tiedon avulla.