Tilaus-toimitusprosessin informaatiovirtojen digitalisointi suomalaisissa pienteollisuusyrityksissä

Abstract

Tutkimuksessa tarkasteltiin tilaus-toimitusprosessin ja alihankintaprosessin informaatiovirtoja pienissä ja keskisuurissa suomalaisissa teollisuusyrityksissä ja kehitettiin palvelukonsepti, jolla alihankintasuhteessa olevien yritysten välisiä tilaus-toimitusprosessiin liittyviä informaatiovirtoja voidaan tehostaa ja digitalisoida. Palvelukonseptin kehitystyö perustui alihankintaa, sen osaprosesseja ja niihin liittyviä informaatiovirtoja käsittelevään kirjallisuuteen sekä yritys- ja asiantuntijahaastatteluihin. Tutkimuksen lähtökohtana olevassa kirjallisuuskatsauksessa keskityttiin toimitusketjuihin, niiden hallintaan, verkostoitumiseen ja lean-filosofiaan. Kirjallisuuskatsauksen perusteella saatua teoriaa täydennettiin teollisuusyrityksiä edustavien tahojen haastatteluilla, joista saatiin käytännön tietoa konseptikehityksen tueksi. Alihankintaprosessin nykytilaa kartoitettiin myös tarjontatutkimuksella, jossa perehdyttiin erilaisiin markkinoilla oleviin tietoteknisiin ratkaisuihin. Tarjontatutkimuksessa arvioitiin myös ratkaisujen soveltuvuutta pienille ja keskisuurille teollisuusyrityksille. Alihankintaa toteutetaan erilaisilla hankintaprosesseilla, joihin kaikkiin liittyy hieman toisistaan poikkeavia tiedonvälitystarpeita. Tutkimuksessa tunnistettiin, mitä kaikkea informaatiota päähankkijan ja alihankkijan välillä yleisesti vaihdetaan. Informaationvaihtoon käytetään pienissä ja keskisuurissa yrityksissä paljon sähköpostia ja puhelinta. Isommilla päähankkijoilla saattaa olla käytössään myös tarkoitukseen soveltuvia tietojärjestelmiä. Puhelimeen ja sähköpostiin nojautuvissa alihankintaprosesseista tunnistettiin lean-filosofian mukaista hukkaa, kuten ylimääräistä selvittelyä. Selvittely ei tuota lisäarvoa ja siitä tulisikin pyrkiä eroon. Tutkimuksen tuloksena syntynyt konsepti on pilvipalvelu, johon pää- ja alihankkija voivat keskittää kaiken alihankintaprosessin kannalta tärkeän informaation. Kehitetty konsepti tarjoaa niin pää- kuin alihankkijoillekin helposti käyttöön otettavan palvelun. Osapuolet voivat keskittää palvelukonseptin mukaiseen portaaliin erilaisten tarveindikaatioiden ja niiden kuittausten toimittamisen. Tämän lisäksi alihankkija voi tehdä portaalissa tarvittavat lähetysdokumentit, kuten rahtikirjan ja kollilaput. Näin rinnakkaisten järjestelmien käyttö vähentyy. Portaalin kautta alihankkija voi myös toimittaa lähtevästä toimituksesta kertovan ennakkolähetteen päähankkijalle. Täsmälliset ennakkolähetteet ja lähetysdokumentit tehostavat toimituksen vastaanottoa päähankkijalla.