Rearrangement of technical documentation in an industrial enterprise
Lehtimäki, Jenna (2014)
Lehtimäki, Jenna
2014
Tietojohtamisen koulutusohjelma
Talouden ja rakentamisen tiedekunta - Faculty of Business and Built Environment
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2014-05-07
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201405211187
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201405211187
Tiivistelmä
In the challenging business environment of today companies need to strive for excellence in every business area including technical documentation in order to remain competitive. Consequently, organizations often outsource non-core business functions which can possibly be better conducted by external professionals. As a support task, also technical documentation can be considered for outsourcing. In this research the structural arrangements of technical documentation were inspected. The aim of the study was to find out, how technical documentation should be organized in an industrial enterprise.
The research consisted of a literature review and a single case study. In the literature review background theory of both outsourcing and technical documentation was gathered. Special attention was given to different outsourcing and documentation arrangements and management approaches. The data collection technique used in the case study was semi-structured interview. The objective of the case study was to evaluate the current arrangement of technical documentation and consider the possibilities for rearrangement.
On the basis of the case study, eight alternatives for the rearrangement of technical documentation were formed. One main separator of the arrangements was the scope of outsourcing. In the analysis of the arrangements it turned out that purchasing documentation services from the current service provider or the formation of a centralized documentation department would best support the business needs of the case company.
The results of the study show that there are many ways to organize technical documentation successfully in an organization. Even though on the basis of the research it was not seen as possible to define one right way for the arrangement, it was noted that successful arrangements often reflect the same principles. It was concluded that there exists certain limitations in regard to the outsourcing of technical documentation. First, it was noted that it is important that technical writers and designers work geographically close by. Second, full outsourcing of technical documentation may not be wise in high-technology industries where the products and services are complex and dynamic. Nykyisessä vaativassa liiketoimintaympäristössä yritysten on kilpailukykynsä säilyttääkseen pyrittävä täydellisyyteen jokaisella liiketoiminta-alueellaan tekninen dokumentointi mukaan lukien. Tämän seurauksena yritykset usein ulkoistavat ydinliiketoimintaansa kuulumattomia tehtäviä, jotka ulkopuoliset ammattilaiset pystyvät mahdollisesti tekemään paremmin. Koska teknistä dokumentointia voidaan pitää yrityksien tukitoimintona, myös sen ulkoistamista voidaan harkita. Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin teknisen dokumentoinnin rakenteellisia järjestelyjä. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten tekninen dokumentointi kannattaa järjestää teollisuusyrityksessä.
Tutkimus koostui kirjallisuuskatsauksesta ja yksittäisestä tapaustutkimuksesta. Kirjallisuuskatsauksessa tutustuttiin sekä ulkoistamisen että teknisen dokumentoinnin taustateoriaan. Huomion kohteena kirjallisuuskatsauksessa olivat erityisesti erilaiset ulkoistamisen ja dokumentoinnin järjestelyt ja johtamistavat. Tapaustutkimuksessa datan keräysmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua. Tapaustutkimuksen tarkoituksena oli arvioida kohdeyrityksen nykyinen teknisen dokumentoinnin järjestely ja pohtia mahdollisuuksia uudelleenjärjestämiseen.
Tapaustutkimuksen kautta muodostettiin yhteensä kahdeksan vaihtoehtoa teknisen dokumentoinnin uudelleenjärjestämiseksi. Yksi merkittävä erottava tekijä eri vaihtoehtojen välillä oli ulkoistamisen laajuus. Vaihtoehtojen analyysissa paljastui, että dokumentointipalvelujen ostaminen nykyiseltä palveluntarjoajalta tai keskitetyn dokumentointiosaston muodostaminen tukisivat parhaiten kohdeyrityksen liiketoimintatarpeita.
Tutkimuksen tulokset näyttävät, että on olemassa monia hyviä tapoja järjestää tekninen dokumentointi yrityksessä. Vaikka yhden oikean järjestelytavan määritteleminen ei tutkimuksen perusteella koettu olevan mahdollista, huomattiin, että onnistuneet järjestelmät heijastavat usein samoja periaatteita. Tutkimuksessa tultiin siihen lopputulokseen, että teknisen dokumentoinnin ulkoistamiselle on olemassa tiettyjä rajoitteita. Ensinnäkin todettiin, että teknisten kirjoittajien ja suunnittelijoiden maantieteellinen läheisyys on tärkeää. Toisekseen, teknisen dokumentoinnin kokonaisvaltainen ulkoistaminen ei välttämättä ole kannattavaa korkean teknologian aloilla, joissa tuotteet ja palvelut ovat monimutkaisia ja nopeasti muuttuvia.
The research consisted of a literature review and a single case study. In the literature review background theory of both outsourcing and technical documentation was gathered. Special attention was given to different outsourcing and documentation arrangements and management approaches. The data collection technique used in the case study was semi-structured interview. The objective of the case study was to evaluate the current arrangement of technical documentation and consider the possibilities for rearrangement.
On the basis of the case study, eight alternatives for the rearrangement of technical documentation were formed. One main separator of the arrangements was the scope of outsourcing. In the analysis of the arrangements it turned out that purchasing documentation services from the current service provider or the formation of a centralized documentation department would best support the business needs of the case company.
The results of the study show that there are many ways to organize technical documentation successfully in an organization. Even though on the basis of the research it was not seen as possible to define one right way for the arrangement, it was noted that successful arrangements often reflect the same principles. It was concluded that there exists certain limitations in regard to the outsourcing of technical documentation. First, it was noted that it is important that technical writers and designers work geographically close by. Second, full outsourcing of technical documentation may not be wise in high-technology industries where the products and services are complex and dynamic.
Tutkimus koostui kirjallisuuskatsauksesta ja yksittäisestä tapaustutkimuksesta. Kirjallisuuskatsauksessa tutustuttiin sekä ulkoistamisen että teknisen dokumentoinnin taustateoriaan. Huomion kohteena kirjallisuuskatsauksessa olivat erityisesti erilaiset ulkoistamisen ja dokumentoinnin järjestelyt ja johtamistavat. Tapaustutkimuksessa datan keräysmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua. Tapaustutkimuksen tarkoituksena oli arvioida kohdeyrityksen nykyinen teknisen dokumentoinnin järjestely ja pohtia mahdollisuuksia uudelleenjärjestämiseen.
Tapaustutkimuksen kautta muodostettiin yhteensä kahdeksan vaihtoehtoa teknisen dokumentoinnin uudelleenjärjestämiseksi. Yksi merkittävä erottava tekijä eri vaihtoehtojen välillä oli ulkoistamisen laajuus. Vaihtoehtojen analyysissa paljastui, että dokumentointipalvelujen ostaminen nykyiseltä palveluntarjoajalta tai keskitetyn dokumentointiosaston muodostaminen tukisivat parhaiten kohdeyrityksen liiketoimintatarpeita.
Tutkimuksen tulokset näyttävät, että on olemassa monia hyviä tapoja järjestää tekninen dokumentointi yrityksessä. Vaikka yhden oikean järjestelytavan määritteleminen ei tutkimuksen perusteella koettu olevan mahdollista, huomattiin, että onnistuneet järjestelmät heijastavat usein samoja periaatteita. Tutkimuksessa tultiin siihen lopputulokseen, että teknisen dokumentoinnin ulkoistamiselle on olemassa tiettyjä rajoitteita. Ensinnäkin todettiin, että teknisten kirjoittajien ja suunnittelijoiden maantieteellinen läheisyys on tärkeää. Toisekseen, teknisen dokumentoinnin kokonaisvaltainen ulkoistaminen ei välttämättä ole kannattavaa korkean teknologian aloilla, joissa tuotteet ja palvelut ovat monimutkaisia ja nopeasti muuttuvia.