Analyzing the relationship between performance measurement systems and organizational learning

Abstract

Organizational capability of continuous learning has been identified as one of the most valuable and sustainable competitive advantages by several researchers. A broad consensus prevails that management control systems, particularly performance measurement systems, can play a critical role in organizational learning – however, whether this relationship is positive or negative, mediating or moderating, is still open to discussion. This thesis analyzes linkages between performance measurement systems (PMS) and organizational learning as proposed by the literature. The main objective is to clarify how the relationship between PMS and organizational learning is defined and explained in the current body of academic literature.

The thesis is conducted as a critical literature analysis using a broad range of academic articles and books of the field. The study is organized in four parts. In the first two parts the key issues of organizational learning and performance measurement systems are summarized. In the third part maps the literature based on how they describe the relationship between the two constructs. Finally, the relevant literature is analyzed through a framework built upon the key dimensions of PMS and organizational learning identified in the previous chapters.

The results show that PMS can act as a powerful source and facilitator of organizational learning. However, the learning effects are not automatic, but PMS must be used in an interactive, participative fashion surrounded by collective dialogue and debate, as opposed to the traditional diagnostic style of using PMS strictly for monitoring and control purposes. When studying organizational learning in relation with PMS, it is also important to consider the learning construct by taking into account both of its key dimensions – the level of learning (single and double-loop) as well as the actor of learning (individual and collective). Even though the literature contains a range of opinions both for and against a positive relationship between the two constructs, the consensus is that a creative use of PMS is not a hindrance to learning, but can be harnessed to foster it. The disagreement about the relationship appears to mostly stem from the lack of uniformity regarding organizational learning and PMS definitions.

Tutkimuksessa kyky jatkuvaan oppimiseen on tunnistettu erääksi arvokkaimmista ja kestävimmistä kilpailuedun lähteistä, jonka organisaatio voi saavuttaa. Laaja yksimielisyys vallitsee siitä, että johdon hallintajärjestelmät, etenkin suorituksenmittausjärjestelmät (performance measurement systems, PMS), voivat olla kriittisessä roolissa organisatorisessa oppimisessa. Yhteisymmärrystä suhteen luonteesta – positiivinen vai negatiivinen, medioiva vai moderoiva – ei kuitenkaan ole vielä saavutettu. Tässä diplomityössä analysoidaan PMS:n ja organisatorisen oppimisen välisiä yhteyksiä ja vuorovaikutuksia aihekirjallisuuden pohjalta. Tutkimuksen päätavoite on selkeyttää, kuinka PMS:n ja organisatorisen oppimisen välinen suhde on määritelty ja selitetty tämänhetkisessä akateemisessa kirjallisuudessa.

Diplomityö on toteutettu kriittisenä kirjallisuustutkimuksena, jonka lähdemateriaalina on käytetty laajalti alan akateemisia artikkeleita ja kirjoja. Tutkimus jakautuu neljään osaan. Kahdessa ensimmäisessä osassa tiivistetään oppimisen ja PMS:n teorian tärkeimmät osa-alueet. Kolmannessa osassa kartoitetaan aihekirjallisuutta ja ryhmitellään siitä tunnistettavat erilaiset näkemykset PMS:n ja organisatorisen oppimisen välisestä suhteesta. Lopuksi analysoidaan relevantti kirjallisuus käyttäen viitekehystä, joka on laadittu pohjautuen aikaisemmissa luvuissa tunnistettuihin PMS:n ja oppimisen tärkeimpiin dimensioihin.

Tulokset osoittavat, että PMS voi toimia tärkeänä organisatorisen oppimisen lähteenä ja tehostajana. Nämä oppimisvaikutukset eivät kuitenkaan juonnu automaattisesti PMS:n käyttöönotosta. Järjestelmää on käytettävä interaktiivisella ja osallistavalla tavalla rakentavaa keskustelua tukien – ei ainoastaan seurannan ja kontrollin välineenä, kuten perinteisiä diagnostisia suorituksenmittausjärjestelmiä on totuttu käyttämään. Organisatorisen oppimisen ja suorituksenmittausjärjestelmät yhdistävässä tutkimuksessa on myös tärkeää ulottaa tarkastelu samanaikaisesti molempiin oppimisen ydinulottuvuuksiin – tasoon (yhden ja kahden silmukan oppiminen) sekä toimijaan (yksilö ja yhteisö). Tutkimusalan erimielisyyksistä huolimatta enemmistö katsoo, että luovasti käytettynä PMS ei tukahduta oppimista, vaan järjestelmä voidaan valjastaa tukemaan sitä. Ristiriitaiset mielipiteet PMS:n ja organisatorisen oppimisen suhteen laadusta vaikuttaisivat johtuvan ensisijaisesti käsitteiden määrittelyä koskevasta yksimielisyyden puutteesta.