Laatudokumentaatiojärjestelmän siirtäminen sähköiseen muotoon

Abstract

Dokumenttienhallintajärjestelmät ovat keskeinen osa nykyaikaisten yritysten tiedonhallintaa. Monien yritysten keskeiset toiminnot ja prosessit määritellään dokumenttimuotoisena tietona, jolloin näiden dokumenttien hallinnointi on tärkeä osa tehokasta toimintaa. Järjestelmien onnistunut käyttöönotto ja tehokas implementointi osaksi yrityksen toimintaa eivät ole kuitenkaan itsestäänselvyys. Se vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta sekä kehitettävän järjestelmän että yrityksen prosessien ymmärtämistä. Tässä tutkielmassa tarkastellaan laatudokumentaation hallintajärjestelmän suunnittelua, toteutusta, käyttöönottoa ja seurantaa sekä jatkokehityssuunnitelmia. Yritykselle keskeisimmät tulokset ovat järjestelmän jatkokehitykseen liittyvät suunnitelmat, sekä järjestelmän käyttöönoton onnistumisen arviointi. Tutkielman keskeisimpinä kysymyksinä ovat paperipohjaisen järjestelmän sähköistämisen mukanaan tuomat muutokset ja mahdollisuudet, sekä yrityksen laatujärjestelmän kehittäminen. Tutkielmassa kuvataan dokumentaationhallintajärjestelmän kehitysprosessia kokonaisuutena. Projektissa on vahvasti mukana käyttäjäkeskeinen suunnittelu, sekä vanhan laatudokumentaation hallintajärjestelmän käyttäminen vertailukohtana sille, onko yrityksen laatutoimintaa onnistuttu kehittämään eteenpäin. Vanha järjestelmä toimii myös suunnittelun tukena, sillä sen esiin tuomista tarpeista haetaan kehityskohteita uudelle järjestelmälle. Järjestelmän käyttöönoton onnistumista pyrittiin selvittämään järjestelmän käyttäjille suoritetulla kyselyllä. Kyselyn tarkoituksena oli tunnistaa myös järjestelmän jatkokehityskohteita. Järjestelmän käyttöönotto todettiin onnistuneeksi, ja jatkokehitys mahdollisuuksia tunnistettiin huomattava määrä. Myös järjestelmän kehittämisessä käytetyt tekniikat koettiin keskeisiksi projektin onnistuneen käyttöönoton kannalta. Sähköisen dokumentaatiohallintajärjestelmän erot paperiseen järjestelmään verrattuna nousivat selkeästi esiin, ja kehitys laatujärjestelmän toiminnassa ja käytettävyydessä oli selkeä.