Ostolaskujen käsittelyn tehostaminen
Liukkonen, Lauri Markus Mikael (2013)
Liukkonen, Lauri Markus Mikael
2013
Tietojohtamisen koulutusohjelma
Tuotantotalouden ja rakentamisen tiedekunta - Faculty of Business and Built Environment
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2013-05-15
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201305231154
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201305231154
Tiivistelmä
Työn tavoitteena on mallintaa AinaComin Palvelutuotanto-osaston ostolaskujen käsittelyprosessin nykytila ja kehittää tämän pohjalta parannettu prosessi. Samalla käydään läpi prosessiin liittyviä kehityskohteita. Mallinnetun prosessin pohjalta etsitään tähän liittyviä heikkouksia sekä pyritään määrittämään ja kuvaamaan tehokkaampi prosessi. Tehostamisella tarkoitetaan tässä pääosin ajallisia ja kustannuksiin liittyviä parannuksia. Myös käsittelyprosessin riskit ovat yhtenä ulottuvuutena tarkastelussa.
Työssä käytetään kvalitatiivista tutkimusmenetelmää ja toiminta-analyyttista tutkimusotetta. Tutkittavat tapaukset ja aineiston kerääminen tapahtuvat mainitussa viitekehyksessä, joten tapausten määrä on rajallinen ja riippuvainen Palvelutuotannolle ominaisesta ostolaskuprosessista. Tutkimuksella ei tavoitella tämän viitekehyksen ulkopuolella yleistettävää tulosta, vaan pyritään tarkastelemaan ja parantamaan tietyn organisaation käytännön liiketoimintaprosessin toimintaa. Tutkimuksen pääasiallisena tiedonkeruumenetelmänä käytetään haastatteluita. Haastatteluiden kohteena olivat AinaComin Palvelutuotannossa työskentelevät ostolaskunkäsittelyyn osallistuvat henkilöt sekä kyseiseen laskuprosessiin suoraan liittyvät osaston ulkopuoliset henkilöt.
Tutkimuksesta käy ilmi, että nykyinen ostolaskuprosessi on luonteeltaan manuaalinen ja tältä osin muistuttaa paperista laskunkäsittelyprosessia. Laskunkäsittelyaika on sidoksissa käsittelystä aiheutuviin kustannuksiin, ja yhden laskun käsittelykustannukset ovat noin kaksitoista euroa. Nykyisen kaltainen prosessi on tehoton, kallis ja vie aikaa ydinliiketoiminnalta Käsittelyjärjestelmän tuomia mahdollisuuksia ei juurikaan hyödynnetä ja inhimillinen prosessi tuo mukanaan erilaisia riskejä sekä ongelmia.
Parannetussa prosessissa pyritään automatisoimaan mahdollisimman suuri osa ostolaskuprosessista. Laskut jaetaan kahteen osaan sen perusteella, käsitelläänkö ne manuaalisesti vai automaattisesti. Ensimmäisenä tulisi määrittää, mitkä laskut käsitellään manuaalisesti ja mitkä automaattisesti. Automaattisesti tulisi käsitellä ainakin rutiininomaiset laskut, kuten toistuvaislaskut ja selkeisiin kiinteisiin hintoihin perustuvat tilausten aiheuttamat laskut. Vastaanottajien merkitsemiskäytännöt tulisi määrittää selkeästi, jotta laskunkierrosta tulisi sulavampaa ja samalla voitaisiin hyödyntää automaattisia ohjauksia. Lähtökohdiksi voidaan asettaa, että tilauksille ja sopimuksille määritetään etukäteen perustellusti sekä tarkasti se, mistä maksetaan ja että perusteettomia laskuja ei ylipäänsä tulisi käsittelyprosessiin asti. Näin saapuvien laskujen virtaviivainen ja automaattinen käsittely helpottuu.
Työssä käytetään kvalitatiivista tutkimusmenetelmää ja toiminta-analyyttista tutkimusotetta. Tutkittavat tapaukset ja aineiston kerääminen tapahtuvat mainitussa viitekehyksessä, joten tapausten määrä on rajallinen ja riippuvainen Palvelutuotannolle ominaisesta ostolaskuprosessista. Tutkimuksella ei tavoitella tämän viitekehyksen ulkopuolella yleistettävää tulosta, vaan pyritään tarkastelemaan ja parantamaan tietyn organisaation käytännön liiketoimintaprosessin toimintaa. Tutkimuksen pääasiallisena tiedonkeruumenetelmänä käytetään haastatteluita. Haastatteluiden kohteena olivat AinaComin Palvelutuotannossa työskentelevät ostolaskunkäsittelyyn osallistuvat henkilöt sekä kyseiseen laskuprosessiin suoraan liittyvät osaston ulkopuoliset henkilöt.
Tutkimuksesta käy ilmi, että nykyinen ostolaskuprosessi on luonteeltaan manuaalinen ja tältä osin muistuttaa paperista laskunkäsittelyprosessia. Laskunkäsittelyaika on sidoksissa käsittelystä aiheutuviin kustannuksiin, ja yhden laskun käsittelykustannukset ovat noin kaksitoista euroa. Nykyisen kaltainen prosessi on tehoton, kallis ja vie aikaa ydinliiketoiminnalta Käsittelyjärjestelmän tuomia mahdollisuuksia ei juurikaan hyödynnetä ja inhimillinen prosessi tuo mukanaan erilaisia riskejä sekä ongelmia.
Parannetussa prosessissa pyritään automatisoimaan mahdollisimman suuri osa ostolaskuprosessista. Laskut jaetaan kahteen osaan sen perusteella, käsitelläänkö ne manuaalisesti vai automaattisesti. Ensimmäisenä tulisi määrittää, mitkä laskut käsitellään manuaalisesti ja mitkä automaattisesti. Automaattisesti tulisi käsitellä ainakin rutiininomaiset laskut, kuten toistuvaislaskut ja selkeisiin kiinteisiin hintoihin perustuvat tilausten aiheuttamat laskut. Vastaanottajien merkitsemiskäytännöt tulisi määrittää selkeästi, jotta laskunkierrosta tulisi sulavampaa ja samalla voitaisiin hyödyntää automaattisia ohjauksia. Lähtökohdiksi voidaan asettaa, että tilauksille ja sopimuksille määritetään etukäteen perustellusti sekä tarkasti se, mistä maksetaan ja että perusteettomia laskuja ei ylipäänsä tulisi käsittelyprosessiin asti. Näin saapuvien laskujen virtaviivainen ja automaattinen käsittely helpottuu.