Dokumentinhallintajärjestelmän ja tuotannonohjausjärjestelmän integraatio

Abstract

Tämä työ on kuvaus ohjelmistoprojektista, jossa kehitettiin yrityksen ostoprosesseja helpottava ja automatisoiva järjestelmä. Järjestelmä toteutettiin yhdistämällä M-Filesin ja SAP:in ominaisuuksia. Ohjelmistokehitys tehtiin M-Files Oy:n työntekijänä todelliselle asiakkaalle syksyllä 2012. Projektin tavoitteena oli tuottaa nopeasti asiakkaan toivoma järjestelmä ostotilausten ja ostolaskujen käsittelyyn. Toissijaisena tavoitteena oli kartuttaa SAP:iin ja sen tietojärjestelmäintegraatioihin liittyvää osaamista. Työssä esitellään järjestelmän osat, vaatimukset, toteutus, toteutuksen erityiset ongelmakohdat sekä arviointi. M-Files on suomalainen dokumentinhallintajärjestelmä, joka auttaa yrityksiä säilyttämään ja organisoimaan dokumenttejaan ja pitämään ne helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla. SAP puolestaan on tuotannonohjausjärjestelmä, joka kattaa lähes kaikki yritysten prosessit yhdessä tietojärjestelmässä. Järjestelmien integraatio toteutettiin siten, että M-Files valittiin pääasialliseksi tallennuspaikaksi skannatuille laskuille ja ostotilaustulosteille. M-Filesin työnkulkujen avulla laajennettiin SAP:in tarjoamaa ostotilaustoiminnallisuutta lisäämällä siihen tarkastus- ja hyväksymisvaiheet. Lisäksi työnkulkujen avulla toteutettiin laskun luominen SAP:iin. Sen sijaan ostotilausten luominen ja tilattujen tavaroiden vastaanotetuksi merkitseminen tapahtuvat edelleen SAP:in käyttöliittymän kautta. Käyttäjien työskentelyn helpottamiseksi järjestelmä muistuttaa ostoprosessin eri vaiheissa asianosaisia henkilöitä sähköpostitse lähetettävillä ilmoituksilla. Sähköpostin sisältämän linkin avulla käyttäjät pääsevät nopeasti tarkastelemaan huomiota vaativaa kohdetta järjestelmässä. Projektissa onnistuttiin toteuttamaan asiakkaan toivoma järjestelmä. Toteutetun järjestelmän arkkitehtuurillisia päätöksiä on arvioitu DCAR-menetelmää yhdelle arvioijalle soveltaen. Arvioinnin perusteella järjestelmään liittyvät arkkitehtuurilliset päätökset olivat pääsääntöisesti hyviä.

This thesis is a description of a software project that combined capabilities of both M‑Files and SAP to facilitate and automate the company's procurement processes. The project was implemented for a real customer of M-Files Oy in the autumn of 2012. Objective of the project was to quickly produce the system desired by the customer for handling purchase orders and purchase invoices. The secondary objective was to develop skills related to SAP and SAP integrations. This thesis introduces the parts of the system, requirements, implementation, specific problem areas of the implementation, and the evaluation. M-Files is a Finnish document management system that helps companies to keep documents safe, organised and easily available to all employees. SAP is an enterprise resource planning system, which implements almost all important business processes in one system. In the implementation M-Files was chosen as the main repository for scanned purchase invoices and printable purchase orders. M-Files workflows extended SAP purchase order functionality with inspection and approval phases. Creating purchase invoices in SAP was also implemented with scripts in M-Files workflows. The original SAP UI was still used in creating purchase orders and keeping track of received goods. To save the users' time the system reminds them with email notifications in different stages of the process. By following the link included in the email users can quickly review the items requiring attention. The project managed to produce the system desired by the customer. Architectural decisions of the implemented system were evaluated with DCAR method adjusted to a single evaluator. The architectural decisions were evaluated mainly as good ones.