Järki ja tunteet muutosprosessin myllerryksessä : liikennehallinnon virastouudistus Case - Liikenteen turvallisuusvirasto

Abstract

Kaikissa muutoksissa, jotka kohdistuvat jonkun organisaation toimintaan, on kaksi hyvin erilaista rintamaa, jotka sisältävät rationaalisen eli asiaulottuvuuksien rintaman ja irrationaalisen eli tunteidenkirjon. Lähes kaikki muutosvastavirtaukset hävitään tunnerintamalla eli muutoksen herättämien negatiivisten tunteiden käsittelyssä. Suurimpia syitä lienee se, että organisaation johto operoi tehokkaasti asiarintamalla, mutta yrittää hoitaa tunnerintamaa ja henkilöstön sitoutumista lähinnä tiedottamisen avulla. Tunteita ei kuitenkaan pystytä käsittelemään tiedottamisen keinoin, vaikka se olisi kuinka laadukasta.

Muutoksen vastavirtaukset ja jännitteet eivät johdu henkilöstön huonosta työasenteesta tai kielteisestä suhtautumisesta työasioihin, vaan se on muutoksen kohteena olevan henkilön ihan normaalia reaktiota muutokseen. Tällaista ilmiötä voisi ilmaista käsitteellä vaaravaisto tai varautumisena pahimpaan. Tässä tilassa ihminen herkistyy uhkille ja ongelmille ja näkee uhkakuvia lähes kaikkialla. Kun ihminen näkee enemmän uhkia ja vaaratekijöitä, hän alkaa kehittää vastareaktioita itsensä säilyttämisen vahvistamiseksi. Muutoskentällä vallitsee negatiivisten tunteiden verkosto, joka alkaa syntyä siinä vaiheessa, kun on tullut tieto muutoksesta. Jännitteiden ja vastavirtausten kentällä sinkoilee sekä negatiivisia että positiivisia vastavirtauksia.

Muutosprosessissa mukana olevien johtajien ja toimeenpanijoiden kannattaakin panostaa muutoksen toteuttamistapaan, jotta muutos koetaan mahdollisimman mielekkääksi. Hyvinvoiva henkilöstö saa myös tulosta aikaiseksi. Muutokset usein vaikuttavat kielteisesti työntekijöiden työssä onnistumiseen ja työtyytyväisyyteen. Työntekijöiden keskinäisiä välejä saattaa hiertää kokemus töiden epätasaisesta jakautumisesta: jotkut ylikuormittuvat, toisilta vähenevät työt, hiearkia lisääntyy tai jollekin kasaantuu liikaa vastuuta. Muutos on risteyskohta monille ihmisille. Työelämässä muutoksen risteyskohdassa he joutuvat omalta yksilötasoltaan pohtimaan, että hyväksyvätkö muutoksen kaikkine ilmiöineen, mitä muutos tuo tullessaan vai lähtevätkö etsimään uutta työpaikkaa ja muutosta ihan henkilökohtaisella tasolla. Vaihtoehtoja on kaksi, joko hyväksytään uusi ja uudet mahdollisuudet ja mennään täysillä mukaan muutoksen vaatimin ottein tai jätetään vanha ja etsitään uusia tilaisuuksia ja mahdollisuuksia muualta. Muutoksessa ihmiset ovat henkilökohtaisella tasolla välillä aallonharjalla ja välillä syöksykierteessä aallonpohjalle. Tunteet ja järki käyvät vuoropuhelua. Onneksi vuoropuhelussa ei tarvitse olla yksin, vaan samassa tilanteessa ovat kaikki työtoverit.

Muutoksesta on tehty runsaastikin erilaisia tutkimuksia niin; kansainvälisiä kuin kotimaisia valtiopuolen ja kuntapuolen muutoksiin liittyviä, mukaan lukien myös yrityspuolen tutkimukset. Tutkimukset antavat erinomaisia viitekehyksiä muutokselle, johtamiselle ja muille muutokseen liittyville asioille ja ilmiöille. Kuitenkin tämän tutkimuksen tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että yhtä tai yhtenäisiä muutoksen hoitamiseen liittyviä malleja ei ole olemassa, juuri sen vuoksi, kun jokainen muutos on yksilöllinen niin rakenteiden, ajallisen keston, laajuuden kuin asiasisällönkin suhteen ja koko tähän laajaan kontekstiin on otettava mukaan myös henkilöstö kaikkine yksilöllisine ominaisuuksineen. Muutoksen laajuus ja tavoitteet määrittävät sen kuinka haasteellisesta ja vaikuttavasta muutoksesta on kysymys.

ABSTRACT

Any changes in an organization involve two very different fronts: a rational, matter-of-fact front and an irrational front of a variety of emotions. Almost all losses associated with resistance to change are suffered at the emotional front, in how the negative emotions evoked by the change are dealt with. One of the major factors affecting this seems to be that the management of the organization operates effectively at the factual front, but tries to handle the emotional front and staff commitment mainly through providing information. However, emotions cannot be dealt with through the means of information, no matter how high the quality of the information is.

Resistance and tension created by change are not due to the personnel’s poor attitude or negative way of thinking about work, but are an entirely normal reaction to change. This phenomenon can be described by the notion of anticipating danger. Instinctively, people start to prepare for the worst. In such a state, a person becomes sensitive to threats and problems, seeing risk factors everywhere. When a person sees an increasing number of threats and risk factors around, they start to develop responses that favour self-preservation. The field of change becomes covered by a network of negative emotions, formed at the stage when the personnel gains knowledge of the change. Both negative and positive response attacks are flying around the field of tensions and opposite currents.

The managers involved in the process of change and those implementing it should therefore focus on how the change is executed, so that the personnel would perceive it as meaningful. If the personnel feel well at work, they also attain better results. Changes often have a negative effect on how the employees succeed in their duties and how satisfied they are at work. A feeling of uneven distribution of work may strain the relations between employees: some of them are overloaded, some get less work, hierarchy is increased or someone is burdened with too much responsibility. A change is a turning point for many people. When at a crossroads in their working life, everyone must individually reflect on whether they accept the change with everything it brings, or decide to search for a new job and change at a personal level. There are two alternatives: either to accept the new way and the new possibilities it brings, grasping the change and living it to the full, or to leave the old behind and search for new opportunities elsewhere. At the personal level, people going through change are sometimes on the crest of the wave and sometimes in a downward spin to the bottom. Sense and emotions are in a constant dialogue. Luckily, the employees are not going through this dialogue alone, but all their fellow workers are in the same situation.

There is an abundance of studies on change, both at international and domestic level, in governmental and municipal organizations, as well as in the corporate world. These studies provide an excellent frame of reference for change, management of change and for other issues and phenomena related to change. However, the results of this study indicate that there are no single or uniform models for dealing with change, just because every change is different both as regards its structures, duration, extent and substantial content. In addition, this broad context must also consider the personnel with all their individual qualities. The extent and objectives of the change define how challenging it is and how far its impact extends.