Arkistotyön muutos ja muutoksen kokeminen 1970-luvulta 2000-luvun alkuun - Tapaustutkimus arkistomassoista, teknistymisestä ja asiantuntijuudesta

Abstract

Tutkimus kuvailee, analysoi ja tulkitsee arkistotyön muuttumista ja työntekijöiden muutoskokemuksia. Keskeisinä teemoina ovat arkistomassojen kasvu, kokoelmien hallinnan tietoteknistyminen sekä asiantuntijuuden muutokset. Tutkimuksen tapausesimerkkinä on Suomen elokuva-arkisto ja erityisesti sen säilyttämistehtävät 1970-luvulta 2000-luvun alkuun ulottuvalla ajanjaksolla. Kyseessä on laadullinen tapaustutkimus, jossa tarkastellaan kohdetta historiallisesta näkökulmasta. Keskeinen aineisto muodostuu vuonna 2003 tehdyistä haastatteluista sekä kohdeorganisaation dokumentti- ja asiakirja-aineistoista. Lisäksi lähiprofessioiden (yleisarkistot, kirjastot ja museot) tutkimukset tarjoavat aineistoa, jota kautta ilmiöitä on mahdollista liittää yhtä tapausta laajempaan kulttuuriperintökontekstiin. Arkistoprofessiota nimenomaan arkistotyöntekijöiden kokemuksellisuuden kautta on tutkittu vähän. Tutkimus tuo uutta tietoa arkistotyön tietoteknistymisen alkuvaiheista, sopeutumisesta aineistomäärien kasvuun sekä arkistoprofession yleisistä muutoksista ja toisaalta työn pysyvistä ja hitaasti muuttuvista piirteistä sekä niihin liittyvistä kokemuksista.

Tutkimusajanjakson aikana aineistomäärät kasvoivat ja vaikuttivat monin tavoin arkistotyön arkeen. Toisaalta resurssien kasvu, henkilökunnan lisääntyminen ja tiedonhallinnan kehittyminen lievensivät kokemusta voimakasta arkistomassojen kasvusta. Tutkimusaineisto tuo esille, ettei arkistoaineistojen kertyminen ollut suoraviivaista. Aineistomäärät kasvoivat, mutta toisaalta jotkut aineistoryhmät vähenivät ja jotkut aineistot alkoivat muuttua digitaalisiksi. Uusien formaattien työprosessien keskeneräisyys aiheutti aluksi aineistojen käsittelyssä hallitsemattomuuden tunnetta. Työprosessien keskeneräisyyden ohella tutkimusaineistot paljastavat digitaalisten aineistojen epäkonkreettisuuden ja proaktiivisten arkistointitapojen kehittämisen tarpeen. Näiden lisäksi arkistomassateemassa nousi tutkimustulokseksi perinteistä arvonmääritystä laajempi priorisointiajattelu. Hankintavaiheen arvonmäärityspäätösten ja jälkikäteen tapahtuvan seulonnan lisäksi arkistotyössä on erilaisia tapoja säädellä työn järjestystä. Työjärjestyspäätöksillä on suoria vaikutuksia aineistojen säilymiseen.

Tietoteknistymisteemassa tutkimuksen aikaperspektiivi tuo näkyviin pitkän siirtymisvaiheen muistinvaraisista ja manuaalisista tiedonhallintatavoista teknisiin tietojärjestelmiin. Aikanaan muistinvaraista tiedonhallintaa pidettiin arvostettuna ammattilaisuutena. Kokoelmien kasvu johti kuitenkin ensin manuaalisten ja myöhemmin teknisten tiedonhallintamenetelmien kehittämiseen. Tietoteknistymisen alkuvaiheessa manuaalisissa ja tietoteknisissä järjestelmissä oli tyypillistä samankaltaisuus ja rinnakkaisuus. Myöhemmin manuaaliset järjestelmät jäivät varajärjestelmiksi tai työprosesseja avustaviksi järjestelmiksi. Kun tekniset tietojärjestelmät kehittyivät aidosti palvelemaan kokoelmienhallintaa, manuaalisista menetelmistä luovuttiin vähitellen. Tutkimusaineisto ei tuonut esille voimakasta muutosvastarintaa tietoteknistymistä kohtaan, vaan monisyisemmän prosessin, jossa sopeutuminen liittyy luottamuksen syntymiseen. Tietojärjestelmää kohtaan tunnetulla epäilyllä on myös hyödyllinen puolensa, sillä työntekijöiden tavoitteena on taata tehdyn työn säilyminen. Järjestelmältä odotetaan näyttöä toimivuudesta ja tiedon säilymisestä, jonka jälkeen epäily poistuu ja luottamus astuu tilalle. Luottamuksen lisäksi tietojärjestelmien tuloon liittyi tietynlainen sopeutumisen pakko väistämättömän muutoksen edessä. Samanlainen puhe väistämättömästä muutoksesta toistui digitalisoitumisen yhteydessä. Tutkimus paljastaa teknisiin uudistuksiin sopeutumisessa syklistä toistuvuutta. Uutuuden, epävarmuuden, sopeutumisen ja arkipäiväistymisen spiraali jatkuu uusien teknisten sovellusten kohdalla hieman muunnellen.

Asiantuntijuus- ja professioteemassa keskeiseksi nousivat työn erikoistuminen ja ammattimaistuminen. Kasvavat aineistomäärät ohjasivat työntekijöitä keskittymään tiettyihin aineistoryhmiin ja samalla henkilökuntamäärän kasvu mahdollisti erikoistuneet vastuuhenkilöt eri kokoelmanosille. Erikoistumisen myötä ammattimainen tietämys omasta vastuualueesta lisääntyi. Työntekijätason omista määrityksistä löytyi kolme keskeistä asiantuntijuutta määrittävää kokonaisuutta: 1) Työntekijän ominaisuudet, taidot, työkokemus ja itseluottamus, 2) Työn itsenäisyys ja 3) Ammattikieli, kommunikointi ja kollegiaalinen yhteistyö. Aineisto paljastaa, että asiantuntijuuden kehittyminen vaatii aikaa muuttuakseen sisäistetyksi tietämykseksi omasta työstä ja työyhteisöstä.

Tutkimus analysoi muutoskokemuksia eri työntekijäsukupolvien kautta. Tulosten mukaan 1970- ja 1980-luvuilla arkistossa työnsä aloittaneet muodostivat useissa kohdin yhtenäisen ryhmän ja erot tulivat selvemmin esille 1990-luvulla aloittaneisiin. 1970- ja 1980-luvuilla työntekijät olivat vielä henkilökohtaisesti kokeneet manuaalisen ja muistinvaraisen työskentelyn ennen teknisiä tietojärjestelmiä sekä ajan ennen suuria aineistomassoja. Lisäksi heillä oli omakohtaisia kokemuksia ajoista, jolloin aineistomassojen kasvu oli vilkkainta. 1990-luvulla tulleet aloittivat työskentelyn suoraan tietojärjestelmillä valmiiden aineistomassojen parissa. Aineistoanalyysi kertoo, että ilman omaa arkistomassakokemusta voidaan helpommin kritisoida aiemmin tehtyjä päätöksiä. Myös aiempien tietojärjestelmäversioiden kritisointi oli myöhemmin aloittaneilla avoimempaa.

Tutkimus on nostanut esille työntekijöiden monipuoliset sopeutumisstrategiat. Aktiiviset, passiiviset, positiiviset ja negatiiviset sopeutumismenetelmät vaihtelevat ja niitä käytetään monipuolisesti ja tilannekohtaisesti. Tutkimus osoittaa, että sinänsä nopeasta tietoteknistymisestä ja digitalisoitumisesta huolimatta sopeutumisprosessiin on ollut hyvin aikaa. Aineisto ei vahvista käsitystä kaiken nopeasti muuttaneesta kumouksesta, vaan kertoo kehityksestä jossa on ollut tilaa sopeutumiselle. Yksilöllisten selviytymisstrategioitten lisäksi työpaikan yhteisellä traditiolla, omiin kokemuksiin limittyvillä yhteisillä kertomuksilla on merkitystä ammatillisissa sopeutumisprosesseissa.

This dissertation describes, analyses and interprets changes in archival work and how archival staff experience these changes. Its key themes are growth in the volume of archival materials, technologisation of collection management, and changes in expertise. As a case example, the study uses the Finnish Film Archive (currently the National Audiovisual Institute), particularly its storage tasks between the 1970s and the early 2000s. The approach is a qualitative case study that reviews its subject from a historical perspective. Key data consists of interviews carried out in 2003 and the target organisation’s records and documentary data. In addition, research in professions from similar institutions (general archives, libraries and museums) offer data through which the phenomenon can be linked to a broader context of cultural heritage. The archiving profession has not been extensively researched from the perspective of archival staff experiences. This study adds new knowledge: on one hand, about the beginnings of technologisation in archiving, adjusting to growing volumes of materials and general changes to the archiving profession, and, on the other hand, about the permanent and slowly changing characteristics of the work and how archival staff experience these changes.

During the research period, the volume of archival materials grew, which influenced everyday archival work in many ways. However, this experience of a sharp rise in volume was countered by an increase in resources, rising staff numbers and advances in information management. The research data collected also indicates that the volume increase in archival materials did not happen in a straightforward manner. The volume grew overall, but, at the same time, some types of material declined in volume, and the digitalisation of some materials began. The transitional nature of work processes related to the new formats initially caused a feeling in archival staff of not being in control. In addition, research data revealed the intangible nature of digital data and the need to develop proactive archival processes. Research results further highlighted a need for prioritisation based on a value definition of archival materials with a perspective that is broader than the traditional one. In addition to the appraisal decisions archival staff make during the accrual phase and in the retrospective selection of materials, there are different ways of managing the order of tasks. These decisions have direct implications for the securing of archival materials.

In the technologisation theme, the time perspective of the study highlights a long-term transition from memory-based and manual information management to technological information systems. At the time, memory-based information management was a revered professional skill. The increased size of collections, however, led first to changes in manual systems and, later on, to the development of technology-based information management systems. Similarity and parallelism were typical of both manual and technological systems at their early stages. Later on, manual systems functioned only as auxiliary or back-up systems for work processes. As technological information systems evolved into actual collection management systems, manual systems were slowly phased out. The research data did not uncover a strong resistance to technologisation, but a much more intricate process in which adjustment was linked to the generation of trust. The doubts that archival staff had about information systems also had a useful aspect, since the aim of the employees was to preserve the results achieved. At first, they expected the system to provide proof of functionality and preserve information, but once this had been assured, their doubt was replaced by trust. In addition, they connected the emergence of information systems with a certain obligation to adjust in the face of unavoidable change. They repeated same expressions of unavoidable change in connection with digitalisation. The research reveals a cyclical repetition of adjustment to technological changes, and the cycle of novelty, uncertainty, adjustment and routinisation continues with new technological applications, varying only slightly.

In the theme of expertise and profession, archival staff highlighted the specialisation and professionalisation of their work. Growing material volumes drove them to focus on specific groups of materials, and the rise in archival staff numbers allowed them to specialise in different parts of the collection. In turn, this specialisation led to increased professional knowledge in their respective areas. Three central themes that defined professionalism were discovered in employee-level definitions: 1) employee’s personal characteristics, skills, work experience and self-confidence, 2) independence of work, and 3) professional language, communication and collegial collaboration. The research data indicates that expertise requires time to develop into an internalised knowledge and awareness of one’s own work and work community.

The dissertation analyses how different generations of archival workers experienced these changes. The findings indicate that staff who began their work in the archives during the 1970s and 1980s often formed a uniform group, while differences were more clearly pronounced in those who began in the 1990s. In the time before technological systems and large archival volumes, archival workers in the 1970s and 1980s had accumulated a personal experience of working with manual and memory-based collections management. They also had personal experience from the time of fastest growth in the volume of archival materials. Those who began working in the 1990s started out with information systems and large archival volumes, and data analysis shows that without personal experience of rapidly increasing archival volumes it is easier to criticise the decisions made previously. Also, criticism of previous information system versions was more open among those who had started their archival careers later.

The dissertation highlighted the versatile adjustment strategies of employees. Archival staff made changing use of active, passive, positive and negative adjustment methods, shifting adroitly between them according to context. The research shows that, despite the fast pace of technologisation and digitalisation in information management, there has been sufficient time for adjustment to take place. The research data does not confirm the concept of a rapid revolution: instead, it depicts an evolution with time for adjustment. In addition to individual coping strategies, the shared traditions of the workplace and shared stories that connect with personal experiences are important in professional adjustment processes.