Sisäisen valvonnan seuranta : Case Santen Oy

Abstract

Sisäinen valvonta on laajalti määritelty prosessiksi, johon organisaation hallitus, toimiva johto ja muut työntekijät vaikuttavat. Sisäinen valvonta on suunniteltu luomaan kohtuullisen varmuuden siitä, että toiminta on tehokasta ja tarkoituksen mukaista, raportointi ja taloudellinen tieto on luotettavaa ja lakeja, säännöksiä ja ohjeita noudatetaan. Sisäisen valvonnan seuranta on kokoajan käynnissä oleva prosessi, jonka avulla päätellään toimiiko sisäinen valvonta tehokkaasti ja onko taloudellinen raportointi luotettavasti ja täsmällisesti luotu. Seurannan toteuttaminen vaatii mekanismeja joiden avulla huomataan sisäisen valvonnan heikkouksia ja raportoidaan niistä johdolle. Prosessia voidaan toteuttaa jatkuvan seurantatoiminnan avulla tai yksittäisillä erillisillä arvioinneilla. Yleensä kyse on näiden yhdistelmästä.

Tutkimuksessa on arvioitu COSO-mallin avulla kuinka sisäistä valvontaa ja erityisesti sen seurantaa voidaan suorittaa. Case-tutkimuksen avulla on selvitetty kuinka Japanissa listatun pörssiyrityksen suomalainen tytäryhtiö, Santen Oy, voi suorittaa sisäisen valvonnan jatkuvaa seurantaa niin, että sen johto voi antaa tilinpäätöksen yhteydessä lausunnon sisäisen valvonnan tehokkuudesta ja taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta. Tutkimusaineistoa on kerätty vuosien 2005 – 2011 aikana.

Tutkimuksen tuloksina nousi esiin ymmärrys siitä kuinka ja miksi sisäisen valvonnan seurantaa toteutetaan tutkimuksen kohdeyrityksessä. Vuonna 2008 voimaan tullut J-SOX -laki pakotti Santenin sisäisen valvonnan kehittämiseen ja tutkimusjakson aikana Santen Oy:ssä otettiin käyttöön, vuosittain tehtävä, jatkuva ja hyvin dokumentoitu prosessi, jolla taloudellisen raportoinnin väärän johtopäätöksen riskiä hallitaan. Sisäisen valvonnan seurantaan otettiin käyttöön vuosittainen kontrollien itsearviointiprosessi. Santen korostaa, että vaikka sisäisen valvonnan itsearviointia toteuttavat samat henkilöt ja osastot, jotka suorittavat tarkastettavia päivittäisiä työtehtäviä, ei sitä tule silti nähdä erillisenä arviointina. Pikemminkin yhtiö haluaa nähdä kontrollien itsearvioinnin hyödyllisenä kontrollien suunnittelun ja toiminnan kehitykselle ja se saattaa aiheuttaa tehokkaampaa erillistä tarkastusta tai arviointia.