Tapaustutkimus Päikky -tietojärjestelmästä - varhaiskasvatuksen perustehtävä sekä talousjohtaminen

Abstract

Päikky-tietojärjestelmä on mukavaIT -yrityksen kuntasektorin käyttöön tuoma tiedonhallintajärjestelmä, jonka tarkoituksena on helpottaa lasten ja työntekijöiden läsnäolokirjauksia hyödyntäen mobiilisovellusta. Tietojärjestelmän tarkoitus on helpottaa tiedonhallintaa ja pitää se yhdessä paikassa, älypuhelimessa, koko yksikön käytettävissä. Tietojärjestelmän vanhempien käyttöliittymä tuo van-hemmille mahdollisuuden varata hoitoajat etukäteen ja lisätä näin suunniteltavuutta päivähoidossa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on ymmärtää tietojärjestelmää varhaiskasvatuksessa - johtajien näkökulmasta. Tutkimuksen teoreettisen pohjan luo kunta, joka on pääasiallinen varhaiskasvatusta järjestävä taho. Talouden johtaminen kunnassa ja esimiehen näkökulma täydentävät teoreettista viitekehystä. Varhaiskasvatuksen johtajat toimivat varhaiskasvatuksen perustehtävän sekä talouden johtajina ja myös heidän näkemyksensä tuovat oman lisänsä teoreettiseen viitekehykseen. Teoreettisen tarkastelun lopuksi pohditaan vielä sähköistä hallintoa johtajuuden tukena ja sen kehitystä var-haiskasvatuksen parissa.

Tietojärjestelmä on uusi ja tällä hetkellä se on käytössä noin 20 kunnassa Suomessa. Se tuo varhaiskasvatuksen käyttöön uuden tavan hallita ja siirtää tietoa. Kunnan järjestämä varhaiskasvatus toimii tutkimuksen kontekstina Päikky -tietojärjestelmään ja näkökulmana puolestaan varhaiskasvatuksen perustehtävä sekä talouden johtaminen. Johtajuus varhaiskasvatuksessa nähdään kontekstijohtamisena, kokonaisuuksien johtamisena. Tietojärjestelmiä on tutkittu vähän ja tätä ei ollenkaan varhais-kasvatuksen saralla. Tämän vuoksi tutkimuksen informanteiksi valikoituivat päiväkodin johtajat. Heillä on käsitys kokonaiskuvasta ja siitä, mihin tietojärjestelmää käytetään päivähoidossa.

Tutkimus on tapaustutkimus Päikky -tietojärjestelmän käyttäjäkokemuksista. Tutkimuskysymyksinä toimivat tietojärjestelmän edut ja haasteet varhaiskasvatuksen perustehtävän sekä talouden johtamisen näkökulmista. Tapaustutkimuksen tarkoitus on luoda kokonaiskuva tutkittavasta aiheesta, jonka vuoksi aineistoa on kerätty eri menetelmin erilaisista näkökulmista. Tarkoituksena on saada toisiaan täydentäviä tapaukseen näkökulmia, jotka yhdessä muodostavat kokonaisuuden ja auttavat ymmär-tämään järjestelmää varhaiskasvatuksen perustehtävän ja talouden johtamisen välineenä. Aineistona toimivat mukavaIT:ltä saadut dokumentit, strukturoitu kyselylomake päivähoidon esimiehille sekä teemahaastatteluaineisto.

Tutkimuksen tuloksena luotiin kokonaiskuva Päikky -tietojärjestelmän eduista ja toisaalta haasteista. Näitä olivat varhaiskasvatuksen perustehtävän näkökulmasta muun muassa kokonaiskuvan ymmärtäminen, tiedon täsmällisyys ja reaaliaikaisuus, virheiden minimointi, suunnitelmallisuus, suunniteltavuus sekä turvallisuus. Haasteita loivat puolestaan useat järjestelmät päällekkäin, luottamuksen puute, toimintatapojen muokkaantumisen keskeneräisyys sekä pelkkään järjestelmään keskittyminen. Talouden johtamisen näkökulmasta puolestaan selkeä hyöty oli henkilöstön oikea resursointi oikei-siin paikkoihin ja haittoina taas raporttien toimimattomuus. Hyödyt eivät ole vielä kokonaisuudessaan näyttäytyneet vastaajille, sillä käyttäjäkokemukset ovat vielä vähäisiä. Vanhempien käyttöliit-tymän käyttö korostui koko tietojärjestelmän etuna. Odotukset järjestelmälle ovat kuitenkin suuret.