Muutosjohtaminen ohjelmiston käyttöönotossa
Partanen, Jouko (2015)
2015
Yrityksen johtaminen - Management and Organization
Johtamiskorkeakoulu - School of Management
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2015-06-02
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201506231807
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201506231807
Tiivistelmä
Organisaatiomuutokset epäonnistuvat valitettavan usein. Muutosjohtamista on ehkä juuri tästä syystä tutkittu erittäin paljon. Myös ohjelmiston käyttöönottoa voidaan tarkastella muutoshankkeena. Nykypäivänä erityisesti tietointensiivisillä aloilla yrityksissä käytetään hyvin paljon tietokoneohjelmia. Itse asiassa juuri mitään tärkeää tietoa ei varastoida ilman tietokoneohjelmia, jotka ovat varsin laajalti koko organisaation käytössä. Koska tietotekniikka kehittyy jatkuvasti ja samaten yritysten on sopeuduttava koko ajan muuttuviin kilpailuolosuhteisiin, myös ohjelmistojen käyttöönottoja tapahtuu jatkuvasti ja niillä on strategisesti merkittävä rooli.
Ohjelmistojen käyttöönotoista on tehty tutkimuksia, mutta niissä on tutkittu lähinnä ERP-järjestelmien käyttöönottoja. Muiden ohjelmistojen käyttöönotoista on paljon vaikeampi löytää tutkimuksia. Tämä tutkimus pyrkii löytämään vastauksia muutosjohtamisen kysymyksiin eräässä projektinhallintaohjelmiston käyttöönotossa. Tutkimus on laadullinen ja siinä sovelletaan teoriaohjaavaa analyysitapaa. Tutkimuksen alussa pyritään rakentamaan teoreettinen viitekehys lähinnä muutosjohtamisen yleisestä tutkimuskentästä käsin.
Tutkimuksen empiirinen aineisto on kerätty case-yrityksen käyttöönottohankkeen yhteydessä henkilökuntaa haastattelemalla. Haastattelut pidettiin juuri ennen ohjelmiston käyttöönottoa, mutta myös käyttöönoton jälkeen. Koska käyttäjiä oli yrityksen eri organisaatiotasoilla, myös haastatteluihin otettiin henkilöitä erikseen johdosta, projektipäälliköistä ja projektityöntekijöistä. Haastatteluun osallistui työntekijöiltä kahdelta eri paikkakunnalta. Videoimalla haastattelut pystyttiin tutkimaan myös eleiden tuottamaa informaatiota käyttäjien näkemyksistä.
Keskeisinä tuloksina voidaan pitää organisaation tavoitteiden saavuttamista käyttäjien kokemien hyötyjen kautta. Vanhat toimintamenetelmät tulee purkaa, uusi ohjelmisto uusine toimintaprosesseineen tulee viestittää henkilökunnalle selkeästi. Henkilökunnalle viestitetyn vision tulee olla vakuuttava. Kommunikaation tulee olla riittävää johdon ja muutoksen kohteina olevien työntekijöiden välillä koko muutosprosessin ajan. Muutosagenttien käyttö uuden ohjelmiston käytön puolestapuhujana helpottaa muutoksen etenemistä. Muutosvastarinta pitää kohdata keskustellen ja käyttäjiä kuunnellen. Suuri virhe on asennoitua muutosvastarintaan pelkästään johdon päättämien toimenpiteiden vastustamisena.
Ohjelmistojen käyttöönotoista on tehty tutkimuksia, mutta niissä on tutkittu lähinnä ERP-järjestelmien käyttöönottoja. Muiden ohjelmistojen käyttöönotoista on paljon vaikeampi löytää tutkimuksia. Tämä tutkimus pyrkii löytämään vastauksia muutosjohtamisen kysymyksiin eräässä projektinhallintaohjelmiston käyttöönotossa. Tutkimus on laadullinen ja siinä sovelletaan teoriaohjaavaa analyysitapaa. Tutkimuksen alussa pyritään rakentamaan teoreettinen viitekehys lähinnä muutosjohtamisen yleisestä tutkimuskentästä käsin.
Tutkimuksen empiirinen aineisto on kerätty case-yrityksen käyttöönottohankkeen yhteydessä henkilökuntaa haastattelemalla. Haastattelut pidettiin juuri ennen ohjelmiston käyttöönottoa, mutta myös käyttöönoton jälkeen. Koska käyttäjiä oli yrityksen eri organisaatiotasoilla, myös haastatteluihin otettiin henkilöitä erikseen johdosta, projektipäälliköistä ja projektityöntekijöistä. Haastatteluun osallistui työntekijöiltä kahdelta eri paikkakunnalta. Videoimalla haastattelut pystyttiin tutkimaan myös eleiden tuottamaa informaatiota käyttäjien näkemyksistä.
Keskeisinä tuloksina voidaan pitää organisaation tavoitteiden saavuttamista käyttäjien kokemien hyötyjen kautta. Vanhat toimintamenetelmät tulee purkaa, uusi ohjelmisto uusine toimintaprosesseineen tulee viestittää henkilökunnalle selkeästi. Henkilökunnalle viestitetyn vision tulee olla vakuuttava. Kommunikaation tulee olla riittävää johdon ja muutoksen kohteina olevien työntekijöiden välillä koko muutosprosessin ajan. Muutosagenttien käyttö uuden ohjelmiston käytön puolestapuhujana helpottaa muutoksen etenemistä. Muutosvastarinta pitää kohdata keskustellen ja käyttäjiä kuunnellen. Suuri virhe on asennoitua muutosvastarintaan pelkästään johdon päättämien toimenpiteiden vastustamisena.