Varovaisuutta, ahaa-elämyksiä ja tehostamismahdollisuuksia - kokemuksia lean-menetelmästä julkisella sektorilla

Abstract

Tämä tutkimus on tehty selventämään lean-menetelmästä saatuja kokemuksia ja sen soveltumista julkiselle sektorille. Lean-menetelmä on noussut julkisella sektorilla keskusteluun viime aikoina yhtenä mahdollisuutena tehostaa toimintaa. Tutkimus pyrkii selventämään julkisen sektorin kokemuksia, henkilöstön suhtautumista sekä käytännön esimerkkejä. Tutkimus nostaa esiin lean-menetelmän johtamiseen liittyviä piirteitä ja johtajan roolia sekä koko organisaatiokulttuurin muutosta. Tutkimuksen teoreettisessa osuudessa menetelmää lähestytään kehittäin: uusi julkisjohtaminen luo taustakehikon prosessijohtamiselle sekä lean-menetelmälle, joka on yksityiseltä sektorilta omaksuttu prosessijohtamisen menetelmä. Teoreettista osuutta täydentää menetelmällä saavutettava pysyvä muutos, joka vaatii organisaatiokulttuurin muuttamista.

Tutkimuksen haastatteluaineisto koostuu viidestä teemahaastattelusta (yksi ryhmähaastattelu, neljä yksilöhaastattelua). Teemahaastattelut on suoritettu lean-menetelmää soveltaneissa kuntaorganisaatioissa. Lisäksi kansainvälisiä kokemuksia on käyty läpi kolmen tutkimuksen tai artikkelin pohjalta. Aineisto sisältää käytännön kokemuksia ja kuvauksia henkilöstön suhtautumisesta aina johtajan rooliin menetelmässä.

Tutkimuksen mukaan kokemukset lean-menetelmästä julkisella sektorilla ovat olleet positiivisia. Henkilöstö pääsee itse vaikuttamaan omaan työhönsä, menetelmä etenee useissa eri prosesseissa julkisissa organisaatioissa ja johto on sitoutunut menetelmään. Kuitenkin vielä lopullinen sitoutuminen ja usko menetelmään vaatii lisää onnistumisia. Tutkimuksessa nousi esiin julkisen sektorin johdon varovaisuus ottaa käyttöön lean-menetelmä. Käytännön tasolla lean-menetelmä on hukan karsimista päivittäisestä työstä, prosessimaista toimintaa, oivalluksia sekä ajattelutavan muutosta. Myös esitetylle lean-kritiikille löydetään tutkimuksessa perusteita, mutta ne eivät suoranaisesti nousseet esiin. Mittareiden asettaminen ja sen vaikeus nousi myös esiin: tuloksia on saavutettu ja niistä on raportoitu, mutta tarkkoja mittareita tai tavoitteita ei organisaatioissa menetelmälle ole asetettu. Tavoitteita ohjaavat luottamushenkilöiden asettamat tavoitteet, jotka uskottiin menetelmällä saavutettavan.

Pysyvän muutoksen ja täyden potentiaalin saavuttaminen ei tule yksittäisten lean-työkalujen soveltamisesta vaan vaatii organisaatiokulttuurin muutosta. Pysyvään muutokseen johtava kehityskulku oli osassa organisaatioita jo havaittavissa. Uusi ajattelumalli kuului esimerkiksi johdon puhetavassa ja näkyi henkilöstön toiminnassa.

Lean-menetelmä on ottanut nyt ensimmäiset askeleensa myös Suomen julkisella sektorilla. Kaiken kaikkiaan voidaan tutkimuksen perusteella todeta, että julkisen sektorin lean-menetelmä on johdon varovaisuutta, työntekijöiden ahaa-elämyksiä sekä toiminnan tehostamismahdollisuuksia.