Arkistonseulojan informaatiohorisontti: tiedonlähteet ja kanavat ELY-keskusten edeltäjäorganisaatioiden arkistojen seulontatyössä

Abstract

Asiakirjahallinnan keskeisiä tehtäviä ovat asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta. Niillä tarkoitetaan asiakirjojen säilytysarvon määrittämistä ja siitä seuraavia säilyttämis- ja hävittämistoimenpiteitä. Vanhojen arkistoaineistojen seulonta joudutaan usein tekemään taannehtivasti, mikä on aikaa vievää ja vaatii tiedonhankintaa asiakirjojen tunnistamiseksi ja arvonmäärittämiseksi. Tämän tutkielman aiheena on arkistojen seulontatyöhön liittyvä tiedonhankinta. Tutkielmassa selvitetään, mitä tiedonlähteitä ja tiedonhankintakanavia arkistonseulojat käytävät ja mitkä ovat niiden valintaperusteet.

Tutkimus on tapaustutkimus liittyen valtion aluehallintoviranomaisina toimivien elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskusten) edeltäjäorganisaatioiden arkistojen seulonta- ja järjestämishankkeeseen. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys pohjautuu ajatuksiin kontekstista tiedonhankintaan vaikuttavana tekijänä. Tutkielmassa kuvataan ELY-keskusten arkistonseulojien tiedonhankinnan konteksti erityisesti organisaatioon ja lainsäädäntöön liittyvien tekijöiden kautta. Lisäksi muodostetaan kuva arkistonseulojien jaetusta informaatiohorisontista. Informaatiohorisontin käsite perustuu Diane Sonnenwaldin ajatuksiin. Tässä tutkimuksessa sillä tarkoitetaan kuvausta tietyssä tiedonhankintatilanteessa tiedossa olevista ja/tai käytetyistä tiedonlähteistä ja kanavista.

Tutkimusaineisto kerättiin ELY-keskusten arkistonseulojille osoitetun verkkokyselyn avulla. Kysely sisälsi avoimia kysymyksiä koskien muun muassa tiedonlähteiden käyttöä ja valintaa. Lisäksi vastaajia pyydettiin arvioimaan valikoitujen tiedonlähteiden tärkeyttä, saavutettavuutta, käytettävyyttä sekä luotettavuutta viisiportaisella asteikolla. Kyselyyn saapui 18 vastausta.

Tutkimustuloksista selvisi, että arkistonseulojat tarvitsevat tietoa erityisesti asiakirjojen säilytysajoista, arkistonmuodostuksesta sekä arkistonmuodostajan historiasta ja toiminnasta. Seulojat suosivat tiedonlähteinä arkistolaitoksen seulontapäätöksiä, normeja ja ohjeita, organisaation omia arkistonmuodostussuunnitelmia sekä työkavereita ja kollegoja. Tärkeimpinä tiedonlähteiden valintaperusteina pidetään tiedonlähteen luotettavuutta ja pakollisuutta. Muun muassa arkistolaitoksen seulontapäätösten käyttö tiedonlähteinä on välttämätöntä, koska arkistolaitoksen määräykset ovat viranomaisia velvoittavia. Arkistolaitoksen aineistoihin, kuten myös työkavereihin ja kollegoihin, luotetaan tulosten mukaan yleisemmin kuin muihin tiedonlähteisiin. Tiedonhankinnan ja tiedonlähteiden käytön ongelmana nähdään tiedon monitulkintaisuus tai tiedon puuttuminen kokonaan.