Records Management in Mobile Work

Abstract

Mobiili työ ja erilaisten mobiilivälineiden käyttö työskentelyn tukena on yleistynyt. Työ ei ole enää sidottua tiettyyn aikaan ja paikkaan, vaan informaatio- ja viestintäteknologian avulla voi työtehtäviä hoitaa paikasta riippumatta. Mobiilivälineet mahdollistavat asiakirjatiedon tuottamisen siinä missä perinteisen toimistoympäristönkin välineet. Tämä johtaa siihen, että tieto hajautuu yhä useampaan laitteeseen, tietojärjestelmään, verkkolevyille ja tallennusmedioille.

Asiakirjahallinnan tehtävänä on vastata asiakirjatiedon systemaattisesta hallinnasta organisaatiossa. Organisaation asiakirjahallinta tuottaa ohjeistuksia, tarjoaa erilaisia tiedon hallintaan liittyviä palveluita ja suunnittelee järjestelmiä asiakirjojen hallintaa varten. Oli kyse sitten julkisen tai yksityisen sektorin toimijasta, asiakirjatiedon hallinta on tärkeä osa koko organisaation muistin hallintaa. Organisaation toimintaa dokumentoidaan asiakirjoihin, joita käytetään päätöksenteon tukena ja todisteena toiminnasta.

Väitöskirjassa tutkittiin asiakirjahallintaa mobiilissa työssä. Tutkimuksessa haluttiin selvittää, minkälaisia erilaisia ominaisuuksia ja haasteita mobiili työ tuo organisaation asiakirjahallintaan ja kuinka ne on huomioitu. Tutkimus toteutettiin dokumentoituna ja kuvailevana tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin vuosina 2004-2005 ja 2009-2010 haastattelemalla yhteensä 25 mobiilia työtä tekevää henkilöä ja asiakirjahallinnan ammattilaista kolmessa suomalaisessa organisaatiossa. Haastatteluiden lisäksi aineistoina käytettiin näiden organisaatioiden asiakirjamateriaalia.

Mobiilia työtä tekevät henkilöt olivat motivoituneita asiakirjahallintaan ja sen periaatteisiin, mikäli ne tukivat heidän omia työtehtäviään. Organisaation ydintoiminnot ja tiukasti kontrolloidut ja aikataulutetut työprosessit vaikuttivat siihen, kuinka huolellisesti mobiilia työtä tekevät huolehtivat asiakirjahallinnastaan. Mobiilissa työssä ihmiset kohtasivat erilaisia asiakirjahallinnan ongelmia ja heidän oma tiedonhallintansa oli haasteellista. Organisaation menettelytavat eivät tukeneet mobiilia työtä riittävästi, ja tapausorganisaatioissa mobiilia työtä tekevät ihmiset eivät myöskään tunteneet asiakirjahallinnan ammattilaisten roolia koko tiedonhallinnan kokonaisuudessa.

Tutkimus tuo uutta tietoa mobiilien työntekijöiden asiakirjahallinnan käytännöistä ja siitä, kuinka organisaation menettelytavat tukevat mobiilia työtä. Tutkimuksen perusteella asiakirjahallinnan käytännöissä ja ohjeistuksessa ei ole otettu huomioon mobiilin informaatioteknologian käyttöä. Myös asiakirjahallinnan menetelmiä ja käytäntöjä olisi kehitettävä. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi ottaa paremmin huomioon perinteisestä toimistoympäristöstä eroavan työn tekemisen käytännöt.

Over the last decade, mobile information technology has developed rapidly and enabled a wide range of mobile work outside standard office environments. The increasing number of records created in a mobile context raises new challenges for organisational and personal records management.

This research concentrates on mobile work and records management. The objective of the thesis is to explore the challenges of organisational records management in the framework of changing information technology. The main research question is this: what are the features and challenges of mobile work with respect to records management, and how have these challenges been taken into account in organisational records management?

This study is a documented, explorative, and qualitative case study. The data collection, conducted in three Finnish organisations, included interviews of 25 people and a selection of organisational documents.

Mobile workers were motivated to manage records if it facilitated their work and that of associates. The core functions of the organisation and tightly controlled and scheduled work processes affected the users’ motivation to manage records. The findings also suggest that mobile workers’ personal information management was complicated and corporate records management was not perceived as giving effective support. Mobile workers in the case organisations were not aware of the role of records management professionals.

Overall, the study provides new information about mobile workers’ records management practices and how organisational policies support mobile work. There is no indication that mobile information technology is taken into consideration in records management practices and policies. The findings suggest that records management professionals should consider mobile and other unconventional ways of working in greater depth, especially in light of the changing requirements for information management. The findings revealed valuable knowledge of the needs related to development of records management practices, methods, and tools.