Kunnallisen hankintatoimen nykytila ja tulevaisuuden kehityssuunnat

Abstract

Kuntaorganisaation toimintaan kohdistuu tänä päivänä valtavasti erilaisia muutospaineita. Haasteita ja kehittämistarpeita aiheuttavat muun muassa lainsäädännössä tapahtuvat muutokset, jatkuva palvelutarpeiden kasvu sekä yleinen vaatimustason nousu kunnallisia palveluja kohtaan (vastinetta verorahalle -vaatimus). Vaatimusten ja tarpeiden kasvu tapahtuu samaan aikaan, kun resurssit asioiden toteuttamiseen ovat vaatimuksiin nähden rajalliset. Tällainen kehitys aiheuttaa sen, että kuntaorganisaation nykyisiä toimintamalleja ja rakenteita tulee tarkastella kriittisesti. Kuntien on etsittävä uusia tapoja toimia, joilla paremmin pystytään vastaamaan ajan tuomiin vaatimuksiin. Toimintamalleja on uudistettava toimintaympäristön muutoksiin sopeutumiseksi.

Uusien toimintamallien myötä, joilla vallitsevaan tilanteeseen pyritään sopeutumaan, on muuttanut perinteistä kuntakäsitystä. Käsitys kunnista palvelujen tuottajana on korvautunut idealla kunnista palvelujen järjestäjänä. Idean mukaan kunta voi vapaasti valita, tuottaako se tarvitsemansa kuntapalvelut itse, vai antaako se palvelutuotannon jollekin toiselle palvelutuottajalle.

Kun palveluja ja muita hankintoja tehdään oman organisaation ulkopuolelta, on hankinnat kilpailutettava asianmukaisella tavalla. Kilpailuttamisen onnistuminen ja siitä aiheutuvat hyödyt riippuvat suuressa määrin toimivista eli kilpailluista markkinoista, mutta samalla vähintään yhtä keskeisen roolin saa kunnan hankintatoimi ja sen edellytykset toimia tavoitteiden saavuttamiseksi, tehokkaalla ja asiantuntevalla tavalla. Parhaassa tapauksessa, hankintatoimen avulla voidaan saavuttaa kuntaorganisaation kannalta merkittäviä kustannussäästöjä. Hankintatoimi voi olla keskeinen strateginen toimija osana kuntaorganisaatiota ja sen menestystä. Huonoimmillaan hankintatoimi voi aiheuttaa ennakoimattomia lisäkuluja ja heikentää palvelujen saatavuutta ja vaikuttavuutta.

Tässä tutkimuksessa käsitellään kunnallisen hankintatoimen nykytilaa ja tulevaisuuden kehityssuuntia kuntien hankinnoista vastaavien viranhaltijoiden eli hallinnon näkökul-masta. Tarkastelu kohdistuu erityisesti siihen, miten hankintatoimi on eri kunnissa järjestetty ja miten hankintaprosessien suorittamisessa menetellään. Esiin nousee kaksi päätarkastelukohtaa: ensimmäinen näistä koskee hankintatoimen organisointia ja siihen kohdistuvaa ohjausta ja toinen menettelyllistä käytäntöä eli hankintaprosessien läpivientiä.

Tutkimus kohdistetaan kaikkiin suomalaisiin 20 000 ­- 40 000 ja 50 000 -­ 100 000 asukkaan kuntiin. Tiedon hankinta kohdekunnista suoritettiin laaditun kyselylomakkeen avulla. Kysely toteutettiin aikavälillä huhtikuu-kesäkuu 2006.

Tutkimuksen myötä selvisi, että kunnat voivat organisoida hankintatoimeaan hyvinkin erilaisella tavalla ja päästä silti hyvään lopputulokseen. Hankintatoimen keskittäminen tai hajauttaminen ei yksinään vaikuta merkittävästi kunnallisen hankintatoimen mahdollisuuksiin toimia tehokkaalla tavalla.

Yksittäisten kuntien kohdalla erot hankintatoimen toimintaedellytyksissä ja panostuksessa hankintatoimeen ovat kuitenkin ääripäissään merkittävät. Henkilöstömäärän riittävyys, henkilöstön osaamistaso, hankintatoimintaa ohjaavien strategioiden olemassaolo, hankintatoimen tulostavoitteiden asettaminen ja niiden toteutumisen seuranta sekä yhteistyö ovat asioita, joihin kunnissa on satsattu erilaisella intensiteetillä. Erot kuntien välillä hankintatoimen suhteen syntyvät juuri edellä mainittujen kuntien sisäisten tekijöiden kautta.

Huomionarvoista on, että palvelumarkkinoiden puute voi joissakin kunnissa aiheuttaa merkittävästikin esteitä hankintatoiminnalle, mikä karsii mahdollisuuksia järjestää palveluja vaihtoehtoisilla tavoilla. Toisaalta hankintatoimea ei nykyisellään vielä hyödynnetä kunnissa strategisessa mielessä riittävästi, vaikka palvelumarkkinoiden osalta siihen edellytykset olisivatkin.

Hankintaprosessien läpiviennissä eri kunnissa toimitaan hyvinkin erilaisilla tavoilla. Hankintaprosessiin osallistuvien henkilöiden määrä ja tehtävä-/virkanimikkeet vaihtelevat oleellisesti eri kunnissa samojen hankintojen osalta. Hankintaprosessi voidaan viedä läpi ­ kunnasta riippuen ­ joko yhden henkilön toimin tai kattavana monen henkilön vuorovaikutteisena yhteistyönä.

Kunnallisen hankintatoimen lähitulevaisuuden haasteet ja suurimmat kehittämistarpeet tulevat liittymään hankintaosaamisen koulutukseen ja kuntaorganisaation sisäisen ja ulkoisen yhteistyön lisäämiseen. Kunnallinen hankintatoimi kehittyy yhä keskitetympään suuntaan, jonka myötä ollaan siirtymässä kunnan sisällä keskitetystä hankintatoimesta ylikunnallisiin hankintatoimen osaamiskeskuksiin, joita kunnat ylläpitävät yhteisesti, joko seudullisesti, maakunnallisesti tai laajemminkin. Keskitetymmän toimintamallin myötä myös sähköiset hankintajärjestelmät pääsevät paremmin yleistymään ja kehittymään. Toimintaympäristön muutosten myötä hankintatoimi nousee yhä selvemmin kunnallisen toiminnan keskiöön. Hankintatoimea rationalisoidaan kunnissa ja sille asetetaan suuria odotuksia nykyisten ja tulevien kuntakentän läpikäymien haasteiden ratkaisemisessa.

Asiasanat: hankinta, hankintaprosessi, hankintatoimi, kehittäminen, kunnallinen, organisointi