Käyntikortista virtuaaliseksi virastoksi? : Helsingin rakennusviraston verkkosivujen uudistus tietoyhteiskuntakeskustelun ja -strategioiden valossa
GINSTRÖM, ANU-LIINA (2005)
GINSTRÖM, ANU-LIINA
2005
Tiedotusoppi - Journalism and Mass Communication
Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta - Faculty of Social Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2005-06-07
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-14800
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-14800
Tiivistelmä
Hakutermit:
kunta, tietoyhteiskunta, verkkotiedottaminen, organisaatioviestintä
Tutkin pro gradussani Helsingin rakennusviraston verkkosivujen kehittämisprojektia. Tarkastelen sen kautta, miten julkiselle sektorille strategioin ja ohjein esitettyjä tavoitteita tietoyhteiskunnan edistämisestä voi toteuttaa käytännössä. Tutkimuksen tarkoitus on sekä kehittää viraston projektikäytäntöjä että rikastaa kuvaa kunnasta tietoyhteiskunnan toimijana. Teoriaa ammennan viime aikojen tietoyhteiskuntakeskustelusta.
Tuloksena on tapaustutkimus, joka kuvaa projektin lähtökohdat, vaiheet ja lopputuloksen. Osallistuin itse projektiin havainnoitsijana ja kokijana. Tutkimusmetodinani on projektin kokonaisvaltainen, systemaattinen ja konkreettinen kuvailu. Apumetodina on projektievaluointi, joka tuottaa tietoa mm. hankkeiden tai poliittisten ohjelmien toimeenpanosta. Aineistoani ovat viraston verkkosivut ennen ja jälkeen kehittämisprojektin sekä projektidokumentaatio: projektin intranet-sivut, sähköpostit, esittelykalvot sekä projektisuunnitelma ja -aikataulu. Keskeistä aineistoa ovat myös henkilöstökyselyt, joita tein projektin osallisten keskuudessa kahdesti: kerran projektin alkutaipaleella ja toistamiseen uusien verkkosivujen valmistuttua. Molemmilla kerroilla kyselyyn vastasi noin 40 ihmistä.
Tietoyhteiskunnan ohjausta Suomessa leimaa hajanaisuus. Strategioita, ohjelmia ja ohjeita on tehty useissa eri ministeriöissä ja laitoksissa. Tässä tutkimuksessa läpi käydyssä otoksessa tyyli vaihtelee mahtipontisesta ja abstraktista maalailusta hyvinkin pikkutarkkoihin toimintaohjeisiin. Kokonaiskuvan luominen oli vaikeaa, mutta tärkeäksi näytti nousevan uuden asiointi- ja asiakaskulttuurin välittäminen organisaation ruohonjuuritasolle. Verkkoviestijän tehtävä on levittää organisaatiossaan kuvaa kansalaisista verkkoasiakkaina, joille on tarjottava hyvää palvelua tasa-arvoisesti.
Strategioista ja ohjeista oli apua viraston projektin suunnittelussa ja toimenpiteiden perustelussa, ja ne toimivat tarkistuslistoina projektin edetessä. Silti projektissa ilmeni ongelmia, joista isoimmaksi osoittautui projektin hajauttaminen osastoille.
Castells (2000) on kuvannut muutosta kohti verkostoyhteiskuntaa ja -taloutta. Hänen mainintansa mataloituvasta hierarkiasta, tiimijohtamisesta ja siirtymisestä vertikaalisista byrokratioista horisontaalisiin korporaatioihin sopivat kuvaamaan kunnissakin viime vuosina tapahtuneita muutoksia. Vallan solmukohdissa kuten ministeriöissä tai Kuntaliitossa laaditaan verkkopalvelujen kehittämisstrategioita ja -ohjelmia, joiden toteuttamiseksi hallinnon yksiköissä järjestäydytään työryhmiksi, tarvittaessa yli hallintokunta- ja kuntarajojen. Kuntahallinnonkin perusyksikkö on yhä useammin usean toimijan ja organisaation verkosto, joka reagoi herkästi muuttuvaan ja ennakoimattomaan käytännön todellisuuteen.
Myös rakennusviraston tavassa järjestäytyä ratkomaan verkkoviestinnän haasteita saattoi havaita verkostomaista kehityslogiikkaa, mutta se tulkittiin vielä jonkinlaiseksi häiriöksi tai epävarmuustekijäksi. Vallan hajautus johti epävarmuuteen yhtä hyvin projektin keskuksessa kuin sen latvuksissa. Keskuksessa kannettiin huolta osastojen itse organisoimien työryhmien tuottamista verkkosisällöistä, latvoilla taas virastotasoisen verkkopalvelukonseptin tai -strategian puutteesta. Keskeinen tutkimustulokseni onkin, että myös verkostomainen projekti tarvitsee selkeää ohjausta projektiosapuolien luottamuksen ylläpitämiseksi. Tutkimus osoitti lisäksi, että kankean keskusjohtoisuuden ja suurten ”edustuksellisten” työryhmien asemesta rakennusvirastossa pitäisi tukea osastojen omaehtoista verkkoviestinnän kehittämistä. Projektin osalliset eivät silloin ole ylhäältä nimettyjä osastojensa edustajia virallisessa toimielimessä, vaan tosi toimijoita keskustelemassa oman alansa asioiden esittämisestä verkossa. Kosketus omaan työhön on tärkeä motivaatiotekijä. Se takaa, että verkkosivuille tulee oikeaa tietoa. Tämä toimintamalli asettaa verkkoprojektin vetäjän uuteen asemaan. Hänen on ”soluttauduttava” mukaan osastojen pienryhmiin ja tehtävä niissä työtä sen eteen, että tavoitteet alkaisivat muodostua yhteisiksi, ja nurkkakuntaiset ryhmät voisivat joskus kohdata. Ymmärrys siitä mihin yhteisillä hankkeilla todella pyritään oli rakennusvirastossa nyt vielä heikkoa. Edelleen kypsyttelyä vaati myös ajatus kuntalaisesta aktiivisena toimijana, jota tuetaan avoimella ja nopealla verkkotiedottamisella.
Tieto- tai verkostoyhteiskunnan kuvauksissa painottuvat yleensä tekniikka, talous ja organisaatioiden verkostomainen kehityslogiikka. Rakennusviraston projektissa näistä lähinnä jälkimmäinen osoittautui oleellisesti tuloksiin vaikuttavaksi ja myös vaikeasti hallittavaksi. Strategioista, ohjelmista ja ohjeistakin sai heikosti eväitä. Abstraktien strategioiden ja toisaalta konkreettisten, lopputuotteeseen kiinni menevien ohjeiden välimaastossa ei ollut standarditasolle vietyjä julkisen verkkopalvelun toimintakonsepteja tai -käytäntöjä. Tämän tutkimuksen valossa eniten tilausta näyttäisikin olevan verkkopalvelun kehittämisen valmiille mallikonsepteille ja ideoille siitä, miten verkkopalvelu nivotaan osaksi toiminnan kokonaissuunnittelua. Nyt strategiat kuvaavat tavoitteet, ja tarjolla on paljon käytännön ohjeita siitä, miten ne saavutetaan teknisesti. Tutkimatta on kuitenkin, miten kadun kaivutyön projektipäällikkö saadaan kertomaan työmaastaan viestintäyksikköön tai miten erilaisia hankeseurantajärjestelmiä käyttävät yksiköt saadaan kehittämään yhteistä järjestelmää, jossa kaikki työmaatiedot ovat kaikkien tarkasteltavissa sopivilta osin myös asukkaan.
kunta, tietoyhteiskunta, verkkotiedottaminen, organisaatioviestintä
Tutkin pro gradussani Helsingin rakennusviraston verkkosivujen kehittämisprojektia. Tarkastelen sen kautta, miten julkiselle sektorille strategioin ja ohjein esitettyjä tavoitteita tietoyhteiskunnan edistämisestä voi toteuttaa käytännössä. Tutkimuksen tarkoitus on sekä kehittää viraston projektikäytäntöjä että rikastaa kuvaa kunnasta tietoyhteiskunnan toimijana. Teoriaa ammennan viime aikojen tietoyhteiskuntakeskustelusta.
Tuloksena on tapaustutkimus, joka kuvaa projektin lähtökohdat, vaiheet ja lopputuloksen. Osallistuin itse projektiin havainnoitsijana ja kokijana. Tutkimusmetodinani on projektin kokonaisvaltainen, systemaattinen ja konkreettinen kuvailu. Apumetodina on projektievaluointi, joka tuottaa tietoa mm. hankkeiden tai poliittisten ohjelmien toimeenpanosta. Aineistoani ovat viraston verkkosivut ennen ja jälkeen kehittämisprojektin sekä projektidokumentaatio: projektin intranet-sivut, sähköpostit, esittelykalvot sekä projektisuunnitelma ja -aikataulu. Keskeistä aineistoa ovat myös henkilöstökyselyt, joita tein projektin osallisten keskuudessa kahdesti: kerran projektin alkutaipaleella ja toistamiseen uusien verkkosivujen valmistuttua. Molemmilla kerroilla kyselyyn vastasi noin 40 ihmistä.
Tietoyhteiskunnan ohjausta Suomessa leimaa hajanaisuus. Strategioita, ohjelmia ja ohjeita on tehty useissa eri ministeriöissä ja laitoksissa. Tässä tutkimuksessa läpi käydyssä otoksessa tyyli vaihtelee mahtipontisesta ja abstraktista maalailusta hyvinkin pikkutarkkoihin toimintaohjeisiin. Kokonaiskuvan luominen oli vaikeaa, mutta tärkeäksi näytti nousevan uuden asiointi- ja asiakaskulttuurin välittäminen organisaation ruohonjuuritasolle. Verkkoviestijän tehtävä on levittää organisaatiossaan kuvaa kansalaisista verkkoasiakkaina, joille on tarjottava hyvää palvelua tasa-arvoisesti.
Strategioista ja ohjeista oli apua viraston projektin suunnittelussa ja toimenpiteiden perustelussa, ja ne toimivat tarkistuslistoina projektin edetessä. Silti projektissa ilmeni ongelmia, joista isoimmaksi osoittautui projektin hajauttaminen osastoille.
Castells (2000) on kuvannut muutosta kohti verkostoyhteiskuntaa ja -taloutta. Hänen mainintansa mataloituvasta hierarkiasta, tiimijohtamisesta ja siirtymisestä vertikaalisista byrokratioista horisontaalisiin korporaatioihin sopivat kuvaamaan kunnissakin viime vuosina tapahtuneita muutoksia. Vallan solmukohdissa kuten ministeriöissä tai Kuntaliitossa laaditaan verkkopalvelujen kehittämisstrategioita ja -ohjelmia, joiden toteuttamiseksi hallinnon yksiköissä järjestäydytään työryhmiksi, tarvittaessa yli hallintokunta- ja kuntarajojen. Kuntahallinnonkin perusyksikkö on yhä useammin usean toimijan ja organisaation verkosto, joka reagoi herkästi muuttuvaan ja ennakoimattomaan käytännön todellisuuteen.
Myös rakennusviraston tavassa järjestäytyä ratkomaan verkkoviestinnän haasteita saattoi havaita verkostomaista kehityslogiikkaa, mutta se tulkittiin vielä jonkinlaiseksi häiriöksi tai epävarmuustekijäksi. Vallan hajautus johti epävarmuuteen yhtä hyvin projektin keskuksessa kuin sen latvuksissa. Keskuksessa kannettiin huolta osastojen itse organisoimien työryhmien tuottamista verkkosisällöistä, latvoilla taas virastotasoisen verkkopalvelukonseptin tai -strategian puutteesta. Keskeinen tutkimustulokseni onkin, että myös verkostomainen projekti tarvitsee selkeää ohjausta projektiosapuolien luottamuksen ylläpitämiseksi. Tutkimus osoitti lisäksi, että kankean keskusjohtoisuuden ja suurten ”edustuksellisten” työryhmien asemesta rakennusvirastossa pitäisi tukea osastojen omaehtoista verkkoviestinnän kehittämistä. Projektin osalliset eivät silloin ole ylhäältä nimettyjä osastojensa edustajia virallisessa toimielimessä, vaan tosi toimijoita keskustelemassa oman alansa asioiden esittämisestä verkossa. Kosketus omaan työhön on tärkeä motivaatiotekijä. Se takaa, että verkkosivuille tulee oikeaa tietoa. Tämä toimintamalli asettaa verkkoprojektin vetäjän uuteen asemaan. Hänen on ”soluttauduttava” mukaan osastojen pienryhmiin ja tehtävä niissä työtä sen eteen, että tavoitteet alkaisivat muodostua yhteisiksi, ja nurkkakuntaiset ryhmät voisivat joskus kohdata. Ymmärrys siitä mihin yhteisillä hankkeilla todella pyritään oli rakennusvirastossa nyt vielä heikkoa. Edelleen kypsyttelyä vaati myös ajatus kuntalaisesta aktiivisena toimijana, jota tuetaan avoimella ja nopealla verkkotiedottamisella.
Tieto- tai verkostoyhteiskunnan kuvauksissa painottuvat yleensä tekniikka, talous ja organisaatioiden verkostomainen kehityslogiikka. Rakennusviraston projektissa näistä lähinnä jälkimmäinen osoittautui oleellisesti tuloksiin vaikuttavaksi ja myös vaikeasti hallittavaksi. Strategioista, ohjelmista ja ohjeistakin sai heikosti eväitä. Abstraktien strategioiden ja toisaalta konkreettisten, lopputuotteeseen kiinni menevien ohjeiden välimaastossa ei ollut standarditasolle vietyjä julkisen verkkopalvelun toimintakonsepteja tai -käytäntöjä. Tämän tutkimuksen valossa eniten tilausta näyttäisikin olevan verkkopalvelun kehittämisen valmiille mallikonsepteille ja ideoille siitä, miten verkkopalvelu nivotaan osaksi toiminnan kokonaissuunnittelua. Nyt strategiat kuvaavat tavoitteet, ja tarjolla on paljon käytännön ohjeita siitä, miten ne saavutetaan teknisesti. Tutkimatta on kuitenkin, miten kadun kaivutyön projektipäällikkö saadaan kertomaan työmaastaan viestintäyksikköön tai miten erilaisia hankeseurantajärjestelmiä käyttävät yksiköt saadaan kehittämään yhteistä järjestelmää, jossa kaikki työmaatiedot ovat kaikkien tarkasteltavissa sopivilta osin myös asukkaan.