Sisäisen viestinnän merkitykset ja arvostukset - Casetutkimus teräsrakennusteollisuudesta
MOILANEN, TARJA (2004)
MOILANEN, TARJA
2004
Sosiaalipsykologia - Social Psychology
Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta - Faculty of Social Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2004-12-20
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-14326
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-14326
Sisällysluettelo
1 Johdanto 6 2 Tutkimuksen asemointi 9 2.1 Kohdeyritys 9 2.2 Tutkimuksen tavoite 13 3 Organisaatiot ja viestintä käsitteet ja tutkimus 14 3.1 Keskeiset käsitteet ja niiden sisältö 14 3.1.1 Viestintä 14 3.1.2 Organisaatioviestintä 16 3.1.3 Sisäinen viestintä ja sen alalajeja 19 3.2 Organisaatioiden viestintätutkimuksen taustat 25 3.3 Kulttuurinäkökulman esiinnousu viestinnässä 27 3.4 Organisaatiokulttuuri ja viestintäkulttuuri 28 3.5 Keskeisiä tutkimustuloksia 37 4 Tutkimusaineisto ja menetelmät 44 4.1 Tapaustutkimus 44 4.2 Viestinnän tutkimusmenetelmiä 45 4.3 Tutkimusaineisto- ja menetelmät 47 4.4 Tutkimusprosessi 53 4.5 Aineiston käsittely ja analyysi 56 4.6 Aineiston edustavuus 58 4.7 Aineiston luotettavuus 59 4.8 Eettiset kysymykset 63 5 Rannilan sisäisen viestinnän merkitykset ja arvostukset 65 5.1 Viestintäjärjestelmän käyttö 65 5.1.1 Tiedonkulun kanavat 65 5.1.2 Tietosisällöt 68 5.1.3 Omatoiminen viestintä 75 5.2 Esimiesviestintä ja organisaation toimintatavat 76 5.2.1 Esimiesviestintä 76 5.2.2 Esimiehen viestintätilanteet 82 5.2.3 Viestinnän järjestelyt ja säännöt 86 5.3 Horisontaalinen keskinäisviestintä 86 5.3.1 Ilmapiiri 86 5.3.2 Ryhmäarvostukset 88 5.4 Viestintäprosessin toimivuus 91 5.4.1 Viestintätyytyväisyys 91 5.4.2 Vahvuudet ja heikkoudet 95 5.4.3 Onnistumis- ja epäonnistumistekijät 96 5.4.4 Kehityskohteet 105 6 Johtopäätökset 108 6.1 Tutkimuksen tarkoitus ja toteutus 108 6.2 Tulosten pohdintaa 110 6.3 Käytännön kehitysehdotukset 117 6.4 Jatkotutkimusaiheita 120 Lähteet 122 Liitteet 126
Tiivistelmä
Hakutermit:
viestintäkulttuuri, organisaatioviestintä, sisäinen viestintä, merkitykset
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää toimeksiannon pohjalta Rannila Steel Oy:ssä henkilöstön sisäiseen viestintään liittämiä merkityksiä ja arvostuksia. Tutkimuksen lähtökohta oli käytännönläheinen: sen avulla haluttiin tuottaa sisäiseen viestintään liittyviä kehitysehdotuksia. Viestintää tutkittiin kulttuurisesta näkökulmasta triangulaation avulla, jolloin tutkimusaineistona oli kysely, jonka tuloksia oli mahdollista verrata organisaatiossa vuonna 1999 tehtyyn kyselyyn sekä teemahaastattelut. Kulttuurinen näkökulma ja pitkälti laadullinen tutkimusmenetelmä eroaa perinteisestä suomalaisesta tutkimusasettelusta.
Tutkimuksen teoreettinen pohja rakentui pitkälti Tilevin (1994) viestintäkulttuurin määritelmälle sekä Tukiaisen yhteisöviestinnän agendamallin (1999) viestintäkulttuurin ulottuvuuksille. Näin ollen viestintään liitettyjen merkitysten ja arvostusten nähtiin ilmenevän viestintäjärjestelmän käytön, esimiesviestinnän ja organisaation toimintatapojen, horisontaalisen keskinäisviestinnän ja viestintäprosessin toimivuuden ulottuvuuksilla. Näistä ensimmäistä ulottuvuutta tutkittiin pitkälti OCD (Organisational Communication Development) tutkimusten tavoin perehtymällä viestinnän kanava- ja tietovajeisiin.
Tutkimuksen perusteella voi sanoa, että kohdeyrityksen sisäinen viestintään liitetyt merkitykset ja arvostukset olivat moninaisia, osin toisiaan tukevia ja osin ristiriitaisia. Kokonaisuutena sisäistä viestintäprosessia ei pidetty kovinkaan toimivana. Merkityksissä ilmeni eroja myynti-tuotanto jaottelulla sekä joissain tapauksissa organisaatioaseman mukaan. Vahvuudet löytyivät sähköisistä kanavista, hyvistä henkilösuhteista ja avoimesta ilmapiiristä, kun taas heikkouksina pidettiin oleellisen tiedon viestimättä jäämistä sekä huhumyllyjä. Myönteisiä merkityksiä tuottivat tehokas organisoituminen, vaikutusmahdollisuuksien antaminen, ennakoiva, suunnitelmallinen ja nopea viestintä sekä epäviralliset, yhteistyötä lisäävät käytännöt. Kielteisiä merkityksiä aiheuttivat vääräaikainen tai liian vähäinen viestintä, tehoton organisoituminen, vaikutusmahdollisuuksien puute, väärä tiedonkulun kanava, yksilöistä johtuvat epäonnistumistekijät, väärinymmärrykset ja pelisääntöjen rikkominen.
Tulokset osoittavat viestintäjärjestelmässä ilmenevän puutteita erityisesti esimiesviestinnän kanavassa ja tietosisällöissä tulevaisuuden asioissa, muutoksissa sekä palautteessa. Nämä tulokset noudattavat suomalaisista organisaatioista saatuja tuloksia, ainoastaan tuotannon työntekijöiden kohdalla tilanne oli parantunut aiemmasta ja erot organisaatioasemien suhteen olivat tasaantuneet. Esimiesviestinnän ja organisaation toimintatapojen ulottuvuudessa esimiesviestintään liittyi toiveita esimiesviestinnän kasvokkaisuudesta. Horisontaalisen keskinäisviestinnän merkitys ilmeni tarpeena epävirallisen, erityisesti osastojen välisen kanssakäymisen lisäämiseen, sillä kohdeorganisaatiossa on hyvin voimakkaasti osastoiduttu.
Kokonaisuudessa tutkimus osoitti kohdeorganisaatiossa olevan tarpeen sisäisen viestinnän tilanteen selvittämiseen ja tämän pohjalta sisäisen viestinnän koordinoimiselle, esimiesviestinnän merkityksen esiintuomiselle ja esimiesviestinnän taitojen kehittämiselle sekä organisaation yhtenäisyyttä lisäävien käytäntöjen kehittämiselle. Tapaustutkimus osoittaa yleisempiäkin piirteistä kotimaisesta organisaatioviestinnästä: yhä edelleenkään sen merkitystä ei ole ymmärretty eikä tutkimustulosten esiintuomisesta huolimatta asioihin ole tartuttu.
viestintäkulttuuri, organisaatioviestintä, sisäinen viestintä, merkitykset
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää toimeksiannon pohjalta Rannila Steel Oy:ssä henkilöstön sisäiseen viestintään liittämiä merkityksiä ja arvostuksia. Tutkimuksen lähtökohta oli käytännönläheinen: sen avulla haluttiin tuottaa sisäiseen viestintään liittyviä kehitysehdotuksia. Viestintää tutkittiin kulttuurisesta näkökulmasta triangulaation avulla, jolloin tutkimusaineistona oli kysely, jonka tuloksia oli mahdollista verrata organisaatiossa vuonna 1999 tehtyyn kyselyyn sekä teemahaastattelut. Kulttuurinen näkökulma ja pitkälti laadullinen tutkimusmenetelmä eroaa perinteisestä suomalaisesta tutkimusasettelusta.
Tutkimuksen teoreettinen pohja rakentui pitkälti Tilevin (1994) viestintäkulttuurin määritelmälle sekä Tukiaisen yhteisöviestinnän agendamallin (1999) viestintäkulttuurin ulottuvuuksille. Näin ollen viestintään liitettyjen merkitysten ja arvostusten nähtiin ilmenevän viestintäjärjestelmän käytön, esimiesviestinnän ja organisaation toimintatapojen, horisontaalisen keskinäisviestinnän ja viestintäprosessin toimivuuden ulottuvuuksilla. Näistä ensimmäistä ulottuvuutta tutkittiin pitkälti OCD (Organisational Communication Development) tutkimusten tavoin perehtymällä viestinnän kanava- ja tietovajeisiin.
Tutkimuksen perusteella voi sanoa, että kohdeyrityksen sisäinen viestintään liitetyt merkitykset ja arvostukset olivat moninaisia, osin toisiaan tukevia ja osin ristiriitaisia. Kokonaisuutena sisäistä viestintäprosessia ei pidetty kovinkaan toimivana. Merkityksissä ilmeni eroja myynti-tuotanto jaottelulla sekä joissain tapauksissa organisaatioaseman mukaan. Vahvuudet löytyivät sähköisistä kanavista, hyvistä henkilösuhteista ja avoimesta ilmapiiristä, kun taas heikkouksina pidettiin oleellisen tiedon viestimättä jäämistä sekä huhumyllyjä. Myönteisiä merkityksiä tuottivat tehokas organisoituminen, vaikutusmahdollisuuksien antaminen, ennakoiva, suunnitelmallinen ja nopea viestintä sekä epäviralliset, yhteistyötä lisäävät käytännöt. Kielteisiä merkityksiä aiheuttivat vääräaikainen tai liian vähäinen viestintä, tehoton organisoituminen, vaikutusmahdollisuuksien puute, väärä tiedonkulun kanava, yksilöistä johtuvat epäonnistumistekijät, väärinymmärrykset ja pelisääntöjen rikkominen.
Tulokset osoittavat viestintäjärjestelmässä ilmenevän puutteita erityisesti esimiesviestinnän kanavassa ja tietosisällöissä tulevaisuuden asioissa, muutoksissa sekä palautteessa. Nämä tulokset noudattavat suomalaisista organisaatioista saatuja tuloksia, ainoastaan tuotannon työntekijöiden kohdalla tilanne oli parantunut aiemmasta ja erot organisaatioasemien suhteen olivat tasaantuneet. Esimiesviestinnän ja organisaation toimintatapojen ulottuvuudessa esimiesviestintään liittyi toiveita esimiesviestinnän kasvokkaisuudesta. Horisontaalisen keskinäisviestinnän merkitys ilmeni tarpeena epävirallisen, erityisesti osastojen välisen kanssakäymisen lisäämiseen, sillä kohdeorganisaatiossa on hyvin voimakkaasti osastoiduttu.
Kokonaisuudessa tutkimus osoitti kohdeorganisaatiossa olevan tarpeen sisäisen viestinnän tilanteen selvittämiseen ja tämän pohjalta sisäisen viestinnän koordinoimiselle, esimiesviestinnän merkityksen esiintuomiselle ja esimiesviestinnän taitojen kehittämiselle sekä organisaation yhtenäisyyttä lisäävien käytäntöjen kehittämiselle. Tapaustutkimus osoittaa yleisempiäkin piirteistä kotimaisesta organisaatioviestinnästä: yhä edelleenkään sen merkitystä ei ole ymmärretty eikä tutkimustulosten esiintuomisesta huolimatta asioihin ole tartuttu.