Dokumentaation luettavuus ja ymmärrettävyys - useiden muuttujien summa.
SALOMAA, TEIJA (2004)
Tässä tietueessa ei ole kokotekstiä saatavilla Treposta, ainoastaan metadata.
SALOMAA, TEIJA
2004
Käännöstiede (englanti) - Translation Studies (English)
Humanistinen tiedekunta - Faculty of Humanities
Hyväksymispäivämäärä
2004-05-19Sisällysluettelo
1 JOHDANTO 4 1.1 Tutkimustavoitteet ja -menetelmät 6 1.2 Tutkimuksen rakenne 8 2 TEKNISEN DOKUMENTAATION TUOTTAMINEN 10 2.1 Teknisen dokumentaation luonne 10 2.2 Teknisen viestijän ammattitaito 11 3 TEKNISEN DOKUMENTAATION HYÖDYNTÄMINEN 13 3.1 Lukijan henkilökohtaiset ominaisuudet ja valmiudet 15 3.2 Dokumentaation lukutavat ja -motiivit 17 3.3 Tekstin ominaisuudet 19 3.3.1 Luettavuus ja ymmärrettävyys 22 3.3.2 Saavutettavuus ja selkeys 24 3.3.3 Käytettävyys 25 3.4 Lukeminen ja ymmärtäminen kognitiivisina toimintoina 27 3.4.1 Lukeminen ja lukustrategiat 29 3.4.2 Ymmärtäminen ja ymmärtämisstrategiat 31 4 TEKNINEN DOKUMENTAATIO KÄYTETTÄVYYSTESTISSÄ 35 4.1 Testidokumenttien valinta ja heuristinen analyysi 36 4.1.1 Muuttoilmoitus 37 4.1.2 Jätemaksutaksa 39 4.1.3 Vanhuuseläkehakemus 42 4.1.4 Verenpainemittarin käyttöohje 43 4.1.5 Käytettävyysongelmat ja testihypoteesit 47 4.2 Testihenkilöiden tausta ja testiasetelmat 50 4.3 Dokumenttien ensitestaus 55 4.4 Dokumenttien editointi 65 4.4.1 Teknisen viestinnän konventioita 66 4.4.2 Suomalaisen selkokielen periaatteita 67 4.4.3 Selkeäkielisyyden periaatteita (Plain English & Plain Language) 70 4.4.4 Alkuperäisiin dokumentteihin tehdyt muutokset 72 4.5 Muokattujen dokumenttien testaus 77 4.6 Käytettävyystestin tulokset ja johtopäätökset 83 5 PÄÄTELMÄT 89 LÄHTEET 93 ENGLISH SUMMARY 98 LIITTEET 117
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, kuvailla ja testata dokumentaation luettavuuteen ja ymmärrettävyyteen vaikuttavia seikkoja.
Tutkimuksessa tutustutaan kohderyhmien käyttäytymiseen lukutilanteissa sekä kognitiivisen psykologian näkemysten kautta että empiirisen käytettävyystestin avulla. Dokumentaation hyödyntämistä tarkastellaan soveltaen Brownin, Campionen ja Dayn kehittämää tekstin prosessoinnin nelikantamallia. Lukijan henkilökohtaiset ominaisuudet ja valmiudet, dokumentaation lukutavat ja -motiivit, tekstin ominaisuudet sekä lukemiseen ja ymmärtämiseen liittyvät kognitiiviset toiminnot esitellään tutkimuksen teoriaosuudessa.
Tutkimusaineistona käytettiin neljää käytännönläheistä dokumenttitekstiä, ja testihenkilöinä toimivat yli 50-vuotiaat suomalaiset aikuiset. Ensin dokumenttien ominaisuudet analysoitiin dokumentaatioheuristiikkojen avulla ja dokumenteissa esiintyvät käytettävyysongelmat arvioitiin vakavuusasteen mukaan. Tämän jälkeen alkuperäiset dokumentit testattiin ja editoitiin ensimmäisen testikierroksen palautteen, teknisen viestinnän konventioiden sekä selkeäkielisyysajatusten pohjalta. Lopuksi myös editoidut dokumentit testattiin, jolloin voitiin verrata testikertojen tuloksia toisiinsa ja todeta testihypoteesien paikkansapitävyys.
Käytettävyystesti todisti ensinnäkin sen, että dokumentaation kannalta paras lopputulos saavutetaan, kun noudatetaan iteratiivisen dokumentointiprosessin periaatteita ja työstetään tekstejä yhteistyössä kohdeyleisön kanssa. Toiseksi testi vahvisti käsityksen, jonka mukaan kohderyhmän eri yksilöt toimivat lukutilanteissa aina omalla tavallaan: kukin lukija valitsee parhaaksi katsomansa lukutavan ja strategian tilannekohtaisesti ja tulkitsee tekstin sisällön omista lähtökohdistaan käsin. Tämän lisäksi testitulokset kertoivat, että lukijat hyödyntävät dokumentaatiota ensisijaisesti yksittäisten ongelmien ratkaisussa, eivätkä pidä tarpeellisena koko tekstisisällön ymmärtämistä ja sisäistämistä.
Tutkimuksen kokonaistulokset osoittavat, että teknisellä viestijällä on hyvät mahdollisuudet onnistua tuottamaan kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten soveltuvaa, luettavaa ja ymmärrettävää dokumentaatiota, kun hänet perehdytetään kunnolla kohderyhmän toimintaan vaikuttaviin perustekijöihin, tekstin ominaisuuksiin, lukemistapahtuman kulkuun sekä tekstin ja lukijan vuorovaikutukseen.
Asiasanat: tekninen dokumentaatio, luettavuus, ymmärrettävyys, selkeys, käytettävyys
Tutkimuksessa tutustutaan kohderyhmien käyttäytymiseen lukutilanteissa sekä kognitiivisen psykologian näkemysten kautta että empiirisen käytettävyystestin avulla. Dokumentaation hyödyntämistä tarkastellaan soveltaen Brownin, Campionen ja Dayn kehittämää tekstin prosessoinnin nelikantamallia. Lukijan henkilökohtaiset ominaisuudet ja valmiudet, dokumentaation lukutavat ja -motiivit, tekstin ominaisuudet sekä lukemiseen ja ymmärtämiseen liittyvät kognitiiviset toiminnot esitellään tutkimuksen teoriaosuudessa.
Tutkimusaineistona käytettiin neljää käytännönläheistä dokumenttitekstiä, ja testihenkilöinä toimivat yli 50-vuotiaat suomalaiset aikuiset. Ensin dokumenttien ominaisuudet analysoitiin dokumentaatioheuristiikkojen avulla ja dokumenteissa esiintyvät käytettävyysongelmat arvioitiin vakavuusasteen mukaan. Tämän jälkeen alkuperäiset dokumentit testattiin ja editoitiin ensimmäisen testikierroksen palautteen, teknisen viestinnän konventioiden sekä selkeäkielisyysajatusten pohjalta. Lopuksi myös editoidut dokumentit testattiin, jolloin voitiin verrata testikertojen tuloksia toisiinsa ja todeta testihypoteesien paikkansapitävyys.
Käytettävyystesti todisti ensinnäkin sen, että dokumentaation kannalta paras lopputulos saavutetaan, kun noudatetaan iteratiivisen dokumentointiprosessin periaatteita ja työstetään tekstejä yhteistyössä kohdeyleisön kanssa. Toiseksi testi vahvisti käsityksen, jonka mukaan kohderyhmän eri yksilöt toimivat lukutilanteissa aina omalla tavallaan: kukin lukija valitsee parhaaksi katsomansa lukutavan ja strategian tilannekohtaisesti ja tulkitsee tekstin sisällön omista lähtökohdistaan käsin. Tämän lisäksi testitulokset kertoivat, että lukijat hyödyntävät dokumentaatiota ensisijaisesti yksittäisten ongelmien ratkaisussa, eivätkä pidä tarpeellisena koko tekstisisällön ymmärtämistä ja sisäistämistä.
Tutkimuksen kokonaistulokset osoittavat, että teknisellä viestijällä on hyvät mahdollisuudet onnistua tuottamaan kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten soveltuvaa, luettavaa ja ymmärrettävää dokumentaatiota, kun hänet perehdytetään kunnolla kohderyhmän toimintaan vaikuttaviin perustekijöihin, tekstin ominaisuuksiin, lukemistapahtuman kulkuun sekä tekstin ja lukijan vuorovaikutukseen.
Asiasanat: tekninen dokumentaatio, luettavuus, ymmärrettävyys, selkeys, käytettävyys