Kuinka organisaation sisäinen viestintä vastaa työntekijöiden tiedontarpeisiin? Tutkimus Suomen Pankin formaalista ja informaalista sisäisestä viestinnästä.

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena on ollut selvittää kuinka organisaation sisäinen viestintä vastaa työntekijöidensä tiedontarpeisiin. Tätä tutkittiin selvittämällä sellaisia työntekijöiden tiedontarpeita, joihin he pääasiassa etsivät tietoa sisäisen viestinnän avulla. Tutkittiin myös kuinka sisäinen formaali viestintä on järjestetty Suomen Pankissa ja millaista informaalia viestintää organisaation sisällä tapahtuu.

Tutkimus liittyy ammatillisen tiedon tarpeiden ja hankinnan tutkimukseen, mutta eroaa perinteisestä asettelusta siinä, että tutkimus keskittyy sisäisen viestinnän kautta tapahtuvaan tiedonhankintaan ja työntekijöiden työtehtäviin liittyvät tiedontarpeet on rajattu tutkimusalueen ulkopuolelle. Tärkeimpänä tutkimusmallina toimi Tom D. Wilsonin (1996) täydennetty tiedollisen käyttäytymisen malli, jonka lisäksi tutkimuksen kannalta tärkeimpiä näkökulmia lisättiin mukaan Leckien, Pettigrewn & Sylvainin (1996) ammatillisen tiedonhankinnan mallin, Wilsonin (1999) tiedonhankinnan ja viestinnän yhdistävän mallin sekä Åbergin (2000) organisaatioviestinnän mallin pohjalta. Tutkimus toteutettiin haastattelemalla Suomen Pankin Tiedotusyksikön työntekijöitä sekä tutustumalla sisäisen viestinnän toteutukseen Suomen Pankissa. Työntekijöiden tiedontarpeita ja sisäisen viestinnän hyödyntämistä tiedonhankintaan selvitettiin haastattelemalla yhteensä 14 työntekijää kahdelta eri osastolta.

Tutkimuksen perusteella työntekijöiden tiedontarpeet jaettiin kahteen eri pääryhmään, 1) orientoivan tiedon tarpeisiin ja 2) muutostilanteista syntyviin tiedontarpeisiin. Orientoivan tiedon tarpeet syntyvät yleensä työntekijän omasta kiinnostuksesta tai velvollisuudesta työrooliin ja työyhteisöön liittyen ja muutostilanteisiin liittyvät tiedontarpeet oletetusta tai odotetusta muutostilanteesta johtuvasta epävarmuudesta tulevaisuuden suhteen.

Tutkimuksen perusteella voidaan sanoa, että Suomen Pankin sisäinen viestintä palvelee varsin hyvin työntekijöiden orientoivan tiedon tarpeita ja hankintaa tarjoamalla laajasti ajankohtaista tietoa käyttäen monipuolisia viestintävaihtoehtoja, kuten intranetiä ja paperimuotoisia julkaisuja. Muutostilanteisiin liittyvissä tiedontarpeissa Suomen Pankin sisäinen viestintä ei kaikilta osin ole toiminut työntekijöitä tyydyttävällä tavalla. Usein viestintä muutostilanteissa ja oletetuissa muutostilanteissa oli liian hidasta eikä toiminut molemminsuuntaisesti palvellen työntekijöiden aktiivista tiedonhankintaa.

Informaali viestintä on Suomen Pankissa hyvin aktiivista etenkin osastojen ja toimistojen sisällä, mutta jonkin verran myös yli osastorajojen. Informaalilla viestinnällä on tärkeä rooli erilaisten asioiden valmistelutyössä sekä ajankohtaisten aiheiden ymmärtämisessä. Informaalin viestinnän tutkimisen kautta voidaan kuitenkin todeta myös formaalin viestinnän ongelmakohtia. Suomen Pankin ongelmana on ollut liian hidas virallinen tiedotus erilaisissa käsittelyn alla olevissa asioissa, jolloin tieto on usein lähtenyt aikaisemmin epävirallisia kanavia pitkin liikkeelle.

Tutkimuksessa pyrittiin selvittämään sitä, kuinka sisäinen viestintä vastaa työntekijöiden tiedontarpeisiin. Empiirisen aineiston avulla tätä ongelmaa pystytään selvittämään hyvin, vaikka laajempi tutkimusjoukko useammalta Suomen Pankin osastolta olisi saattanut tuoda tutkimukseen lisänäkökulmia. Suomen Pankin kannalta tutkimus tarjoaa erityyppistä tietoa työntekijöiden sisäisen viestinnän käytöstä ja tyytyväisyydestä siihen kuin aiemmat kvantitatiiviset selvitykset ja on sen vuoksi tärkeä lisänäkökulma sisäisen viestinnän kehittämiseen.