Työnkulun hallinnan kehittämismenetelmä (K-PEST)

Abstract

Organisaation toimintaa tarkastellaan nykyään yhä useammin prosessinäkökulmasta. Toimintaa kehitetään prosesseja uudistamalla ja automatisoimalla eli tukemalla prosessin koordinointia tietokoneohjelmistolla. Prosessien automatisointi työnkulun hallintajärjestelmillä on vähitellen edennyt kaikentyyppisiin, myös hallinnollisiin prosesseihin. Kuitenkaan yleisiä ja kattavia menetelmiä työnkulun hallintajärjestelmien kehittämistyöhön ei ole esitetty. Olemassa olevissa menetelmissä on puutteita erityisesti liiketoiminta-analyysissä: kehitettävän järjestelmän liiketoiminnallista ja sosiaalista ympäristöä ei oteta riittävästi huomioon. Aina ei myöskään ole tiedostettu liiketoiminta- ja järjestelmämallinnuksen keskinäistä sopivuutta. Tässä kirjallisuustutkielmassa esitetään työnkulun hallinnan kehittämiseen K-PEST -menetelmä. K-PEST:in yleisenä viitekehyksenä käytetään pehmeää järjestelmämenetelmää (soft systems methodology) täydennettynä näkemyksellä, että organisaatio on olemukseltaan sosiotekninen järjestelmä. Tämän näkemyksen mukaan vain ympäristöönsä sopivat teknologiamuutokset onnistuvat ja toteutettavat teknologiamuutokset aiheuttavat muutospaineita organisaation strategiaan, kulttuuriin, rakenteeseen, toimintaan ja henkilöstön hallintaan. Kehitystyön lähtökohtana ei K-PEST:issä nähdä ratkaistavaa ongelmaa, vaan ongelmatilanne, joka tulee ymmärtää riittävän kattavasti ongelman määrittämiseksi. Sekä liiketoiminnan että tietojärjestelmien mallintamiseen suositellaan menetelmässä UML:ää (Unified Modelling Language). K-PEST -menetelmää soveltavan organisaation on suosittava henkilöstön aktiivista osallistumista ja sen on omattava riittävät teknologiset ja taloudelliset edellytykset kehitystyön onnistumiseksi. Menetelmän voidaan arvioida täyttävän sille asetetut vaatimukset, mutta useiden osamenetelmien olemassaolo tekee kehitystyöstä käytännössä haastavan ja menetelmän käytettävyyttä tulisi parantaa.