Usability of Vaisala's Customer Documentation
NIKANDER, TIINA (2003)
2003
Englantilainen filologia - English Philology
Humanistinen tiedekunta - Faculty of Humanities
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2003-06-16
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-12117
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-12117
Sisällysluettelo
Table of Contents 1. Introduction 4 2. Theoretical Background 6 2.1. Technical Communication Theory 6 2.1.1. Definitions of Technical Communication 7 2.1.2. Technical Communication Professionals 13 2.1.3. Products of Technical Communication 14 2.1.4. Technical Communication Process 16 2.1.5. Style of Technical Communication 18 2.2. Usability Theory 20 2.2.1. Definitions of Usability 20 2.2.2. Measuring Usability 24 2.2.3. Testing Usability 26 2.3. Accessibility Theory 32 2.3.1. Definitions of Accessibility 32 2.3.2. Accessibility Components 35 2.3.3. Measuring Accessibility 41 3. Vaisala as a Company 43 3.1. Technical Documentation in Vaisala 44 3.1.1. Manuals in Vaisala 44 3.1.2. Documentation Process in Vaisala 46 4. Materials 48 5. Methods 51 5.1. Accessibility Analysis 51 5.1.1. Terminology 52 5.1.2. Simplified English 53 5.1.3. Authenticity of Procedures 54 5.2. Usability Test 54 5.2.1. Key Features 54 5.2.2. User Comments 55 5.2.3. Test Users 56 5.2.4. Test Tasks 58 5.2.5. Pilot Testing 59 6. Results 61 6.1. Accessibility Analysis Results 61 6.1.1. Practice Task 1 61 6.1.2. Practice Task 2 62 6.1.3. Task 1 62 6.1.4. Task 2 67 6.1.5. Task 3 71 6.1.6. Task 4 76 6.1.7. Summary of the Accessibility Analysis Results 81 6.2. Usability Test Results 87 6.2.1. Practice Tasks 1 and 2 87 6.2.2. Task 1 88 6.2.3. Task 2 90 6.2.4. Task 3 91 6.2.5. Task 4 92 6.2.6. Summary of the Usability Test Results 95 6.3. User Comments from the Usability Tests 97 6.3.1. Test Related Questions 97 6.3.2. DigiCORA III Related Questions 98 6.3.3. Manual Set Related Questions 99 6.3.4. Summary of User Comments 103 6.4. Final Results 104 7. Conclusions 106 8. Bibliography 109 8.1. Primary Sources 109 8.2. Other References 109 Appendix: Questionnaire
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli perehtyä säähavaintolaitteistoa valmistavan Vaisalan asiakasdokumentaatioon ja tutkia sen käytettävyyttä. Toisin sanoen, tavoitteena oli selvittää pystyvätkö Vaisalan asiakkaat käyttämään Vaisalan tuotteita ja suorittamaan tarvittavat tehtävät tuotteiden mukana saamiensa käyttöohjeiden avulla. Koska Vaisalan koko asiakasdokumentaatiota oli mahdotonta tutkia, kohteeksi valittiin DigiCORA III Sounding System -niminen tuote ja sen seitsemän manuaalia sisältävä asiakasdokumentaatio. Näistä seitsemästä manuaalista valittiin vielä neljä katkelmaa tarkempaa tutkimusta varten.
Tutkimuksessa hyödynnettiin kahta teoriaa, käytettävyyttä (usability) ja helppoymmärteisyyttä (accessibility). Tutkimus muodostui kahdesta vaiheesta. Ensimmäisessä vaiheessa valitut manuaalikatkelmat analysoitiin helppoymmärteisyysteorian (accessibility) valossa. Tämän jälkeen samoja manuaalikatkelmia käytettiin käytettävyystestissä (usability test), jossa asiakkaita pyydettiin suorittamaan tiettyjä tehtäviä manuaaleja apunaan käyttäen.
Helppoymmärteisyysanalyysissä keskityttiin manuaalien terminologiaan, sekä kielen että manuaalikatkelmien rakenteeseen. Terminologian osalta tavoitteena oli erityisesti selvittää miten teknistä manuaaleissa käytettävä terminologia on ja miten konsistentisti sitä on käytetty. Kielen osalta analysoitiin missä määrin manuaalit noudattavat tekniseen viestintään soveltuvan yksinkertaistetun englannin (Simplified English) säännöstöä. Rakenteen osalta yhtenä tavoitteena oli tutkia manuaalien rakennetta yleisesti lähinnä tietojen löytymisen kannalta. Yksittäisten manuaalikatkelmien rakenneanalyysissä erityispaino oli katkelmissa kuvattujen proseduurien autenttisuuden tarkastelussa.
Käytettävyystestissä keskityttiin tutkimaan erityisesti tiedon löytymistä manuaaleista ja sitä miten helppoa manuaaleja oli muuten käyttää. Lisäksi tarkkailtiin esiintyikö testihenkilöillä ongelmia helppoymmärteisyysanalyysissä tutkittujen teemojen eli terminologian, manuaalien kielen, ja manuaalien rakenteen kanssa.
Helppoymmärteisyysanalyysin tulosten perusteella Vaisalan manuaalien helppoymmärteisyysasteen voisi määritellä tyydyttäväksi. Perusproseduureja kuvaavien manuaalikatkelmien helppoymmärteisyysaste oli lähellä erinomaista, kun taas vaikeampien proseduurien kohdalla manuaalikatkelmien rakenteessa ja proseduurien autenttisuudessa esiintyi puutteita. Sama tulos vahvistui edelleen käytettävyystestissä, jossa kuitenkin tiedon löytyminen nousi varsinaista manuaalikatkelmien rakennetta suuremmaksi ongelmaksi.
Tuloksista voidaan päätellä että Vaisalan asiakasdokumentaation käytettävyys on vähintään tyydyttävää. Parannukset ovat mahdollisia mm. proseduurien autenttisuuden ja manuaalien rakenteen suhteen. Näitä voisi parantaa mm. lisäämällä manuaalien testausta, oikolukua, ja rakenteen pohdintaa. Tutkimuksen onnistuminen antaa myös aiheen miettiä vastaavanlaisten käytettävyystutkimusten suorittamista Vaisalan muille manuaaleille.
Tutkimuksessa hyödynnettiin kahta teoriaa, käytettävyyttä (usability) ja helppoymmärteisyyttä (accessibility). Tutkimus muodostui kahdesta vaiheesta. Ensimmäisessä vaiheessa valitut manuaalikatkelmat analysoitiin helppoymmärteisyysteorian (accessibility) valossa. Tämän jälkeen samoja manuaalikatkelmia käytettiin käytettävyystestissä (usability test), jossa asiakkaita pyydettiin suorittamaan tiettyjä tehtäviä manuaaleja apunaan käyttäen.
Helppoymmärteisyysanalyysissä keskityttiin manuaalien terminologiaan, sekä kielen että manuaalikatkelmien rakenteeseen. Terminologian osalta tavoitteena oli erityisesti selvittää miten teknistä manuaaleissa käytettävä terminologia on ja miten konsistentisti sitä on käytetty. Kielen osalta analysoitiin missä määrin manuaalit noudattavat tekniseen viestintään soveltuvan yksinkertaistetun englannin (Simplified English) säännöstöä. Rakenteen osalta yhtenä tavoitteena oli tutkia manuaalien rakennetta yleisesti lähinnä tietojen löytymisen kannalta. Yksittäisten manuaalikatkelmien rakenneanalyysissä erityispaino oli katkelmissa kuvattujen proseduurien autenttisuuden tarkastelussa.
Käytettävyystestissä keskityttiin tutkimaan erityisesti tiedon löytymistä manuaaleista ja sitä miten helppoa manuaaleja oli muuten käyttää. Lisäksi tarkkailtiin esiintyikö testihenkilöillä ongelmia helppoymmärteisyysanalyysissä tutkittujen teemojen eli terminologian, manuaalien kielen, ja manuaalien rakenteen kanssa.
Helppoymmärteisyysanalyysin tulosten perusteella Vaisalan manuaalien helppoymmärteisyysasteen voisi määritellä tyydyttäväksi. Perusproseduureja kuvaavien manuaalikatkelmien helppoymmärteisyysaste oli lähellä erinomaista, kun taas vaikeampien proseduurien kohdalla manuaalikatkelmien rakenteessa ja proseduurien autenttisuudessa esiintyi puutteita. Sama tulos vahvistui edelleen käytettävyystestissä, jossa kuitenkin tiedon löytyminen nousi varsinaista manuaalikatkelmien rakennetta suuremmaksi ongelmaksi.
Tuloksista voidaan päätellä että Vaisalan asiakasdokumentaation käytettävyys on vähintään tyydyttävää. Parannukset ovat mahdollisia mm. proseduurien autenttisuuden ja manuaalien rakenteen suhteen. Näitä voisi parantaa mm. lisäämällä manuaalien testausta, oikolukua, ja rakenteen pohdintaa. Tutkimuksen onnistuminen antaa myös aiheen miettiä vastaavanlaisten käytettävyystutkimusten suorittamista Vaisalan muille manuaaleille.