Viestintäkanavien luotettavuus. Tutkimus Länsi-Suomen lääninhallituksen sisäisten viestintäkanavien luotettavuudesta eri hallinnollisissa tilanteissa.
HAATAINEN, JAANA (2001)
Tässä tietueessa ei ole kokotekstiä saatavilla Treposta, ainoastaan metadata.
HAATAINEN, JAANA
2001
Hallintotiede - Administrative Science
Taloudellis-hallinnollinen tiedekunta - Faculty of Economics and Administration
Hyväksymispäivämäärä
2001-06-01Sisällysluettelo
SISÄLLYSLUETTELO I JOHDANTO II TUTKIMUKSEN PERUSVALINNAT 1 Tutkimuksen päätehtävä 2 Tutkimuksen tavoite 3 Tarkastelun näkökulma III TEOREETTINEN VIITEKEHYS 1 Luottamus 1.1 Luottamuksen määrittely 1.2 Luottamuksen ominaisuudet 1.3 Luottamuksen edellytykset 2 Organisaatioviestintä 2.1 Organisaatioviestinnän käsite 2.2 Viestintäprosessi 3 Organisaation sisäisen viestinnän kanavat 3.1 Viestintäkanavien jaottelu 3.2 Viestintäkanavien ominaisuudet 3.2.1 Kasvokkaisviestintä 3.2.1.1 Vertikaalinen viestintä 3.2.1.2 Horisontaalinen viestintä 3.2.1.3 Kokoukset ja neuvottelut 3.2.2 Kirjalliset ja/tai sähköiset viestintäkanavat 3.2.2.1 Sähköposti 3.2.2.2 Sähköinen ilmoitustaulu ja intranet 3.2.2.3 Ilmoitustaulu 4 Organisaation hallinnolliset tilanteet 4.1 Hallinnolliset tilanteet päätöksentekoprosesseina 4.2 Rutiinitilanteet 4.3 Kehittämistilanteet 4.4 Palvelutilanteet 4.5 Johtamiseen liittyvät tilanteet 4.6 Ristiriitatilanteet IV TUTKIMUSAINEISTON KERUU JA KUVAUS 1 Kohdeorganisaatio 1.1 Organisaation valinta 1.2 Lääninhallitukset ja niissä tapahtuneet muutokset 2 Aineiston keruu 3 Aineiston analyysimenetelmät 4 Aineiston kuvaus V LUOTTAMUS VIESTINTÄKANAVIIN ERILAISISSA HALLINNOLLI- SISSA TILANTEISSA 1 Kohdeorganisaation sisäisen viestinnän yleinen toimivuus 1.1 Koko organisaation sisäinen viestintä 1.2 Eri tasoilla tapahtuva organisaation sisäinen viestintä 1.3 Johtopäätökset 2 Luottamus viestintäkanaviin rutiinitilanteissa 2.1 Viestintäkanavien tärkeys 2.2 Viestintäkanavien luotettavuus 2.3 Johtopäätökset 3 Luottamus viestintäkanaviin oman työn kehittämistilanteissa 3.1 Viestintäkanavien tärkeys 3.2 Viestintäkanavien luotettavuus 3.3 Johtopäätökset 4 Luottamus viestintäkanaviin palvelutilanteissa 4.1 Hallinnon asiakkaiden palvelutilanteet 4.1.1 Viestintäkanavien tärkeys 4.1.2 Viestintäkanavien luotettavuus 4.1.3 Johtopäätökset 4.2 Sisäisten asiakkaiden palvelutilanteet 4.2.1 Viestintäkanavien tärkeys 4.2.2 Viestintäkanavien luotettavuus 4.2.3 Johtopäätökset 5 Luottamus viestintäkanaviin osastojen johtamiseen liittyvissä tilanteissa 5.1 Viestintäkanavien tärkeys 5.2 Viestintäkanavien luotettavuus 5.3 Johtopäätökset 6 Luottamus viestintäkanaviin työntekijöiden keskinäisissä ristiriitatilanteissa 6.1 Viestintäkanavien tärkeys 6.2 Viestintäkanavien luotettavuus 6.3 Johtopäätökset 7 En osaa sanoa -vastausten tulkinta eri hallinnollisissa tilanteissa VI JOHTOPÄÄTÖKSET LÄHTEET LIITTEET Liite 1. Kyselylomake ja tutkimustulokset Liite 2. Tutkimuksessa käytettyjen tilastollisten menetelmien asetukset (SPSS 8.0 for Windows -ohjelma) Liite 3. Faktorianalyysien kommunaliteettitaulukot
Tiivistelmä
Tutkielman tavoitteena on selvittää, kuinka tärkeinä ja luotettavina organisaation työntekijät pitävät sisäisen viestinnän kanavia ja poikkeaako heidän käsityksensä kanavien tärkeydestä ja luotettavuudesta sen mukaan, missä tilanteessa viestintä tapahtuu. Hallinnollisia tilanteita tutkimuksessa ovat rutiinitilanteet, oman työn kehittämistilanteet, palvelutilanteet, osastojen johtamiseen liittyvät tilanteet sekä työntekijöiden keskinäiset ristiriitatilanteet. Tutkimuksen teoriaosassa on aiempaan kirjallisuuteen ja tutkimukseen tukeutuen käsitelty luottamusta sekä erikseen kutakin tutkimuksessa mukana olevaa viestintäkanavaa ja hallinnollista tilannetta.
Tutkimuksen kohdeorganisaationa toimi Länsi-Suomen lääninhallitus ja tarkastelu suoritettiin työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimusaineisto on kerätty strukturoidulla kyselylomakkeella ositetulla satunnaisotannalla valitulta otokselta kohdeorganisaation työntekijöitä. Otokseen kuului 168 henkilöä eli noin puolet koko populaatiosta. Kyselylomakkeita palautui 109 kappaletta, jolloin vastausprosentiksi muodostui 64,9 %.
Näin kerätyn empiirisen aineiston analyysi suoritettiin käyttämällä keskeisinä tutkimusmenetelminä faktorianalyysiä. Faktorianalyysin jälkeen kunkin faktorin perusteella muodostettiin summamuuttuja, jonka luotettavuus testattiin ennen jatkotarkastelujen tekemistä reliabiliteettianalyysillä. Jatkotarkasteluissa menetelmänä käytettiin pääasiassa varianssianalyysiä Näin toimimalla kyettiin vastaamaan tutkimusongelmaan.
Saatujen tutkimustulosten perusteella voitiin päätellä, että Länsi-Suomen lääninhallituksen työntekijät pitävät karkeasti ottaen kasvokkaisviestinnän kanavia sekä tärkeimpinä että luotettavimpina sisäisen viestinnän kanavina kaikissa tutkimuksessa käsitellyissä hallinnollisissa tilanteissa. Tarkempi tarkastelu kuitenkin osoitti, ettei asia kuitenkaan ole aivan näin yksiselitteinen, vaan myös sähköpostin voidaan päätellä olevan organisaatiossa melko tärkeä ja luotettava kanava ristiriitatilanteita lukuun ottamatta kaikissa muissa tilanteissa. Muiden kirjallisten ja/tai sähköisten kanavien osalta todettiin puolestaan, että etenkin ilmoitustaulujen ja Tiimifoorumin asema organisaation sisäisessä viestinnässä on varsin heikko. Näistä erityisesti Tiimifoorumin rooli kohdeorganisaation sisäisen viestinnän kanavana olisi syytä kartoittaa ja harkita, tarvitseeko organisaatio sisäisen viestinnän hoitamiseen sähköpostin lisäksi sekä Tiimifoorumia että intranetia.
Vastauksena toiseen osakysymykseen voitiin esittää johtopäätös, jonka mukaan työntekijöiden käsitykset viestintäkanavien tärkeydestä ja luotettavuudesta poikkesivat jonkin verran eri hallinnollisissa tilanteissa. Ensinnäkin horisontaalisen viestinnän voitiin päätellä olevan tärkeintä ja luotettavinta rutiini- ja palvelutilanteissa, kun taas vertikaalinen viestintä on merkityksellisempää ja luotettavampaa kehittämis- ja johtamiseen liittyvissä tilanteissa. Kirjallisten ja/tai sähköisten viestintäkanavien osalta voitiin puolestaan päätellä, että ne ovat hieman tärkeämpiä ja luotettavampia yksinkertaisissa, kuten rutiinitilanteissa, ja vähemmän tärkeitä ja luotettavia monimutkaisissa, kuten ristiriitatilanteissa.
Avainsanat: luottamus, organisaatioviestintä, viestintäkanavat, organisaation hallinnolliset tilanteet
Tutkimuksen kohdeorganisaationa toimi Länsi-Suomen lääninhallitus ja tarkastelu suoritettiin työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimusaineisto on kerätty strukturoidulla kyselylomakkeella ositetulla satunnaisotannalla valitulta otokselta kohdeorganisaation työntekijöitä. Otokseen kuului 168 henkilöä eli noin puolet koko populaatiosta. Kyselylomakkeita palautui 109 kappaletta, jolloin vastausprosentiksi muodostui 64,9 %.
Näin kerätyn empiirisen aineiston analyysi suoritettiin käyttämällä keskeisinä tutkimusmenetelminä faktorianalyysiä. Faktorianalyysin jälkeen kunkin faktorin perusteella muodostettiin summamuuttuja, jonka luotettavuus testattiin ennen jatkotarkastelujen tekemistä reliabiliteettianalyysillä. Jatkotarkasteluissa menetelmänä käytettiin pääasiassa varianssianalyysiä Näin toimimalla kyettiin vastaamaan tutkimusongelmaan.
Saatujen tutkimustulosten perusteella voitiin päätellä, että Länsi-Suomen lääninhallituksen työntekijät pitävät karkeasti ottaen kasvokkaisviestinnän kanavia sekä tärkeimpinä että luotettavimpina sisäisen viestinnän kanavina kaikissa tutkimuksessa käsitellyissä hallinnollisissa tilanteissa. Tarkempi tarkastelu kuitenkin osoitti, ettei asia kuitenkaan ole aivan näin yksiselitteinen, vaan myös sähköpostin voidaan päätellä olevan organisaatiossa melko tärkeä ja luotettava kanava ristiriitatilanteita lukuun ottamatta kaikissa muissa tilanteissa. Muiden kirjallisten ja/tai sähköisten kanavien osalta todettiin puolestaan, että etenkin ilmoitustaulujen ja Tiimifoorumin asema organisaation sisäisessä viestinnässä on varsin heikko. Näistä erityisesti Tiimifoorumin rooli kohdeorganisaation sisäisen viestinnän kanavana olisi syytä kartoittaa ja harkita, tarvitseeko organisaatio sisäisen viestinnän hoitamiseen sähköpostin lisäksi sekä Tiimifoorumia että intranetia.
Vastauksena toiseen osakysymykseen voitiin esittää johtopäätös, jonka mukaan työntekijöiden käsitykset viestintäkanavien tärkeydestä ja luotettavuudesta poikkesivat jonkin verran eri hallinnollisissa tilanteissa. Ensinnäkin horisontaalisen viestinnän voitiin päätellä olevan tärkeintä ja luotettavinta rutiini- ja palvelutilanteissa, kun taas vertikaalinen viestintä on merkityksellisempää ja luotettavampaa kehittämis- ja johtamiseen liittyvissä tilanteissa. Kirjallisten ja/tai sähköisten viestintäkanavien osalta voitiin puolestaan päätellä, että ne ovat hieman tärkeämpiä ja luotettavampia yksinkertaisissa, kuten rutiinitilanteissa, ja vähemmän tärkeitä ja luotettavia monimutkaisissa, kuten ristiriitatilanteissa.
Avainsanat: luottamus, organisaatioviestintä, viestintäkanavat, organisaation hallinnolliset tilanteet