Pöytäkirja asiakirjana ja strategian viestinnän välineenä. Tapaustutkimus tietohallinnon näkökulmasta eräässä yksityisessä terveydenhuollon organisaatiossa

Abstract

Tässä tutkimuksessa tarkastelin erään organisaation pöytäkirjoja ja kokousmuistioita tietohallinnon näkökulmasta. Tietohallinto (sisältäen myös asiakirjahallinnon) on laaja sateenvarjokäsite, jonka voidaan katsoa kattavan sekä tietojohtamisen että tietoresurssien hallinnan. Tutkimuksessa oli tavoitteena selvittää miten organisaation kokousten pöytäkirjoissa ja palaverimuistioissa toteutuu standardin SFS-ISO 15489-1 mukaiset asiakirjalle asetetut vaatimukset sekä onko näillä pöytäkirjoilla ja muistioilla nähtävissä tehtävää organisaation strategian viestinnän välineenä.

Tutkimuksen empiirinen aineisto koostui tutkimusorganisaation intranetista tutkimushetkellä saatavilla olleista vuoden 2012 esimies- ja yksikkötason pöytäkirjoista ja kokousmuistioista, yhteensä 88 kappaletta. Pöytäkirjoista ja kokousmuistioista muodostui neljä eri otosta, joihin aineisto valikoitui tutkimuskysymysten pohjalta. Tutkimustehtävän toteutustapana on aineistolähtöinen sisällönanalyysi ja otosten aineistolle tehtiin sisällön erittely eli sisältöä kuvattiin määrällisesti.

Tutkimuksessa ilmeni, että pöytäkirjojen ja kokousmuistioiden asiakirjallisiin ominaisuuksiin oli kiinnitetty varsin vähän huomiota. Kaikissa tutkituista pöytäkirjoista ja kokousmuistioista löytyi puutteita liittyen asiakirjalle asetettuihin vaatimuksiin. Tutkimusorganisaatiossa tulee kiinnittää erityistä huomiota asiakirjojen standardin mukaisten vaatimusten täyttymiseen siirryttäessä kohti asiakirjojen sähköistä säilytystä.

Tutkitut pöytäkirjat ja kokousmuistiot eivät näyttäytyneet sellaisina sisäisen viestinnän välineinä, että niillä olisi merkitystä organisaation strategian välittymisessä henkilöstölle. Pöytäkirjojen julkaisemisen viivästyminen aiheuttaa tietokatkoja ja sanoman siirtyminen monen hierarkiatason kautta altistaa tiedon muuttumiseen matkalla. Uudet toimintamallit, kuten organisaation sisäiset blogit, voisivat auttaa sisäisen viestinnän suuntaamisessa enemmän johdon ja työntekijöiden väliseen vuorovaikutukseen.

Kyseessä oli tapaustutkimus, jolla yleensä etsitään vastauksia todellisen elämän kontekstissa eikä sillä pyritä yleistettävyyteen. Tämä tutkimus on ”askel toimintaan” eli tutkimuksen tuloksia voidaan soveltaa käytännössä työyhteisölähtöisen prosessikehittämisen keinoin.

Asiasanat: asiakirja, asiakirjahallinnon standardi, sisäinen viestintä, pöytäkirja, tietohallinto