Asiakirjahallinnan tehtäväluokituksissa ja asiakirjojen luokittamisessa ilmenevät ongelmat käyttäjien näkökulmasta

Abstract

Tutkielmassa tarkasteltiin asiakirjahallinnan tehtäväluokituksiin ja asiakirjojen tehtäväpohjaiseen luokittamiseen liittyviä ongelmia käyttäjien näkökulmasta. Aihetta taustoitettiin tarkastelemalla asiakirjojen tehtäväpohjaista luokittamistapaa sekä yleisessä että suomalaisessa organisaatiokontekstissa. Lisäksi analysoitiin neljän tehtäväluokituksiin liittyvän tutkimuksen esiin tuomia ongelmakohtia käyttäjien näkökulmasta. Kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin lähemmin myös asiakirjojen luokittamiseen yleisesti liittyvää problematiikkaa sekä analysoitiin (epä)johdonmukaisuuksien ja virheiden merkitystä luokittamisen kontekstissa. Nämä asetelmat toimivat lähtökohtina tutkielman empiiristä tutkimusta varten.

Empiirisen tutkimuksen tapausorganisaationa toimi Tampereen yliopisto. Tutkimusaineisto oli luonteeltaan pääosin kvalitatiivista, ja se kerättiin alkukeväällä 2013. Aineistoa kerättiin Informaatiotieteiden yksikön yhdeksältä hallintohenkilöstön edustajalta asiakirjojen luokittamiseen liittyvän testin, haastattelukysymysten sekä lyhyen palautekyselyn avulla. Luokittamistestin työvälineenä hyödynnettiin organisaation Tweb-asianhallintajärjestelmän taustalla toimivaa tehtäväluokitusta. Testissä käytetyt 10 asiakirjaa oli jo kertaalleen aiemmin luokitettu kyseisen järjestelmän luokituksen mukaan, mitä pidettiin yhtenä vertailukohtana koehenkilöiden tekemille luokkavalinnoille. Lisäksi koehenkilöiden tekemiä luokkavalintoja verrattiin keskenään. Kerätyn aineiston analysointimetodina käytettiin tutkielman teoriapohjaan perustuvaa teemoittelua, jonka pohjalta aineiston analyysi rakennettiin kolmen valitun teeman ympärille: epäjohdonmukaisuus, virheet ja vaikeus.

Asiakirjojen tehtäväpohjainen luokittaminen tuotti koehenkilöille ongelmia, jotka johtuivat sekä koehenkilöistä itsestään, luokitettavana olleista asiakirjoista että käytössä olleesta tehtäväluokituksesta. Koehenkilöille vaikeuksia aiheuttivat erityisesti asiakirjojen sekä luokitusrakenteen tehtäväluokkien monitulkintaisuudet. Myös tehtäväpohjaisen luokittamislogiikan ymmärtäminen oli toisinaan ongelmallista. Koehenkilöiden tekemiin luokkavalintoihin liittyi kaiken kaikkiaan sekä epäjohdonmukaisuuksia (suhteessa koehenkilöiden keskenään tekemiin valintoihin) että virheitä (suhteessa asiakirjoille alun perin valittuihin luokkiin).

Tutkimustulosten perusteella voitiin todeta, ettei asiakirjojen tehtäväpohjainen luokittaminen ole käyttäjien kannalta ongelmatonta. Tutkimus paljasti sekä käyttäjien omiin että tehtäväpohjaisen luokitusrakenteen logiikoihin liittyviä ongelmakohtia, jotka vaikeuttivat asiakirjojen luokittamista. Tehtäväpohjaista luokittamislogiikkaa voitiin pitää yleisesti ottaen varsin käyttökelpoisena, mutta tehtäväluokitusten rakentamiseen, luokitusrakenteen logiikan puhtauteen, tehtäväluokkien nimeämiseen, käyttäjien kouluttamiseen ja tehtäväluokitusten käyttäjälähtöiseen suunnitteluun sekä kehittämiseen tulisi kiinnittää erityistä huomiota, jotta luokitusrakenteen logiikasta saadaan mahdollisimman intuitiivinen ja käyttäjien kognitiota mukaileva. Näin voidaan ehkäistä sekä tehtäväluokituksissa että tehtäväpohjaisessa luokittamisessa käyttäjillä ilmeneviä ongelmia.

Asiasanat:tehtäväluokitus, käyttäjät, luokittaminen, johdonmukaisuus, virheet, vaikeus