Sähköinen asianhallinta prosessiohjauksen välineenä
TURPEINEN, TAINA (2013)
2013
Hallintotiede - Administrative Science
Johtamiskorkeakoulu - School of Management
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2013-05-17
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-23636
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-23636
Tiivistelmä
Pro gradu -tutkielmassa selvitetään sähköiseen asianhallintaan liittyviä kysymyksiä. Sähköisellä asianhallinnalla tarkoitetaan asiakirjoja laatimista, käyttöä, seulontaa ja arkistointia yksinomaan sähköisessä muodossa erityisen sähköisen asiakirjajärjestelmän avulla. Tavoitteena on luopua kokonaan paperisesta asioiden käsittelystä.
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys asemoituu hallintotieteen ja informaatiotutkimuksen rajapintaan. Tutkimusaihetta tarkastellaan tuotteen, prosessien ja osaamisen näkökulmista. Tuotteella tarkoitetaan asiakirjahallinnon eri toiminnoilla aikaansaatua palvelukokonaisuutta. Prosesseja selvitetään organisaatiotasoisina työ-, käyttäytymis- ja muutosprosesseina. Osaamista lähestytään kollektiivisesti jaetun ja rakentuvan tiedonmuodostuksen kautta.
Tutkimusaineisto koottiin haastattelemalla yhdeksää sähköistä asiakirjajärjestelmää käyttävää työntekijää kahdessa valtionhallinnon organisaatiossa, joissa oli käytössä SÄHKE-normin mukainen asiakirjajärjestelmä. Haastattelut tehtiin yksilökohtaisina teemahaastatteluina ja niissä käsiteltiin sähköisen asiakirjajärjestelmän käyttöä henkilökohtaisessa ja työyhteisötason työskentelyssä, prosessikuvausten hyödyntämistä sekä osallistumista järjestelmän käyttöönoton suunnitteluun ja muuhun kehittämiseen. Analyysimenetelmänä oli sisällönanalyysi, jossa jatkettiin aloitettua teemoittelua tukeutuen hermeneuttiseen menetelmään.
Tutkimuksessa selvisi, että yleinen suhtautuminen järjestelmään oli myönteinen. Motivaatio käyttää järjestelmää väheni, jos työntekijät kokivat, etteivät osanneet käyttää sitä riittävän hyvin. Oman tiimin kannustus ja kirjaamon tuki vahvistivat halua käyttää järjestelmää. Omalla tietokoneella tapahtunut keskeytymätön työnteko, työhön liittynyt tiedonhaku ja asioiden valmistelu olivat tehostuneet, kun tietoa voitiin hakea suoraan järjestelmästä. Sisällön tuottamista järjestelmään ei koettu yhtä tärkeäksi kuin tiedonhakua. Järjestelmän mahdollistamaa toiminnan valvontaa ja seurantaa ei pidetty epämiellyttävänä. Järjestelmän ei koettu tukevan tarpeeksi työnohjausta. Ylimmän johdon rooli muutoksessa koettiin vähäiseksi. Kiinnostus prosessien kehittämiseen väheni, kun järjestelmän kehittämistehtävä oli siirretty nimetylle ryhmälle tai henkilöille.
Tutkimuksen perusteella asiakirjojen ja tietojen tallentamisosaamista tulisi parantaa. Myös järjestelmän käyttökoulutuksen jälkeen tapahtuvaa motivointia ja käytön harjoittelua pitäisi jatkaa. Tiimityötä ja yhteisiä prosesseja ohjaavilla esimiehillä ja koordinaattoreilla on tässä ratkaiseva rooli.
Asiasanat: asiakirja, sähköinen asianhallinta, tietojärjestelmät, prosessit, muutos
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys asemoituu hallintotieteen ja informaatiotutkimuksen rajapintaan. Tutkimusaihetta tarkastellaan tuotteen, prosessien ja osaamisen näkökulmista. Tuotteella tarkoitetaan asiakirjahallinnon eri toiminnoilla aikaansaatua palvelukokonaisuutta. Prosesseja selvitetään organisaatiotasoisina työ-, käyttäytymis- ja muutosprosesseina. Osaamista lähestytään kollektiivisesti jaetun ja rakentuvan tiedonmuodostuksen kautta.
Tutkimusaineisto koottiin haastattelemalla yhdeksää sähköistä asiakirjajärjestelmää käyttävää työntekijää kahdessa valtionhallinnon organisaatiossa, joissa oli käytössä SÄHKE-normin mukainen asiakirjajärjestelmä. Haastattelut tehtiin yksilökohtaisina teemahaastatteluina ja niissä käsiteltiin sähköisen asiakirjajärjestelmän käyttöä henkilökohtaisessa ja työyhteisötason työskentelyssä, prosessikuvausten hyödyntämistä sekä osallistumista järjestelmän käyttöönoton suunnitteluun ja muuhun kehittämiseen. Analyysimenetelmänä oli sisällönanalyysi, jossa jatkettiin aloitettua teemoittelua tukeutuen hermeneuttiseen menetelmään.
Tutkimuksessa selvisi, että yleinen suhtautuminen järjestelmään oli myönteinen. Motivaatio käyttää järjestelmää väheni, jos työntekijät kokivat, etteivät osanneet käyttää sitä riittävän hyvin. Oman tiimin kannustus ja kirjaamon tuki vahvistivat halua käyttää järjestelmää. Omalla tietokoneella tapahtunut keskeytymätön työnteko, työhön liittynyt tiedonhaku ja asioiden valmistelu olivat tehostuneet, kun tietoa voitiin hakea suoraan järjestelmästä. Sisällön tuottamista järjestelmään ei koettu yhtä tärkeäksi kuin tiedonhakua. Järjestelmän mahdollistamaa toiminnan valvontaa ja seurantaa ei pidetty epämiellyttävänä. Järjestelmän ei koettu tukevan tarpeeksi työnohjausta. Ylimmän johdon rooli muutoksessa koettiin vähäiseksi. Kiinnostus prosessien kehittämiseen väheni, kun järjestelmän kehittämistehtävä oli siirretty nimetylle ryhmälle tai henkilöille.
Tutkimuksen perusteella asiakirjojen ja tietojen tallentamisosaamista tulisi parantaa. Myös järjestelmän käyttökoulutuksen jälkeen tapahtuvaa motivointia ja käytön harjoittelua pitäisi jatkaa. Tiimityötä ja yhteisiä prosesseja ohjaavilla esimiehillä ja koordinaattoreilla on tässä ratkaiseva rooli.
Asiasanat: asiakirja, sähköinen asianhallinta, tietojärjestelmät, prosessit, muutos