Kunnalliset hankintayksiköt matkalla passiivisesta aktiiviseksi toimijaksi — Tutkimus kuntien hankintapalveluja keskitetysti hoitavien yksiköiden käytännöistä ja rakenteista

Abstract

Kunnallisten hankintayksikköjen toimintaympäristö on muuttunut. Kuntaorganisaatioiden sisäisestä ja ulkoisessa ympäristöstä nousevat muutokset ovat aiheuttaneet sen, että kunnallisten keskitettyjen hankintayksikköjen toimintaa ja toimintamuodot ovat muuttuneet nopealla vauhdilla. Merkittävinä muutoksina voidaan pitää hankintalain uudistumista, liiketaloudellisen ajattelun sekä poliittisten päämäärien, kuten ympäristön huomioon ottamisen nousemista hankintatoimeen vaikuttavien tekijöiden joukkoon.

Tässä tutkimuksessa käsitellään kunnallisen hankintatoimen nykytilaa ja tulevaisuuden kehityssuuntia hankintayksikköjen johdon näkökulmasta. Tarkastelu kohdistuu erityisesti siihen kuinka kunnille hankintapalveluja tuottavat keskitetyt hankintayksiköt on organisoitu ja kuinka niiden verkostot hankintayksikön ulkoisiin toimijoihin rakentuvat. Sekä se kuinka laajasti hankintayksiköt ovat omaksuneet yksityisen puolen uusimpia malleja hankinnan päämäärien ja tavoitteiden järjestämisestä niistä tekijöistä huolimatta, mitkä erottavat julkista ja yksityistä hankintatoimea toisistaan.

Tutkimuksen tiedot on kerätty Etelä-Suomen suurista hankintayksikköistä, joiden toimikenttä kattaa vähintään 100 000 asukasta. Tiedon hankinta kohdeyksiköistä suoritettiin teemahaastatteluina kohdeyksikköjen johtajille. Haastattelut suoritettiin vuoden 2011 marraskuussa.

Tutkimuksen myötä selvisi, että kunnallisten hankintatoimien johtajat painottivat hankinta-prosessin kokonaisvaltaista hallintaa onnistuneen hankinnan lähtökohtana. Keskitetystä hankinnasta saadut volyymiedut huomioitiin, mutta tärkeämpänä etuna pidettiin keskittämisen myötä saatavia resursseja joiden avulla voitiin varmistaa riittävä määrä asiantuntijuutta, sekä onnistuneeseen kilpailutusprosessin läpivientiin että hankintojen sopimuskauden aikaiseen seurantaan. Hyvien asiakassuhteiden nähtiin asiakastyytyväisyyden lisäksi olevan elinehto hankintojen läpiviemiseksi, jotta asiakkaalla oleva substanssitieto voitiin valjastaa hankinnan haluttujen lopputulosten saavuttamiseksi. Yksityisen puolella omaksutuista käytännöistä osa oli nähtävissä sellaisenaan, mutta kunnallisilla hankinnoilla oli myös paljon omaleimaisia piirteitä, jotka kohosivat yksityistä puolta tarkemmin säännellyistä käytännöistä ja prosesseista. Sähköiset järjestelmät hankintayksiköissä olivat vielä harvinaisia, mutta niiden uskottiin yleistyvän nopeasti.

Asiasanat: hankinta, hankintaprosessi, elinkaarimalli, kunta, organisaatio