Ketterät kehitysmenetelmät sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelussa

Abstract

Tutkimuksessa käsiteltiin ketterien kehitysmenetelmien soveltamista sähköisen asiakirjajärjestelmän tietosisällön suunnitteluun. Ketterät kehitysmenetelmät ovat erityisesti tuotesuunnittelussa ja tietojenkäsittelyssä käytettyjä suunnittelumenetelmiä, jotka lisäävät järjestelmän, tuotteen tai palvelun kehittämisen nopeutta ja joustavuutta. Tässä työssä menetelmistä käsiteltiin osittamista, pilottiprojekteja, jatkuvaa testaamista, prototyypittämistä ja iterointia. Työssä tutkittiin, miten sähköisten asiakirjajärjestelmien tietosisällön suunnittelua voidaan nopeuttaa ja tehdä joustavammaksi ketterien kehitysmenetelmien avulla. Joustavuudeksi laskettiin paitsi mahdollisuudet palata suunnittelussa aiempiin suunnitteluvaiheisiin, myös suunnittelun käyttäjälähtöisyys. Lisäksi pohdittiin, kuinka tietosisällön ketterämpi suunnittelu vaikuttaa kokemattomien suunnittelijoiden kykyyn hallita suunnittelua.

Ketterien kehitysmenetelmien soveltamista tutkittiin luomalla olemassa olevien asiakirjajärjestelmien suunnittelumallien pohjalta uusi sähköisen asiakirjajärjestelmän tietosisällön suunnittelumalli, joka hyödyntää ketteriä kehitysmenetelmiä. Malli kehitettiin etsimällä eri tieteenalojen kirjallisuudesta esimerkkejä ketterien kehitysmenetelmien soveltamisesta järjestelmien suunnittelussa ja soveltamalla näitä sovellustapoja malliin, jos ne lisäsivät suunnitteluun nopeutta ja joustavuutta. Mallin luomisen jälkeen pohdittiin kirjallisuuden pohjalta, kuinka malli vaikuttaa kokemattomien suunnittelijoiden mahdollisuuksiin hallita suunnittelua. Kirjallisuuden lisäksi työssä hyödynnettiin kirjoittajan omia kokemuksia asiakirjajärjestelmien suunnittelusta. Mallia ei testattu käytännössä.

Mallin rakentaminen osoitti, että ketterän kehityksen menetelmiä on mahdollista mielekkäästi soveltaa sähköisen asiakirjajärjestelmän tietosisällön suunnittelussa. Tarkastelun pohjalta on perusteltua olettaa, että ketterillä kehitysmenetelmillä voidaan lisätä sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelun nopeutta ja joustavuutta. Ketterän kehityksen menetelmät ovat erityisen lupaavia suunnittelun käyttäjälähtöisyyden lisäämisessä, koska niiden avulla käyttäjät voidaan tuoda aktiivisemmin mukaan suunnittelutyöhön.

Suunnittelun hallittavuutta kokemattomien suunnittelijoiden kannalta lisäävät mallissa erityisesti lisääntynyt yhteys käyttäjiin, mahdollisuus suunnittelun peilaamiseen palautteen avulla ja iteratiivisuuden mahdollistama vaiheittainen oppiminen. Myös projektin jakautuminen pienempiin kokonaisuuksiin ja asteittainen suunnittelun kehittäminen edistävät hallittavuutta. Hallittavuutta voi kuitenkin vähentää se, että lisääntynyt yhteys käyttäjiin edellyttää suunnittelijoilta parempia kommunikaatio- ja vuorovaikutustaitoja. Lisäksi käyttäjälähtöisyys pakottaa suunnittelijat jakamaan valtaa käyttäjien kanssa suunnittelupäätösten tekemisessä. Ketterän kehityksen menetelmät lisäävät myös suunnittelun monimutkaisuutta pilkkomalla suunnittelua pienempiin kokonaisuuksiin.

Asiasanat: asiakirjahallinta, informaatiojärjestelmien suunnittelu, sähköiset asiakirjajärjestelmät, ketterä kehitys