"AMS:sta apua asiakirjahallintoon" Pöytyän kunnan osa-arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön työt. Tutkimus Pöytyän kunnan asiakirjahallinnosta
LAINE, TERHI (2012)
2012
Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media - Information Studies and Interactive Media
Informaatiotieteiden yksikkö - School of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2012-06-11
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-22757
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-22757
Tiivistelmä
Tutkielma kuuluu asiakirjahallinnan alueelle. Tutkielman kohteena on asiakirjahallinta, arkistonmuodostussuunnitelma, tehtäväluokitus ja asiakirjojen käsittely käyttäjänäkökulmasta katsottuna. Tutkimuksen tarkoituksena on lisätä ymmärrystä asiakirjahallinnon tärkeydestä kunnallisessa organisaatiossa.
Työn tarkoituksena on kartoittaa ja tunnistaa kuntaliitosten tuomia muutoksia ja ongelmia asiakirjahallinnassa. Tavoitteena on saada selville kuinka hyvin päivitetty arkistonmuodostussuunnitelma vastaa käyttäjien vaatimuksia ja kuinka suunnitelma toimii apuvälineenä päivittäisissä asiakirjahallinnan töissä. Miten päivitetty tehtäväluokitus on onnistunut ja kuinka asiakirjoja käsitellään.
Tutkimuksen viitekehyksenä on asiakirjatiedon hallinta kuntaorganisaatioissa. Tutkimuksessa haastateltiin kunnan osa-arkistomuodostajien vastaavia henkilöitä (11 kpl) sähköpostin kautta tehdyllä teemahaastattelulla. Haastattelukysymykset olivat jaettu 7 teeman alle, ne olivat tausta, asiakirjahallinta, arkistonmuodostussuunnitelma, arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitus, asiakirjojen käsittely, koulutus ja muut.
Tutkimustulokset osoittavat, että kuntien yhdistymisen jälkeen tuli monia muutoksia asiakirjojen käsittelyyn, kuitenkaan täysin uusia tehtäviä ei tullut käsiteltäväksi.
Haastateltavat pitivät arkistonmuodostussuunnitelmaa toimivana kokonaisuutena joka on tarpeellinen työväline. Arkistonmuodostussuunnitelman ohjeet nähtiin tärkeinä, koska niiden avulla arkistointi helpottuu ja asiat löytyvät helpommin.
Nykyinen tehtäväluokitus on oikeanlainen, koska sen avulla näkee, kuinka kunnan toiminnasta kertyneet tehtävät oikeasti muodostuvat ja miten ne löytyvät helpommin.
Asiakirjojen käsittelyssä oli kohdattu erilaisia ongelmia, esim. uusi ja vanha arkistointi toimivat rinnakkain ja eroavat toisistaan aika lailla. Tämän vuoksi asiakirjojen löytymisessä menee tovi. Haastateltavat olivat sitä mieltä, että heillä on liian vähän aikaa asiakirjojen arkistoinnille ja arkistointia tehdään muiden töiden jälkeen.
Asiasanat:asiakirjahallinta, asiakirjahallinto, arkistonmuodostussuunnitelma, tehtäväluokitus, kunnallishallinto
Työn tarkoituksena on kartoittaa ja tunnistaa kuntaliitosten tuomia muutoksia ja ongelmia asiakirjahallinnassa. Tavoitteena on saada selville kuinka hyvin päivitetty arkistonmuodostussuunnitelma vastaa käyttäjien vaatimuksia ja kuinka suunnitelma toimii apuvälineenä päivittäisissä asiakirjahallinnan töissä. Miten päivitetty tehtäväluokitus on onnistunut ja kuinka asiakirjoja käsitellään.
Tutkimuksen viitekehyksenä on asiakirjatiedon hallinta kuntaorganisaatioissa. Tutkimuksessa haastateltiin kunnan osa-arkistomuodostajien vastaavia henkilöitä (11 kpl) sähköpostin kautta tehdyllä teemahaastattelulla. Haastattelukysymykset olivat jaettu 7 teeman alle, ne olivat tausta, asiakirjahallinta, arkistonmuodostussuunnitelma, arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitus, asiakirjojen käsittely, koulutus ja muut.
Tutkimustulokset osoittavat, että kuntien yhdistymisen jälkeen tuli monia muutoksia asiakirjojen käsittelyyn, kuitenkaan täysin uusia tehtäviä ei tullut käsiteltäväksi.
Haastateltavat pitivät arkistonmuodostussuunnitelmaa toimivana kokonaisuutena joka on tarpeellinen työväline. Arkistonmuodostussuunnitelman ohjeet nähtiin tärkeinä, koska niiden avulla arkistointi helpottuu ja asiat löytyvät helpommin.
Nykyinen tehtäväluokitus on oikeanlainen, koska sen avulla näkee, kuinka kunnan toiminnasta kertyneet tehtävät oikeasti muodostuvat ja miten ne löytyvät helpommin.
Asiakirjojen käsittelyssä oli kohdattu erilaisia ongelmia, esim. uusi ja vanha arkistointi toimivat rinnakkain ja eroavat toisistaan aika lailla. Tämän vuoksi asiakirjojen löytymisessä menee tovi. Haastateltavat olivat sitä mieltä, että heillä on liian vähän aikaa asiakirjojen arkistoinnille ja arkistointia tehdään muiden töiden jälkeen.
Asiasanat:asiakirjahallinta, asiakirjahallinto, arkistonmuodostussuunnitelma, tehtäväluokitus, kunnallishallinto