Asiakirjat hukassa? Eutorin käyttäjien käyttämät tiedonhankinnan kanavat
JÄRVINEN, HANNA (2012)
JÄRVINEN, HANNA
2012
Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media - Information Studies and Interactive Media
Informaatiotieteiden yksikkö - School of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2012-05-23
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-22458
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-22458
Tiivistelmä
Tässä tutkimuksessa tarkastellaan Eutorin käyttäjien tiedonhankinnan kanavien käyttöä, kun he hakevat EU-asioiden valmistelussa tarvittavia asiakirjoja työtehtäviensä suorittamiseen. Keskeisenä tarkasteltavana tiedonhankinnan kanavana on Eutori, joka on valtionhallinnossa käytössä oleva EU-valmistelua tukeva asianhallintajärjestelmä. Muita tarkasteltavia tiedonhankinnan kanavia ovat muut EU-asiakirjoja sisältävät asiakirja- ja asianhallintajärjestelmät, tietopalveluyksiköt ja EU-tiedonhallinta, sekä muut henkilökanavat, joita ovat kollegat, asiakirjan laatija sekä avustajat ja sihteerit.
Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä on Leckien, Pettigrewn ja Sylvainin (1996) ammatillisen tiedonhankinnan malli. Tutkimuksen taustalla on ajatus siitä, että tiedonhankintaan ja tiedonhankinnan kanavien käyttöön vaikuttavat monet erilaiset tekijät, kuten työtehtävät ja työroolit. Tutkimuksen alkuperäinen tarkoitus oli vastata siihen, onko työtehtäviin perustuvien Eutorin käyttäjäryhmien välillä eroja tiedonhankinnan kanavien käytössä. Tarkoituksena oli selvittää Eutorin käyttäjäryhmien tiedonhankinnan kanavien käyttöä, tiedonhankinnan kanavien käyttöön vaikuttavia tekijöitä, käyttäjäryhmien tyytyväisyyttä Eutoriin tiedonhankinnan kanavana sekä käyttäjäryhmien kohtaamia ongelmia Eutorin käytössä.
Tutkimuksen aineisto kerättiin kyselylomakkeen avulla. Linkki verkkolomakkeelle lähetettiin kaikille Eutori-järjestelmän käyttäjille ja aineisto analysoitiin kvantitatiivisesti SPSS-ohjelman avulla. Vastauksia kyselyyn saatiin 84 kappaletta, jonka vuoksi alkuperäistä tutkimusongelmaa oli muutettava. Vähäisen vastausmäärän vuoksi tutkimus toteutettiin kuvailevana tutkimuksena Eutorin käyttäjien tiedonhankinnan kanavien käytöstä. Vastauksia ei voida kovin luotettavasti yleistää kaikkia Eutorin käyttäjiä koskeviksi, sillä kyselyyn vastanneiden käyttäjäryhmien jakauma ei vastaa kovin hyvin käyttäjien todellista jakaumaa.
Tulokset osoittavat, että vastaajat käyttävät luontevasti niin formaaleja kuin informaaleja kanavia. Vastaajat suhtautuvat formaalien kanavien käyttöön positiivisesti johtuen varmaankin siitä, että he ovat tottuneita työskentelemään erilaisten järjestelmien kanssa. Käytetyimmät tiedonhankinnan kanavat ovat Eutori, kollegat sekä muut asiakirjoja sisältävät järjestelmät. Vastaajat ovat varsin kokeneita Eutorin ja muiden järjestelmien käyttäjiä ja he pitävät Eutorin roolia tärkeänä. Eutoriin ollaan varsin tyytyväisiä ja suurin osa vastaajista kokee myös löytävänsä tarvitsemansa tiedon Eutorilla. Eutorin käytössä eniten ongelmia aiheuttaa järjestelmän hitaus.
Kollegat ovat erittäin tärkeä kanava Eutorin käyttäjien hakiessa asiakirjoja ja tämä kertoo samalla myös informaalien kanavien tärkeydestä. Kollegoiden rooli korostuu esimerkiksi ongelmatilanteissa. Henkilökanavia ei kuitenkaan valita sen tähden, että vastaajat kysyisivät mieluummin henkilöltä kuin käyttäisivät muita kanavia. Suurimpia tiedonhankinnan kanavien käyttöön vaikuttavia tekijöitä sen sijaan ovat vähin vaiva, oikea-aikaisuus ja tiedon luotettavuus. Vähiten vaikuttavia tekijöitä puolestaan ovat koulutus, tiedon muoto ja se, kuinka monimutkaista tai yksinkertaista tietoa tiedonhakija on hakemassa.
Asiasanat:asiakirjat, asianhallintajärjestelmät, tiedonhankinnan kanavat, tiedonhankinnan tutkimus, tiedonhankintakäyttäytyminen
Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä on Leckien, Pettigrewn ja Sylvainin (1996) ammatillisen tiedonhankinnan malli. Tutkimuksen taustalla on ajatus siitä, että tiedonhankintaan ja tiedonhankinnan kanavien käyttöön vaikuttavat monet erilaiset tekijät, kuten työtehtävät ja työroolit. Tutkimuksen alkuperäinen tarkoitus oli vastata siihen, onko työtehtäviin perustuvien Eutorin käyttäjäryhmien välillä eroja tiedonhankinnan kanavien käytössä. Tarkoituksena oli selvittää Eutorin käyttäjäryhmien tiedonhankinnan kanavien käyttöä, tiedonhankinnan kanavien käyttöön vaikuttavia tekijöitä, käyttäjäryhmien tyytyväisyyttä Eutoriin tiedonhankinnan kanavana sekä käyttäjäryhmien kohtaamia ongelmia Eutorin käytössä.
Tutkimuksen aineisto kerättiin kyselylomakkeen avulla. Linkki verkkolomakkeelle lähetettiin kaikille Eutori-järjestelmän käyttäjille ja aineisto analysoitiin kvantitatiivisesti SPSS-ohjelman avulla. Vastauksia kyselyyn saatiin 84 kappaletta, jonka vuoksi alkuperäistä tutkimusongelmaa oli muutettava. Vähäisen vastausmäärän vuoksi tutkimus toteutettiin kuvailevana tutkimuksena Eutorin käyttäjien tiedonhankinnan kanavien käytöstä. Vastauksia ei voida kovin luotettavasti yleistää kaikkia Eutorin käyttäjiä koskeviksi, sillä kyselyyn vastanneiden käyttäjäryhmien jakauma ei vastaa kovin hyvin käyttäjien todellista jakaumaa.
Tulokset osoittavat, että vastaajat käyttävät luontevasti niin formaaleja kuin informaaleja kanavia. Vastaajat suhtautuvat formaalien kanavien käyttöön positiivisesti johtuen varmaankin siitä, että he ovat tottuneita työskentelemään erilaisten järjestelmien kanssa. Käytetyimmät tiedonhankinnan kanavat ovat Eutori, kollegat sekä muut asiakirjoja sisältävät järjestelmät. Vastaajat ovat varsin kokeneita Eutorin ja muiden järjestelmien käyttäjiä ja he pitävät Eutorin roolia tärkeänä. Eutoriin ollaan varsin tyytyväisiä ja suurin osa vastaajista kokee myös löytävänsä tarvitsemansa tiedon Eutorilla. Eutorin käytössä eniten ongelmia aiheuttaa järjestelmän hitaus.
Kollegat ovat erittäin tärkeä kanava Eutorin käyttäjien hakiessa asiakirjoja ja tämä kertoo samalla myös informaalien kanavien tärkeydestä. Kollegoiden rooli korostuu esimerkiksi ongelmatilanteissa. Henkilökanavia ei kuitenkaan valita sen tähden, että vastaajat kysyisivät mieluummin henkilöltä kuin käyttäisivät muita kanavia. Suurimpia tiedonhankinnan kanavien käyttöön vaikuttavia tekijöitä sen sijaan ovat vähin vaiva, oikea-aikaisuus ja tiedon luotettavuus. Vähiten vaikuttavia tekijöitä puolestaan ovat koulutus, tiedon muoto ja se, kuinka monimutkaista tai yksinkertaista tietoa tiedonhakija on hakemassa.
Asiasanat:asiakirjat, asianhallintajärjestelmät, tiedonhankinnan kanavat, tiedonhankinnan tutkimus, tiedonhankintakäyttäytyminen