SÄHKE-määräyksen mukaiseen sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen julkishallinnon organisaatioissa

Abstract

Sähköinen asiakirjahallinto eroaa merkittävästi paperilla tapahtuvasta asiakirjojen käsit-telystä. Se tarjoaa uusia mahdollisuuksia asiakirjahallinnan toteuttamiseen, mutta tuo mukanaan myös uudenlaisia haasteita. Sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen edel-lyttää monia teknisiä muutoksia kuin myös muutoksia organisaation työtapoihin ja asia-kirjahallinnan suunnitteluun.Tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia, miten ja miksi suomalaisissa julkishallinnon or-ganisaatioissa siirrytään sähköiseen asiakirjahallintoon. Tutkimuksessa pyrittiin selvit-tämään, mitä eri osa-alueita ja vaatimuksia sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymiseen liittyy, mitä hyötyä siitä on organisaatioille ja minkälainen asema SÄHKE-määräyksellä on siirtymisessä. Arkistolaitoksen antama SÄHKE-määräys oli oleellinen osa tutkimuk-sen aihepiiriä. SÄHKE-määräys on kuvaus niistä vaatimuksista, jotka organisaation on täytettävä saadakseen säilyttää asiakirjallisia tietojaan pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.Tutkimuksen aineisto kerättiin kuudella teemahaastattelulla. Haastateltavina oli sähköi-seen asiakirjahallintoon siirtymisestä vastaavia julkishallinnon organisaatioiden edustajia. Haastattelut litteroitiin ja eri haastatteluissa esiin tulleet samaan teemaan liittyvät kohdat koottiin yhteen. Tutkimusaineiston analyysin pohjalta tehtiin aineistolukujen muo-dostamat yhteenvedot.Tutkimus osoitti, että sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen on koko organisaatiota koskeva sisällönhallinnallinen projekti, johon tarvitaan koko organisaation tuki. Suu-rimpina hyötyinä ovat rinnakkaisesta paperisen ja sähköisen asiakirjahallinnon tekemi-sestä eroon pääseminen sekä asiakirja-aineiston saaminen paremmin suunnitelmallisen asiakirjahallinnan piiriin. Täysin sähköiseen asiakirjahallintoon ei kuitenkaan ole vielä päästy kokonaan siirtymään, sillä kaikissa organisaatioissa ei ole vielä käytössä sähköistä allekirjoitusta.

Asiasanat:asiakirjahallinta, sähköinen asiakirjahallinto, SÄHKE, teemahaastattelu, julkishallinto