Arkistonhoitajien ja kirjaajien käsitys asiakirjojen julkisuudesta kunnissa
KURIKKA, SANNA (2011)
Tässä tietueessa ei ole kokotekstiä saatavilla Treposta, ainoastaan metadata.
KURIKKA, SANNA
2011
Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media - Information Studies and Interactive Media
Informaatiotieteiden yksikkö - School of Information Sciences
Hyväksymispäivämäärä
2011-05-23Tiivistelmä
Asiakirjojen julkisuutta lähestyttiin tutkimuksessa asiakirjahallinnan näkökulmasta. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää asiakirjahallinnan ammattilaisten käsitystä asiakirjojen julkisuudesta. Kunnat toimivat lähellä tavallista kansalaista, joten tutkimuksen kohteeksi valittiin kunnissa työskenteleviä asiakirjahallinnan ammattilaisia. Tavoitteena oli kartoittaa asiakirjahallinnan käytäntöjä, jotka liittyivät keskeisesti asiakirjajulkisuuden toteutumiseen kunnissa sekä asiakirjojen käyttöä yleisen tiedonsaantioikeuden perusteella.
Tutkimus toteutettiin haastattelemalla 11:tä asiakirjahallinnan ammattilaista kahdeksasta eri kunnasta. Haastateltavaksi valittiin henkilöitä, jotka toimivat arkistotointa johtavina viranhaltijoina, vastasivat käytännössä arkistonhoidosta tai työskentelivät keskushallinnossa kirjaajina. Tutkimuksen tuloksia analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin menetelmin.
Arkistonhoitajien ja kirjaajien käsityksen mukaan asiakirjat olivat lähtökohtaisesti julkisia kunnissa. Asiakirjojen julkisuus oli tärkeää kuntalaisten näkökulmasta. Kuntalaisten tuli tietää, mitä asioita kunnassa käsiteltiin. Asiakirjojen julkisuus oli tärkeää myös kuntalaisten oikeusturvan kannalta. Arkistonhoitajat ja kirjaajat kokivat työskentelevänsä kuntalaisia varten, mutta omia mahdollisuuksia vaikuttaa asiakirjojen julkisuuteen pidettiin vähäisinä. Asianhallintajärjestelmät nähtiin kunnan sisäisinä järjestelminä, joista tietoa annettiin tarvittaessa ulkopuolisille.
Asiakirjojen laatimisvaiheessa päätökset perusteltiin kirjallisesti paremmin kuin aiemmin. Asiakirjoja jäi asiakirjahallinnan tavoittamattomiin, mutta asiakirjoja tarvittaessa ne etsittiin käsille. Asiakirjojen käsille saannissa hyödynnettiin mm. arkistoluetteloita ja diaaria. Arkistonhoitajat ja kirjaajat luottivat myös omaan muistiinsa, kun he etsivät asiakirjoja arkistosta. Arkistonmuodostussuunnitelman laadinta oli kesken useimmissa kunnissa, joten siitä ei ollut hyötyä asiakirjojen julkisuutta arvioitaessa. Arkistonhoitajat ja kirjaajat tiesivät pitkän työkokemuksensa perusteella, mitkä asiakirjat olivat julkisia. Asiakirjojen julkisuudessa oli harvoin epäselvyyksiä.
Asiakirjoja käytettiin eniten kunnan sisällä. Kuntalaisten kohdalla oman menneisyyden selvittämiseen liittyvät asiakirjapyynnöt olivat tyypillisimpiä. Asiakirjoista annettiin tavallisesti kopio ja diaarista annettiin tietoa sitä pyytävälle. Helppoja asiakirjapyyntöjä olivat pyynnöt, jotka kohdistuivat yhteen asiakirjaan ja asiakirja oli nopeasti paikannettavissa arkistosta. Hankaluuksia aiheuttivat asiakirjakokonaisuuksiin kohdistuvat pyynnöt. Asiakirjoja pyydettiin yleisen tiedonsaantioikeuden perusteella, mutta niiden avulla ei seurattu tai valvottu viranomaisen toimintaa kuin poikkeustapauksissa.
Asiasanat:Asiakirjajulkisuus, arkistonhoitaja, kirjaaja, kunta, asiakirjahallinta, asiakirja
Tutkimus toteutettiin haastattelemalla 11:tä asiakirjahallinnan ammattilaista kahdeksasta eri kunnasta. Haastateltavaksi valittiin henkilöitä, jotka toimivat arkistotointa johtavina viranhaltijoina, vastasivat käytännössä arkistonhoidosta tai työskentelivät keskushallinnossa kirjaajina. Tutkimuksen tuloksia analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin menetelmin.
Arkistonhoitajien ja kirjaajien käsityksen mukaan asiakirjat olivat lähtökohtaisesti julkisia kunnissa. Asiakirjojen julkisuus oli tärkeää kuntalaisten näkökulmasta. Kuntalaisten tuli tietää, mitä asioita kunnassa käsiteltiin. Asiakirjojen julkisuus oli tärkeää myös kuntalaisten oikeusturvan kannalta. Arkistonhoitajat ja kirjaajat kokivat työskentelevänsä kuntalaisia varten, mutta omia mahdollisuuksia vaikuttaa asiakirjojen julkisuuteen pidettiin vähäisinä. Asianhallintajärjestelmät nähtiin kunnan sisäisinä järjestelminä, joista tietoa annettiin tarvittaessa ulkopuolisille.
Asiakirjojen laatimisvaiheessa päätökset perusteltiin kirjallisesti paremmin kuin aiemmin. Asiakirjoja jäi asiakirjahallinnan tavoittamattomiin, mutta asiakirjoja tarvittaessa ne etsittiin käsille. Asiakirjojen käsille saannissa hyödynnettiin mm. arkistoluetteloita ja diaaria. Arkistonhoitajat ja kirjaajat luottivat myös omaan muistiinsa, kun he etsivät asiakirjoja arkistosta. Arkistonmuodostussuunnitelman laadinta oli kesken useimmissa kunnissa, joten siitä ei ollut hyötyä asiakirjojen julkisuutta arvioitaessa. Arkistonhoitajat ja kirjaajat tiesivät pitkän työkokemuksensa perusteella, mitkä asiakirjat olivat julkisia. Asiakirjojen julkisuudessa oli harvoin epäselvyyksiä.
Asiakirjoja käytettiin eniten kunnan sisällä. Kuntalaisten kohdalla oman menneisyyden selvittämiseen liittyvät asiakirjapyynnöt olivat tyypillisimpiä. Asiakirjoista annettiin tavallisesti kopio ja diaarista annettiin tietoa sitä pyytävälle. Helppoja asiakirjapyyntöjä olivat pyynnöt, jotka kohdistuivat yhteen asiakirjaan ja asiakirja oli nopeasti paikannettavissa arkistosta. Hankaluuksia aiheuttivat asiakirjakokonaisuuksiin kohdistuvat pyynnöt. Asiakirjoja pyydettiin yleisen tiedonsaantioikeuden perusteella, mutta niiden avulla ei seurattu tai valvottu viranomaisen toimintaa kuin poikkeustapauksissa.
Asiasanat:Asiakirjajulkisuus, arkistonhoitaja, kirjaaja, kunta, asiakirjahallinta, asiakirja