Käyttäjien asiakirjahallinnan ohjaamisen tarpeet Asumispalvelusäätiö ASPAssa ja ASPA Palvelut Oy:ssä

Abstract

Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää, mistä ja millaista asiakirjahallinnan ohjausta käyttäjät eli asiakirjoja laativat, käsittelevät ja käyttävät tarvitsevat yksityisoikeudellisissa organisaatioissa ja miten olemassa oleva julkishallinnon normiohjaus ja asiakirjahallinnan standardit vastaavat näihin tarpeisiin. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena kahdessa yksityisoikeudellisessa organisaatiossa, Asumispalvelusäätiö ASPAssa ja ASPA Palvelut Oy:ssä. Aineiston keräämisessä käytettiin kyselylomaketta ja kirjallista lähdeaineistoa. Kysely toteutettiin verkkokyselynä joulukuussa 2009. Kirjallinen lähdeaineisto kerättiin syksyllä 2009 ja helmi-maaliskuussa 2010. Kirjallisen lähdeaineiston ja kyselylomakkeen avointen kysymysten analysoimisessa käytettiin sisällönanalyysia. Kyselylomakkeen suljetut kysymykset analysoitiin tilasto-ohjelmalla.

Tutkimuksessa selvisi, että Asumispalvelusäätiö ASPAn ja ASPA Palvelut Oy:n olemassa olevia asiakirjahallinnan kirjallisia ohjeita ei ole koottu keskitetysti vaan ohjeita on useassa eri lähteessä. Kirjalliset asiakirjahallinnan ohjeet ovat lisäksi keskittyneet muutamaan asiaan. Suullisia ohjeita on sen sijaan kattavammin, mutta suullisten ohjeiden ongelmana on ristiriitaisuus.

Asiakirjahallinnan ohjaaminen koettiin sekä Asumispalvelusäätiö ASPAssa että ASPA Palvelut Oy:ssä tarpeellisena. Tutkimuksessa kävi ilmi, että käyttäjät tarvitsivat ohjausta asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä sekä salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä. Sekä säätiössä että osakeyhtiössä asiakirjahallinnan ohjaamisen tuli käyttäjien mielestä olla selkeää ja kirjallista. Ohjauksen selkeys tarkoitti käyttäjille ohjauksen käytännönläheisyyttä. Ohjauksen kirjallisuus, selkeys ja käytännöllisyys tulisikin jatkossa huomioida asiakirjahallinnan ohjeistuksessa.

Käyttäjien tarpeiden ja olemassa olevan ohjauksen vertailu osoitti, että olemassa oleva ohjaus täyttää osin käyttäjien asiakirjahallinnan ohjauksen tarpeet Asumispalvelusäätiö ASPAssa ja ASPA Palvelut Oy:ssä. Parhaiten käyttäjien tarpeet täytti julkisuuslainsäädäntö, JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu sekä ISO 15489-2. Arkistonmuodostussuunnitelman tapainen ohjeistus ei täytä yksistään käyttäjien tarpeita vaan tarvitsee tuekseen käytännöllisiä ohjeita siitä, miten asiakirjojen kanssa toimitaan, miten niitä hävitetään jne. Tämä tulisi huomioida jatkossa asiakirjahallinnan ohjeistamisessa. Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että monissa tapauksissa olemassa olevan ohjauksen soveltamista vaikeutti se, että ohjaus oli periaatetason ohjausta, kun käyttäjät tarvitsivat käytännöllistä ohjausta. Julkishallinnon normiohjauksen ja standardien soveltamista asiakirjahallinnan ohjaamisessa vaikeuttaa lisäksi se, että niiden ymmärtäminen edellyttää tavallisesti alan käsitteiden tuntemista. Asiakirjahallinnan käsitteiden tunteminen ei voi kuitenkaan olla edellytys asiakirjahallinnan ohjaukselle vaan ohjauksen on oltava ymmärrettävää myös niille käyttäjille, jotka eivät tunne alan käsitteitä.

Asiasanat:Asiakirjahallinta, asiakirjahallinto