Valvonnan työnjako asiakasviraston ja palvelukeskuksen välillä - case maa- ja metsätalousministeriö
HEINRANTA, EEVA-LIISA (2010)
2010
Finanssihallinto ja julkisyhteisöjen laskentatoimi - Financial Administration and Public Sector Accounting
Kauppa- ja hallintotieteiden tiedekunta - Faculty of Economics and Administration
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2010-05-12
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-20534
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-20534
Tiivistelmä
Valtion tuottavuusohjelmaan liittyen on valtionhallintoon perustettu taloushallinnon palvelukeskuksia. Samalla taloushallinnon prosesseja on yhdenmukaistettu, sähköistetty ja toimintamalleja on muutettu. Aikaisempina vuosina perustetut eri hallinnonalojen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukset yhdistettiin vuoden 2010 alussa hallinnollisesti yhdeksi virastoksi, joka palvelee koko valtion hallintoa.
Tässä tutkimuksessa selvitetään, miten valvonnan työnjako on hoidettu asiakasviraston ja palvelukeskuksen välillä. Lisäksi selvitetään, miten virasto pystyy täyttämään talousarvioasetuksen velvoitteen hoitaa sisäistä valvontaa myös niiltä osin, kun se on ulkoistanut tehtäviä palvelukeskuksen hoidettavaksi. Tutkimuksen kohdevirasto on maa- ja metsätalousministeriö ja tutkimus koskee vain taloushallinnon tehtäviä.
Tutkimuksessa muodostetaan kuva hyvästä sisäisestä valvonnasta valtion taloushallinnossa. Dokumenttianalyysin avulla tutkitaan, miten sisäinen valvonta ja sen työnjako on hoidettu palvelukeskusmallissa. Arviointikriteereinä käytetään säädöksiä, määräyksiä ja valtiovarain controller -toiminnon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikkoa. Teemahaastatteluilla on tuotettu lisätietoa aihealueesta.
Tutkimus osoittaa, että sisäisen valvonnan dokumentointi on pääosin asianmukainen eikä dokumentointia ole liikaa. Taloushallinnon määräykset ja ohjeet sisältävät myös sisäisen valvonnan ohjeistuksen. Palvelusopimuksen vastuunjakotaulukkoa on jouduttu tarkentamaan mm. viraston erityispiirteiden osalta, mutta rutiininomaisten tehtävien vastuunjaossa on pääosin onnistuttu. Sopimuksen tulkinnassa voidaan törmätä sopimusoikeudellisiin ongelmiin.
Asiakkaan keinot valvoa palvelukeskuksen toimintaa ovat rajalliset. Apuna valvonnassa voidaan käyttää palvelukeskuksen laatimia prosessikuvauksia ja työohjeita. Nämä dokumentit auttavat myös laadunhallinnassa. Toiminnan ja sisäisen valvonnan kehittämisen foorumina toimivat yhteistyöpalaverit, mutta toiminta hakee vielä muotoaan. Sisäisen tarkastuksen toimintamahdollisuuksia palvelukeskusten tarkastamisessa tulee kehittää.
Sekä asiakasvirastossa että palvelukeskuksessa nähtiin tarvetta kehittää lainsäädäntöä. Säädösten tulisi paremmin olla sovellettavissa palvelukeskusmallin mukaiseen toimintaan ja työnjakoa pitäisi voida muuttaa viraston ja palvelukeskuksen välillä.
Avainsanat: sisäinen valvonta, riskienhallinta, asiakas, palvelukeskus
Tässä tutkimuksessa selvitetään, miten valvonnan työnjako on hoidettu asiakasviraston ja palvelukeskuksen välillä. Lisäksi selvitetään, miten virasto pystyy täyttämään talousarvioasetuksen velvoitteen hoitaa sisäistä valvontaa myös niiltä osin, kun se on ulkoistanut tehtäviä palvelukeskuksen hoidettavaksi. Tutkimuksen kohdevirasto on maa- ja metsätalousministeriö ja tutkimus koskee vain taloushallinnon tehtäviä.
Tutkimuksessa muodostetaan kuva hyvästä sisäisestä valvonnasta valtion taloushallinnossa. Dokumenttianalyysin avulla tutkitaan, miten sisäinen valvonta ja sen työnjako on hoidettu palvelukeskusmallissa. Arviointikriteereinä käytetään säädöksiä, määräyksiä ja valtiovarain controller -toiminnon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikkoa. Teemahaastatteluilla on tuotettu lisätietoa aihealueesta.
Tutkimus osoittaa, että sisäisen valvonnan dokumentointi on pääosin asianmukainen eikä dokumentointia ole liikaa. Taloushallinnon määräykset ja ohjeet sisältävät myös sisäisen valvonnan ohjeistuksen. Palvelusopimuksen vastuunjakotaulukkoa on jouduttu tarkentamaan mm. viraston erityispiirteiden osalta, mutta rutiininomaisten tehtävien vastuunjaossa on pääosin onnistuttu. Sopimuksen tulkinnassa voidaan törmätä sopimusoikeudellisiin ongelmiin.
Asiakkaan keinot valvoa palvelukeskuksen toimintaa ovat rajalliset. Apuna valvonnassa voidaan käyttää palvelukeskuksen laatimia prosessikuvauksia ja työohjeita. Nämä dokumentit auttavat myös laadunhallinnassa. Toiminnan ja sisäisen valvonnan kehittämisen foorumina toimivat yhteistyöpalaverit, mutta toiminta hakee vielä muotoaan. Sisäisen tarkastuksen toimintamahdollisuuksia palvelukeskusten tarkastamisessa tulee kehittää.
Sekä asiakasvirastossa että palvelukeskuksessa nähtiin tarvetta kehittää lainsäädäntöä. Säädösten tulisi paremmin olla sovellettavissa palvelukeskusmallin mukaiseen toimintaan ja työnjakoa pitäisi voida muuttaa viraston ja palvelukeskuksen välillä.
Avainsanat: sisäinen valvonta, riskienhallinta, asiakas, palvelukeskus