Tehtäväluokitus asiakirjahallinnassa: asiaryhmityksen käyttö Tampereen teknillisen yliopiston Tweb-asianhallintajärjestelmässä
SEITSONEN, KATRI (2009)
2009
Informaatiotutkimus - Information Studies
Informaatiotieteiden tiedekunta - Faculty of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2009-06-22
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-19956
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-19956
Tiivistelmä
Tutkimuksessa tarkasteltiin asiakirjahallinnan tehtäväluokitusta. Kirjallisuuden avulla perehdyttiin tehtäväluokituksen rakenteeseen ja erilaisiin tehtäväluokitusjärjestelmiin. Tutkimuksen empiirisessä osiossa tutkittiin asiaryhmityksen käyttöä Tampereen teknillisen yliopiston Tweb-asianhallintajärjestelmässä. Tehtäväluokituksella tarkoitetaan organisaation tehtävien kuvausta, jota käytetään asiakirjallisen tiedon kuvailussa ja hallinnassa. Asiaryhmityksellä puolestaan tarkoitetaan tehtäväluokitusta, jota käytetään asianhallintajärjestelmässä. Tarkoituksena oli selvittää, kuinka suurta osaa asiaryhmityksen tehtäväluokista hyödynnetään ja onko tehtäväluokkien käyttö yhteydessä käyttäjien työtehtäviin tai organisaatioyksikköön. Jotta asiaryhmitystä ja asianhallintajärjestelmää voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti, edellyttää tämä järjestelmän ja asiaryhmityksen käyttötapojen tuntemusta. Tarkoituksena on auttaa ymmärtämään, miten asianhallintajärjestelmää ja tehtäväluokitusta käytetään organisaatiotasolla.
Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin Tampereen teknillisessä yliopistossa käytössä olevasta Tweb-asianhallintajärjestelmästä marraskuussa 2008. Tutkimusaineisto koostuu ajanjaksolla 1.3.-1.9.2008 asianhallintajärjestelmään avattujen asioiden ja niihin liitettyjen asiakirjojen metatiedoista. Asioita kyseisellä ajanjaksolla oli avattu 443 kappaletta ja näihin liitettyjä asiakirjoja oli 361 kappaletta. Aineisto analysoitiin tilastollisesti SPSS-ohjelmalla tuottamalla ristiintaulukointeja ja suoria jakaumia.
Tweb-asianhallintajärjestelmään rekisteröidään asioita, joita ei käsitellä muissa Tampereen teknillisen yliopiston tietojärjestelmissä. Näitä ovat etupäässä sopimuksia ja päätöksiä sisältävät, hankintoihin ja tutkimushankkeisiin sekä virantäyttöön liittyvät asiat. Tämä näkyi myös tutkimustuloksissa, sillä yli puolet avatuista asioista kuului näihin tehtäväluokkiin. Vastaavasti käytetyistä asiakirjatyypeistä yli 60 % oli päätöksiä.
Tutkimustuloksista ilmeni, että organisaatioyksiköiden tehtävä- ja alatehtäväluokkien käyttö oli hyvin keskitettyä. Yksiköt hyödynsivät pääasiassa niitä tehtäväluokkia, jotka olivat yhteydessä yksiköiden toimintoihin. Koko yliopiston tasolla tehtäväluokista hyödynnettiin 68 % ja alatehtäväluokista 50 %. Hallinto hyödynsi 66 % tehtävä- ja 44 % alatehtäväluokista. Tiedekunnat ja laitokset sen sijaan olivat käyttäneet vain kymmenesosaa asiaryhmityksen tehtäväluokista. Tulokset osoittivat myös, ettei organisaatioyksikön perusteella voida päätellä asialle annettavaa päätehtäväluokkaa. Tiettyjen yksiköiden ja tehtävänimikkeiden osalta voidaan sen sijaan todeta olevan yhteys annettuun tehtävä- tai alatehtäväluokkaan. Tulos ei ole kuitenkaan yleistettävissä koko organisaation tasolle.
Asiasanat:tehtäväluokitus, asiaryhmitys, asiakirjahallinta, asianhallintajärjestelmät, Tampereen teknillinen yliopisto, Tweb
Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin Tampereen teknillisessä yliopistossa käytössä olevasta Tweb-asianhallintajärjestelmästä marraskuussa 2008. Tutkimusaineisto koostuu ajanjaksolla 1.3.-1.9.2008 asianhallintajärjestelmään avattujen asioiden ja niihin liitettyjen asiakirjojen metatiedoista. Asioita kyseisellä ajanjaksolla oli avattu 443 kappaletta ja näihin liitettyjä asiakirjoja oli 361 kappaletta. Aineisto analysoitiin tilastollisesti SPSS-ohjelmalla tuottamalla ristiintaulukointeja ja suoria jakaumia.
Tweb-asianhallintajärjestelmään rekisteröidään asioita, joita ei käsitellä muissa Tampereen teknillisen yliopiston tietojärjestelmissä. Näitä ovat etupäässä sopimuksia ja päätöksiä sisältävät, hankintoihin ja tutkimushankkeisiin sekä virantäyttöön liittyvät asiat. Tämä näkyi myös tutkimustuloksissa, sillä yli puolet avatuista asioista kuului näihin tehtäväluokkiin. Vastaavasti käytetyistä asiakirjatyypeistä yli 60 % oli päätöksiä.
Tutkimustuloksista ilmeni, että organisaatioyksiköiden tehtävä- ja alatehtäväluokkien käyttö oli hyvin keskitettyä. Yksiköt hyödynsivät pääasiassa niitä tehtäväluokkia, jotka olivat yhteydessä yksiköiden toimintoihin. Koko yliopiston tasolla tehtäväluokista hyödynnettiin 68 % ja alatehtäväluokista 50 %. Hallinto hyödynsi 66 % tehtävä- ja 44 % alatehtäväluokista. Tiedekunnat ja laitokset sen sijaan olivat käyttäneet vain kymmenesosaa asiaryhmityksen tehtäväluokista. Tulokset osoittivat myös, ettei organisaatioyksikön perusteella voida päätellä asialle annettavaa päätehtäväluokkaa. Tiettyjen yksiköiden ja tehtävänimikkeiden osalta voidaan sen sijaan todeta olevan yhteys annettuun tehtävä- tai alatehtäväluokkaan. Tulos ei ole kuitenkaan yleistettävissä koko organisaation tasolle.
Asiasanat:tehtäväluokitus, asiaryhmitys, asiakirjahallinta, asianhallintajärjestelmät, Tampereen teknillinen yliopisto, Tweb