"Meidän AMS:sta löytyy kaikki!" - Tapaustutkimus Pirkkalan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmasta

Abstract

Tutkielma kuuluu asiakirjahallinnan tutkimuksen alueelle. Sen kohteena on arkistonmuodostussuunnitelma, jota tarkastellaan käyttäjänäkökulmasta. Tutkielman tarkoituksena on selvittää, kuinka hyvä asiakirjatiedon hallinnan väline arkistonmuodostussuunnitelma on sen käyttäjien näkökulmasta. Asiakirjahallinnan alan tutkimusta on alan nuoruudesta johtuen tehty vähän. Arkistonmuodostussuunnitelmia ei ole aiemmin tutkittu niiden käyttäjien näkökulmasta, joten tutkielmalle kyseessä olevasta aiheesta on tarvetta. Lisäksi tapausesimerkin avulla arkistonmuodostussuunnitelmaa pyritään tuomaan tutuksi myös muille kuin asiakirjahallinnan parissa työskenteleville. Tutkielma on välineellinen tapaustutkimus. Tapausesimerkkinä on keväällä 2007 käytössä ollut Pirkkalan kunnan arkistonmuodostussuunnitelma keskushallinnon, sivistystoimen ja ympäristötoimen osalta. Arkistonmuodostussuunnitelman lisäksi tutkimusaineisto koostuu kuudesta teemahaastattelusta, jotka on tehty keväällä 2007. Tutkielmassa kartoitetaan myös lainsäädännöstä, ja erityisesti julkisuuslainsäädännöstä, nousevia vaatimuksia arkistonmuodostussuunnitelmalle.

Teoreettisena viitekehyksenä on Frank Upwardin (1996) kontinuumimalli, jossa painotetaan asiakirjatiedon hallintaa jatkuvana prosessina, ja asiakirjatietoa tarkastellaan organisaation toiminnan näkökulmasta. Toisin kuin elinkaarimalli, kontinuumimalli istuu hyvin suomalaiseen asiakirjahallintaan, sillä Suomessa asiakirjahallinnan ammattilaiset ovat ammatti-identiteetiltään, koulutukseltaan tai työtehtäviltään yhteen nivoutunut joukko.

Tutkimustulokset osoittavat Pirkkalan kunnan arkistonmuodostussuunnitelman sisältävän kattavasti koko kunnan asiakirjatiedon. Asiakirjatieto on monipuolista ja eri osastoilla syntyy erilaista asiakirjatietoa. Myös koko kunnalle yhteistä asiakirjatietoa löytyy. Asiakirjahallinnan ammattilaisten keskuudessa arkistonmuodostussuunnitelmaan ollaan tyytyväisiä ja sitä osataan käyttää. Asiakirjahallinnan ammattilaiset suhtautuvat positiivisesti arkistonmuodostussuunnitelman päivitysprosesseihin kunnan organisaation ja tehtävien muuttuessa ja ymmärtävät arkistonmuodostussuunnitelman parantavan kunnan asiakirjatiedon käyttöarvoa. Kaikki kunnan työntekijät eivät kuitenkaan ymmärrä arkistonmuodostussuunnitelman mielekkyyttä, joten tarvitaan kaikkien työntekijöiden ja viranhaltijoiden osaamisen vahvistamista asiakirjahallinnan osalta.

Avainsanat: arkistonmuodostussuunnitelma, asiakirjahallinta, asiakirjatieto, hyvä tiedonhallintatapa, kontinuumi, kunta, Pirkkala