Documentation Process Development: A Case Study at Metso Automation
KERÄNEN, MATTHEW (2008)
KERÄNEN, MATTHEW
2008
Englantilainen filologia - English Philology
Humanistinen tiedekunta - Faculty of Humanities
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2008-07-07
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-19242
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-19242
Tiivistelmä
Tässä tutkimuksessa käsitellään dokumentointiprosessia teorian ja käytännön näkökulmasta. Tämä on luonteeltaan tapaustutkimus, jossa tarkasteltavana kohteena on Metso Automationin Process Automation Systems-liiketoimialan Pulp and Paper Systems-osaston asiakasdokumenttien eli tuotteiden käyttöohjeiden tuottamiseen liittyvät käytännöt ja prosessi. Tutkimuksen tavoitteena on kehittää dokumentointiprosessimallia, joka soveltuu tutkittavaan yritysympäristöön niin, että se mahdollistaa korkealaatuisten asiakasdokumenttien valmistumisen ajallaan.
Tutkimuksessa lähestytään tutkimustapausta kolmella tavalla. Ensin kartoitetaan kyseessä olevan osaston tuotekehitykseen liittyvät prosessit. Tällä katsauksella on tarkoitus näyttää, mihin tapahtumaketjuun dokumentointiprosessin pitäisi täsmätä ja sopia. Seuraavaksi teoriaosuudessa esitellään kahta dokumentointiprosessimallia. Näiden yhteydessä pohditaan yhtäältä millä tavalla nykyiset käytännöt vastaavat näitä teoreettisia malleja ja toisaalta miten nykyisiä käytäntöjä voitaisiin kehittää niin, että ne vastaisivat malleja paremmin. Samalla arvioidaan, mikä on tutkittavan osaston prosessikypsyyden nykyinen aste dokumentointiprosessien osalta ja kerrotaan, millä tavalla voisi parantaa kypsyysastetta. Teoriaa soveltaen luodaan runko dokumnetointiprosessille, jossa on huomioitu prosessin nykytilanne ja lähtökohdat sen kehittämiselle. Tutkimuksen empiirinen osuus muodostuu haastatteluista. Haastateltavina olivat tuotekehityksessä mukana olevia ja siten myös dokumentointiprosessin kanssa kosketuksessa olevia henkilöitä. Haastattelut toteutettiin teemahaastattelumenetelmällä.
Tutkimuksesta käy ilmi, että dokumentointiprosessi voidaan jakaa kahteen päävaiheeseen: suunnitteluun ja toteutukseen. Nämä päävaiheet täsmäävät myös tuotekehityksen päävaiheiden kanssa. Dokumentointiprosessia tulisi siten soveltaa ja nivouttaa kauttaltaan tuotekehitysvaiheisiin. Dokumentointiprosessia voidaan parantaa paremmalla suunnittelulla ja aloittamalla suunnittelu tuotekehitysprosessin alkuvaiheessa. Asiakasdokumentoinnin tarkoitusta ja merkitystä kirkastamalla saataisiin myös parempia asiakasdokumentteja aikaan. Osaston johto voisi vaikuttaa dokumentointiprosessien sujumiseen varmistamalla projektiin riittävästi työvoimaa ja resursseja sekä seuraamalla prosessin etenemistä. Seuraaminen helpottuu, kun ratkaisumallissa sovelletaan ns. virstanpylväs -menetelmää, jossa joka vaiheen jälkeen tarkistetaan, että dokumentointiprosessi etenee toivotulla tavalla. Lopuksi tutkimuksessa pohditaan laajemmin seikkoja, jotka vaikuttavat dokumentointiprosessin onnistuneeseen uudistamiseen ja kehittämiseen.
Avainsanat: dokumentointi, dokumentointiprosessi, viestintätuote, informaatiotuote, asiakasdokumentointi, käyttäjädokumentit
Tutkimuksessa lähestytään tutkimustapausta kolmella tavalla. Ensin kartoitetaan kyseessä olevan osaston tuotekehitykseen liittyvät prosessit. Tällä katsauksella on tarkoitus näyttää, mihin tapahtumaketjuun dokumentointiprosessin pitäisi täsmätä ja sopia. Seuraavaksi teoriaosuudessa esitellään kahta dokumentointiprosessimallia. Näiden yhteydessä pohditaan yhtäältä millä tavalla nykyiset käytännöt vastaavat näitä teoreettisia malleja ja toisaalta miten nykyisiä käytäntöjä voitaisiin kehittää niin, että ne vastaisivat malleja paremmin. Samalla arvioidaan, mikä on tutkittavan osaston prosessikypsyyden nykyinen aste dokumentointiprosessien osalta ja kerrotaan, millä tavalla voisi parantaa kypsyysastetta. Teoriaa soveltaen luodaan runko dokumnetointiprosessille, jossa on huomioitu prosessin nykytilanne ja lähtökohdat sen kehittämiselle. Tutkimuksen empiirinen osuus muodostuu haastatteluista. Haastateltavina olivat tuotekehityksessä mukana olevia ja siten myös dokumentointiprosessin kanssa kosketuksessa olevia henkilöitä. Haastattelut toteutettiin teemahaastattelumenetelmällä.
Tutkimuksesta käy ilmi, että dokumentointiprosessi voidaan jakaa kahteen päävaiheeseen: suunnitteluun ja toteutukseen. Nämä päävaiheet täsmäävät myös tuotekehityksen päävaiheiden kanssa. Dokumentointiprosessia tulisi siten soveltaa ja nivouttaa kauttaltaan tuotekehitysvaiheisiin. Dokumentointiprosessia voidaan parantaa paremmalla suunnittelulla ja aloittamalla suunnittelu tuotekehitysprosessin alkuvaiheessa. Asiakasdokumentoinnin tarkoitusta ja merkitystä kirkastamalla saataisiin myös parempia asiakasdokumentteja aikaan. Osaston johto voisi vaikuttaa dokumentointiprosessien sujumiseen varmistamalla projektiin riittävästi työvoimaa ja resursseja sekä seuraamalla prosessin etenemistä. Seuraaminen helpottuu, kun ratkaisumallissa sovelletaan ns. virstanpylväs -menetelmää, jossa joka vaiheen jälkeen tarkistetaan, että dokumentointiprosessi etenee toivotulla tavalla. Lopuksi tutkimuksessa pohditaan laajemmin seikkoja, jotka vaikuttavat dokumentointiprosessin onnistuneeseen uudistamiseen ja kehittämiseen.
Avainsanat: dokumentointi, dokumentointiprosessi, viestintätuote, informaatiotuote, asiakasdokumentointi, käyttäjädokumentit