Ostolaskujen käsittelyprosessin tehokkuuteen vaikuttavat tekijät - Case UPM-Kymmene Oyj
PEIPONEN, TAINA (2008)
2008
Yrityksen taloustiede, laskentatoimi - Accounting and Finance
Kauppa- ja hallintotieteiden tiedekunta - Faculty of Economics and Administration
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2008-06-13
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-18901
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-18901
Tiivistelmä
Ostoprosessi on yksi yrityksen tärkeimmistä prosesseista, ja laskunkäsittely on tärkeä osa sitä. Laskunkäsittely on sidoksissa monen muun toimijan, esimerkiksi toimittajan, ostajien ja varaston kanssa, joiden toimintatavoilla on vaikutuksia laskunkäsittelyn tehokkuuteen. Laskunkäsittelyn tehokkuuteen vaikuttavien tekijöiden tutkiminen on tärkeää, koska tehottomassa prosessissa yhden ostolaskun aiheuttamat kulut ovat useita kymmeniä euroja, kun taas äärimmilleen tehostetussa ja automatisoidussa prosessissa kustannus voi laskea yhteen euroon.
Tutkimuksen päätavoitteena oli tutkia palvelukeskusympäristössä suoritettavan laskunkäsittelyprosessin tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä, jotka syntyvät esimerkiksi toimittajan, tietojärjestelmän tai muiden osastojen toiminnan seurauksena mutta mihin laskunkäsittelijät itse eivät voi suoraan vaikuttaa. Tarkoituksena oli etsiä sekä tehokkuutta parantavia että heikentäviä tekijöitä. Alatavoitteena oli kerätä haastateltavilta ehdotuksia ostoprosessin kehittämiseksi. Tutkimus oli luonteeltaan toiminta-analyyttinen laadullinen case-tutkimus. Tutkimuksen kohdeyrityksenä oli UPM-Kymmene Oyj, jossa tutkimuskohteena oli ostoprosessi ja siihen sisältyvä ostolaskujen käsittely. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin haastatteluin. Laskunkäsittelyn tehokkuuteen vaikuttaviksi tekijöiksi luettiin kaikki tekijät, jotka vaikuttavat laskunkäsittelyyn kuluvaan aikaan.
Tutkimuksen tuloksina tärkeimmiksi ostolaskujen käsittelyprosessin tehokkuuteen vaikuttaviksi tekijöiksi nousivat tilausten tekeminen ja niiden oikeellisuus, tilausnumeron näkyminen laskulla, vastaanottojen tekeminen ajallaan sekä verkkolaskutus. Muita löytyneitä tekijöitä olivat esimerkiksi yrityskorttien käyttö, asiakaspalvelu, pienten laskujen eliminointi sekä englannin kielen käyttö. Monilla tekijöillä ei ollut kovin merkittäviä tehokkuusvaikutuksia, mutta pientenkin tekijöiden yhteisvaikutus voi olla UPM:n kokoisessa konsernissa jo merkittävä. Lisäksi haastateltavat löysivät muutamia kehitysehdotuksia ostoprosessin tehostamiseksi. Tutkimuksen tavoitteet saavutettiin, sillä laskunkäsittelyn tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä löytyi suuri joukko ja myös useita erilaisia kehitysehdotuksia löydettiin.
Avainsanat: laskunkäsittely, ostoprosessi, tehokkuus, prosessien kehittäminen
Tutkimuksen päätavoitteena oli tutkia palvelukeskusympäristössä suoritettavan laskunkäsittelyprosessin tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä, jotka syntyvät esimerkiksi toimittajan, tietojärjestelmän tai muiden osastojen toiminnan seurauksena mutta mihin laskunkäsittelijät itse eivät voi suoraan vaikuttaa. Tarkoituksena oli etsiä sekä tehokkuutta parantavia että heikentäviä tekijöitä. Alatavoitteena oli kerätä haastateltavilta ehdotuksia ostoprosessin kehittämiseksi. Tutkimus oli luonteeltaan toiminta-analyyttinen laadullinen case-tutkimus. Tutkimuksen kohdeyrityksenä oli UPM-Kymmene Oyj, jossa tutkimuskohteena oli ostoprosessi ja siihen sisältyvä ostolaskujen käsittely. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin haastatteluin. Laskunkäsittelyn tehokkuuteen vaikuttaviksi tekijöiksi luettiin kaikki tekijät, jotka vaikuttavat laskunkäsittelyyn kuluvaan aikaan.
Tutkimuksen tuloksina tärkeimmiksi ostolaskujen käsittelyprosessin tehokkuuteen vaikuttaviksi tekijöiksi nousivat tilausten tekeminen ja niiden oikeellisuus, tilausnumeron näkyminen laskulla, vastaanottojen tekeminen ajallaan sekä verkkolaskutus. Muita löytyneitä tekijöitä olivat esimerkiksi yrityskorttien käyttö, asiakaspalvelu, pienten laskujen eliminointi sekä englannin kielen käyttö. Monilla tekijöillä ei ollut kovin merkittäviä tehokkuusvaikutuksia, mutta pientenkin tekijöiden yhteisvaikutus voi olla UPM:n kokoisessa konsernissa jo merkittävä. Lisäksi haastateltavat löysivät muutamia kehitysehdotuksia ostoprosessin tehostamiseksi. Tutkimuksen tavoitteet saavutettiin, sillä laskunkäsittelyn tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä löytyi suuri joukko ja myös useita erilaisia kehitysehdotuksia löydettiin.
Avainsanat: laskunkäsittely, ostoprosessi, tehokkuus, prosessien kehittäminen