Creating a Style Guide – A Case Study of Sandvik Mining and Construction Hard Rock Mining Project

Abstract

Teknisen viestinnän piirissä on viimeisen vuosikymmenen aikana tapahtunut selkeä muutos dokumentaation tuotannossa. Yhä useampi yritys on siirtynyt perinteisestä lineaarisesta dokumentaatiosta modulaariseen ja rakenteiseen dokumentaatioon sekä yksilähteistämiseen, joissa dokumentaatio koostetaan itsenäisistä moduuleista kulloisenkin julkaisun vaatimusten mukaisesti. Uudet metodit ovat tuoneet mukanaan uusia haasteita ja vaatimuksia, joista keskeisin on moduulien yhdenmukaisuus. Tärkein keino varmistaa tämä yhdenmukaisuus on luoda tyyliopas, johon on kirjattu ohjeet dokumentaatiossa käytetystä tyylillisistä seikoista, kuten esimerkiksi käytetystä kielestä, terminologiasta sekä informaation esityksestä ja jäsennyksestä.

Tämä tutkimus keskittyy tarkastelemaan tyylioppaan luomista kahden tapaustutkimuksen kautta. Tutkimus keskittyy erityisesti tyylioppaan suunnitteluun: mitä seikkoja tyyliopasta suunniteltaessa tulisi huomioida sekä millaisiin ongelmiin varautua. Tapaustutkimuksen kohteena on sekä palveluyrityksen että asiakasyrityksen tyylioppaan luominen, ja näitä kahta on verrattu toisiinsa erityispiirteitä ja yhtäläisyyksiä hakien. Tutkimuksen lähdemateriaalina on itse tapausten lisäksi käytetty tyyliopasta ja teknistä viestintää käsitteleviä artikkeleita ja käsikirjoja.

Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa käytännön tietoa tyylioppaan suunnittelusta sekä itse projektista. Tutkimus toi esiin erityisesti palveluyrityksen ongelmat sovittaa tyyliopas usean asiakkaan vaatimusten mukaiseksi. Asiakasyrityksen puolella tyylioppaan luominen näyttäytyy ongelmattomampana; suurimmat ongelmat syntyivät projektin globaalista luonteesta sekä laajasta skaalasta. Lisähaasteetta tyylioppaille kummassakin tapauksessa tuottivat vaihtelevat käytännöt, työkalut ja metodit sekä kohdeyleisö.

Avainsanat: tekninen viestintä, dokumentaatio, single sourcing, tyyliopas